Utbyten.se - UHR:s webbplats om möjligheter till internationellt samarbete och utbyte

Registrera er organisation för att delta

För att kunna delta i Erasmus+ måste er organisation vara registrerad i en särskild databas, Participant Portal och få ett specifikt nummer, PIC. Uppgifterna ligger sedan som grund för ansökningar och deltagande i programmet. Ni behöver bara registrera er organisation en gång, och registreringen gäller för hela programperioden fram till och med 2020.

Om er organisation är registrerad

Är er organisation redan registrerad behöver ni inte gå igenom stegen nedan. Du kan söka efter er organisation via sökfunktionen Participant Portal, under fliken Organisations: Participant Portal (nytt fönster)

Vem som registrerar sig

Varje enskild organisation som på något sätt ska delta i programmet ska registrera sig och ha sin unika registrering. En organisation kan vara en skola, ett lärosäte, ett företag, en förening med mera. Ska du exempelvis ansöka för din skola registrerar du din skola.

  • Skolor registrerar det som formellt heter skolenhet. Gymnasieskolor registrerar hela skolan, och inte per program. Förskolor registrerar sig utifrån den enhet som har närmast juridiskt ansvar samt budgetansvar för verksamheten. OBS! Du registrerar er egen skola och få ert egna PIC-nummer som ni använder. Har er kommun ett PIC-nummer ska ni inte använda det.

  • Kommuner och huvudmän för friskolor som ingår i ett nationellt konsortium ska var och en registrera sig.

  • Samtliga organisationer/partners som ingår i ett nationellt konsortium ska registrera sig.

  • För pedagoger som finns centralt i en kommun, till exempel modersmålslärare och elevhälsa, är det den enhet pedagogen tillhör som registrerar sig.

  • Inom yrkesutbildning mobilitetsprojekt ska de mottagande organisationerna registrera sig (exempelvis det företag där yrkeseleven gör sin praktik). I de fall inte alla mottagande organisationer är bestämda vid ansökningstillfället kan du i ansökan ange minst en mottagande organisation och i ansökan beskriva hur ni ska välja ut övriga.

  • Organisationer som tar emot personal för jobbskuggning och undervisningsuppdrag ska registrera sig.

  • Vi rekommenderar fortbildningsarrangörer att registrera sig.

  • Svenska lärosäten som deltagit/deltar i Erasmus har redan registrerat sig och har konto och PIC. Kontakta Erasmusansvarig vid ert lärosäte för att få uppgifterna.

Så gör du

  1. Användarkonto
    Först av allt måste du skaffa dig tillträde till EU-kommissionens databaser och system. Det gör du genom att skaffa ett användarkonto i EU-kommissionens portal EU Login Authentication Service. Kontot är din "legitimation", din identifikation och din ingång till att kunna registrera er organisation.

    Skaffa användarkonto på EU Login Authentication Service website (nytt fönster)

    Handbok EU Login (pdf, nytt fönster)

  2. Registrera er organisation
    När du har ett EU Login-konto kan du logga in i Participant Portal för att registrera de uppgifter som efterfrågas för att kunna söka och/eller delta i Erasmus+ och för att få ett nummer som du använder i ansökan. Numret kallas PIC. 

    Logga in och registrera er organisation: Participant Portal (nytt fönster)


  3. Kod för ansökan - PIC
    När du registrerat er organisation i Participant Portal får ni ett nummer - Participant Identification Code, PIC. Koden är ett krav för ansökan och ett identifikationsnummer för er organisation i ansökningsformuläret för Erasmus+.

Du som registrerar i Participant Portal blir automatiskt kontaktpersonen i systemet. För att säkerställa att ni alltid kommer in i systemet rekommenderar vi er att lägga till ytterligare en person som kontaktperson.

Handböcker du kan använda som stöd när du registrerar:

Guide till registrering av er organisations PIC-nummer (pdf, nytt fönster)
(uppdaterad november 2016)

EU-kommissionens guide till Participant Portal (pdf, nytt fönster)

Dokument som ska bifogas

När ni registrerar er organisation ska ni fylla i och bifoga/ladda upp formulär med rättssubjekt och bankuppgift i databasen Participant Portal. Det gäller alla organisationer. Är ni en organisation som inte tar emot några EU-bidrag behöver ni dock inte ladda upp formuläret med bankuppgift.

Om er organisation/ert företag till mindre än 50 procent är finansierad av offentliga medel behöver ni även bifoga senaste årsredovisning.

Krångliga begrepp

Nedan förklarar vi några begrepp som vi får frågor om:

Business Registration Number – organisationsnumret, skolans skolenhetskod eller "not applicable".

VAT-kod – kryssa i "No". Om du registrerar en skola – använd aldrig kommunens VAT-kod.

Registration Date – skriv 01-01-1900 om ni inte vet datum.

Registration Authority – om ni inte vet, skriv "not applicable".

Legal Form – välj från rullist. Hittar du inte rätt "legal form", välj "Unknown".

Contact – organisationens kontaktperson för PIC.

LEAR – används endast vid så kallade centraliserade ansökningar som skickas direkt till EU-kommissionen.