Vanliga frågor
Hitta svaren på de vanligaste frågorna som rör de program vi administrerar här på Utbyten.se.
Allmänna frågor
Vad menas med internationalisering?
Med ordet internationalisering menar vi samarbete och utbyte mellan olika nationer. Genom samarbete, utbyte och kontaktskapande kan kunskap, erfarenheter och idéer utbytas. Det ger ömsesidig utveckling.
På vilket sätt kan vi använda programmen i vår verksamhet?
Våra program är verktyg för att stötta er organisations utveckling. Genom internationellt samarbete och utbyte kan ni stärka er organisation och ge elever och studerande möjlighet att få nya kunskaper och erfarenheter samtidigt som ni själva kan utvecklas i er yrkesroll.
Till vilka länder kan jag åka?
Våra program ger möjligheter för er att samarbeta med organisationer i nästan hela världen. Utgångspunkten för våra program är alltid projektidén, inte själva resan. Våra finansiärer begränsar i vissa fall vilket land du kan samarbeta med.
Vad är skillnaden mellan mobilitetsprojekt och andra projekt?
Ett mobilitetsprojekt syftar i huvudsak till att skicka ut elever, studenter eller personal till andra länder där de kan tillgodogöra sig kunskaper man inte på samma sätt hittar här hemma. Andra projekt handlar mer tydligt om samarbete, ömsesidighet och att utveckla något gemensamt.
Vi söker bidrag för en studieresa, vilket program kan vi söka?
Inget av våra program ger bidrag för studieresor.
Ansökan
Kan vilka organisationer som helst söka?
Programmen riktar sig till aktörer och organisationer verksamma inom alla olika nivåer och former av utbildning: från förskola till universitet, yrkesutbildning och vuxenutbildning. Om din organisation arbetar med utbildningsfrågor är du välkommen att ansöka.
Kan man söka när som helst på året?
Nej. Vanligast är att ett program har en ansökningsomgång per år, några få har flera fördelat över året. Flest ansökningar ligger under våren.
Kan vi lämna in flera ansökningar?
Ja och nej. Du kan lämna in ansökningar till flera olika program från en och samma organisation. Men du får inte finansiering för samma aktivitet från flera program.
Kan jag söka själv för att åka på en kurs?
Nej, det är den organisation där du är anställd som ansöker.
Ska alla som är med i projektet skicka in varsin ansökan?
Nej, det är den organisation som ni utser som huvudansvarig, koordinator eller liknande som skickar in ansökan. För de program där motsvarande möjligheter inte finns, som Linnaeus-Palme, Atlas med flera, är det alltid den svenska organisationen som skickar in ansökan.
Jag har fått avslag, vad gör jag nu?
Ge inte upp! Läs igenom bedömningen noga. I ansökningsbeskeden står vanligtvis vilka delar av ansökan som fått låga poäng. Satsa på att förbättra dessa delar. Och ta också del av den information som finns om programmet och vad du ska tänka på när det gäller ansökan på Utbyten.se.
Kan vi vara med i flera projekt samtidigt?
Ja, ni kan delta i flera projekt samtidigt, men ni kan inte få finansiering för samma aktivitet två gånger.
När öppnar ansökan?
I regel öppnar ansökan cirka en månad innan sista ansökningsdag. Vissa program, som Erasmus+ och Nordplus öppnar sin ansökningsomgång tidigare, cirka tre månader innan sista ansökningsdag.
Teknik och hantering av system och ansökningsformulär
Webbsidan fungerar inte, sidan ser konstig ut?
Öppna webbplatsen i annan webbläsare. Använder du till exempel en Mac eller Ipad fungerar inte alltid alla funktioner.
Ansökningsformuläret ser konstigt ut?
Öppna ansökningsformuläret i annan webbläsare. Använder du till exempel en Mac eller Ipad fungerar inte heller alltid alla funktioner.
Jag kan inte skicka in ansökan även fast jag är uppkopplad mot Internet?
Det kan bero på brandvägg eller vilken webbläsare du använder. Vissa webbläsare stöder inte heller alla funktioner i ett webbaserat formulär, till exempel Internet Explorer. Kolla med ert IT-stöd så kan de hjälpa dig.
Jag kan inte skriva ut ansökan, vad beror det på?
Troligen behöver du se över inställningarna hos er. Det kan gälla er skrivare eller inställningar på din dator. Kontakta er tekniska support.
Ekonomi och bidrag
Behöver vi stå för något själva, eller kan vi få pengar för alla kostnader som uppstår under projektet?
Inget program erbjuder full finansiering. Ni måste själva stå för de merkostnader som kan uppstå, exempelvis för personal. Oftast täcker bidragen/stipendierna utgifter för resor, boende och specifika utgifter som är nödvändiga för projektet.
Hur mycket pengar kan man söka?
Olika program erbjuder olika mycket finansiering och oftast finns en maxgräns för hur mycket ni kan söka. När ni beräknar er budget inför en ansökan är det viktigt att ni utgår från det ni faktiskt planerar att genomföra. Utgå från projektets kärna - hur ofta ni behöver träffas, hur mycket tid personalen behöver lägga ned på eventuella produkter och hur ni tänker presentera och sprida resultaten.
Finns det några kostnader som vi inte kan få ersättning för?
I de allra flesta fall går det inte att använda bidraget till löner eller vikariekostnader, inte heller kontorsmaterial och liknande kostnader. Ni kan bara använda bidraget till de projektspecifika kostnaderna.
Om något händer
Vår partner har hoppat av, vad gör vi nu?
Vanligen kan man byta partner om man har någon annan. Kontakta handläggare för det program ni deltar i för att få hjälp och veta vad som gäller.
Faktorer som vi inte rår över gör att vi inte kan hålla projekttiden, kan vi förlänga?
Regelverken kan se olika ut för olika program. Kontakta därför handläggare för att ta reda på vad som gäller i ditt program.
Flyget är inställt, vad gör vi?
Kontakta handläggare och beskriv läget. I de flesta fall ersätter flygbolaget er med en annan resa.
Vi kan inte skicka så många deltagare som vi planerat, vad gör vi?
Förutsättningen för att ni blivit beviljade era projektmedel är att ni genomför det ni ansökt om. Försök i första hand därför att hitta det antal deltagare ni fått beviljat för. Är det helt omöjligt kontakta handläggare för det program det gäller.
Vår partner har inte gjort det vi planerat, vad gör vi?
En förutsättning för att ert projekt ska lyckas är att ni i förväg har kommit överens om vem som gör vad. Om er partner inte gör det ni kommit överens om, prata i första hand med varandra inom projektet och diskutera lösningar med hjälp av koordinatorn. Om det inte löser sig, kontakta handläggare för att se vad som gäller för ditt program.
Lärare och elever är oroade över säkerheten i det land vi ska åka till, hur kan vi lugna dem?
Det är såklart väldigt viktigt att ha ett säkerhetstänk när ni gör era utbyten. Alla ska känna sig trygga och ett sätt att förebygga oro och osäkerhet är att ni förbereder alla deltagare noga. I ett förberedelsearbete kan ni upprätta handlingsplaner för olika situationer och checklistor för hur man ska bete sig i olika situationer.
UD avråder från att åka till landet men vår partnerorganisation säger att det är lugnt, vad gör vi?
Vi följer alltid UD:s rekommendationer och uppmanar er att göra detsamma.
Vi misstänker att det är något fuffens med vår projektpartner. Vad gör vi?
Vi rekommenderar alltid att ni är noggrann när ni väljer projektpartner. Det förekommer tyvärr inom internationaliseringssammanhang att "blufforganisationer" opererar. Om en okänd organisation hör av sig bör ni ta referenser och undersöka så långt som möjligt att denna organisation är okej. Ni bör inte gå in i ett projekt med en partner ni inte känner eller litar på.