Bilda en grupp med kollegorna

Börja med att kontakta er samarbetspartner och bestäm när projektets olika aktiviteter ska äga rum. Bilda en grupp med kollegor involverade i projektet och fördela ansvar. Gör en budget med specificerade kostnader så blir redovisningen enklare.

Ett väl förankrat projekt har bättre förutsättningar att lyckas. Informera därför även kollegor som inte aktivt deltar i projektet. Lyft tydligt syfte och förväntade resultat. 

De första reseförberedelserna

Bestäm tidigt vilka som ska åka. Tänk på att det gynnar samarbetet om någon från din organisations ledning följer med, särskilt när det handlar om en planeringsresa eller en resa tidigt i ett samarbete. Det ger tyngd åt projektet i partnerlandet och underlättar arbetet på hemmaplan.

Om det oförutsedda inträffar

• Boka en avboknings- och ombokningsbar resa om något oförutsett händer.
• Kolla om det finns en upphandlad resebyrå du bör vända dig till.
• Ordna med pass, visum och försäkringar i god tid för dem som ska resa.
• Ta reda på om Utrikesdepartementet har rekommendationer rörande partnerlandet.
• Etablera kontakt med föräldrar om minderåriga ska följa med på resan.
• Upprätta en krisplan. Alla inblandade behöver veta vad de ska göra om något händer.
• Se över vilka vaccinationer som kan behövas. 

Skapa kontakter

Ett par månader före avresa bör ni fördjupa kontakten med samarbetspartnern. Prata om syftet med själva resan och gemensamma förväntningar. Informera om hur projektet finansieras och be partnern fundera över sin roll i samarbetet.

Diskutera hur kunskaper som kommer ut av resan kan implementeras. Bestäm hur och varför projektet ska dokumenteras så att de som inte varit med kan få relevant information. 

Läs på om partnerlandet

Läs på om partnerlandet och förbered eventuellt medföljande elever eller studenter. 

En månad innan

Någon månad innan det är dags kan det vara lagom att börja fundera på presentationer. En samarbetspartner är i regel väldigt nyfiken på dig och de andra, på Sverige och det svenska utbildningssystemet, på Universitets- och högskolerådet och programmet som gjort ert projekt möjligt.

• Läs guideböckernas rekommendationer om hur besökare förväntas uppträda i partnerlandet, till exempel när det gäller klädsel
• Fundera på om det är lämpligt med gåvor till samarbetspartnern och införskaffa dem om det behövs
• Kolla upp praktiska saker så som valuta, om det är möjligt att använda kreditkort, om det funkar bra med internetuppkoppling och vad det kostar att ringa.

När resan närmar sig

Lämna över en resplan med kontaktuppgifter till de kollegor som stannar hemma. Kopiera samtliga deltagares pass. Ta med en uppsättning kopior på resan och lämna en kvar hemma. Kontakta partnern för att få en detaljerad tidsplan för vistelsen och stäm av hur ni ska ta er från flygplatsen.

Hos partnern

Resor i inledningsskedet av ett projekt handlar mycket om att lära känna varandra. Tacka därför ja till kvällsbjudningar och olika aktiviteter. Visa er uppskattning, men var restriktiva med alkohol och tobak. Följ lokala konventioner. Låt partnern ta befälet men se till att ni får ut det ni förväntat er av vistelsen. Fråga alltid om det är något som är oklart.

Om resan ingår i ett partnerskap som pågått ett tag, ligger fokus istället ofta på de ämnen och teman som är centrala i projektet. Eftersom resans deltagare oftast inte är desamma har olika typer av resor ändå ganska mycket gemensamt så som 

• presentationer
• rundvandring
• planering för och utveckling av projektet
• dokumentation och utvärdering.

För planeringsresor brukar även möten med utbildningsministeriet eller liknande ingå för att förankra projektet. Att titta på boendemöjligheter, transporter, sjukvård, hur projektdeltagare ska väljas ut och vilken information man bör gå ut med till alla som berörs av projektet är andra områden som ofta ingår.

Hemma igen

Efter en resa är det viktigt med uppföljning. Dels för att projektet ska kunna gå vidare, dels för att så många som möjligt ska ta del av allt nytt deltagarna lärt sig.

Sammanställ och berätta för kollegor, ledning och beslutsfattare, för elever och studenter och för lokala media vad ni har varit med om. Informera om projektet, om resan och vinsterna med att delta.

Håll kontakt med partnern

Håll kontakt med partnern och fortsätt samarbetet. Förbered ansökan om medel för det fortsatta samarbetet. Gör också en ekonomisk redovisning och rapportera till Universitets- och högskolerådet.