Ansök och rapportera
Det är inga fasta ansökningsdatum utan du kan skicka in ansökan löpande från och med januari till och med maj samt från och med augusti till och med november. Ansökningsperioderna kan komma att justeras beroende på tillgängliga medel.
Så ansöker du
Tills vidare är det inte möjligt att ansöka om bidrag inom programmet Erasmus+ och eTwinning förberedande besök, på grund av andra prioriteringar. Håll utkik efter eventuella förändringar.
Du ansöker för max två personer och du får besked månaden efter den månad du ansökt. Efter besöket skickar du in en reserapport.
Du skickar in ansökan via e-post tillsammans med en skriftlig inbjudan från den organisation som du/ni ska besöka. Inbjudan ska vara underskriven och daterad, men behöver inte vara i original.
För Erasmus+projekt måste ni som sökande organisation ha en kod, Organisation ID, OID, vid ansökningstillfället. Har organisationen ingen OID behöver ni registrera er organisation för att få OID. Information om hur du registrerar er organisation och får OID.
För eTwinningprojekt krävs ingen OID.
Villkor för förberedande besök 2023
- Svenska organisationer kan beviljas bidrag för resa till en eller flera organisationer i ett programland eller partnerland i syfte att planera inför en Erasmus+ansökan eller ett eTwinningprojekt.
- Studiebesök och jobbskuggning samt deltagande i konferenser ingår inte i förberedande besök.
- Medel beviljas inte för förberedande besök mellan en svensk skola i Sverige och en svensk skola utomlands.
- Organisationen kan vara ny inför Erasmus+ och söka bidrag för att planera en ansökan, eller ny inför eTwinning och söka bidrag för att planera ett projekt. Organisationer med ett pågående Erasmus+projekt kan ansöka om bidrag för att planera inför en helt ny Erasmus+ansökan, pågående eTwinningprojekt kan ansöka om bidrag för att planera inför ett helt nytt eTwinningprojekt. Organisationer med ett pågående Erasmus+/eTwinningprojekt kan även ansöka om bidrag för att etablera kontakt med en ny partner och förbereda ett möjligt samarbete. Bidrag beviljas givet att det inte finansieras via andra medel från Universitets- och högskolerådet eller Erasmus+.
- Sökande organisation måste ha en kod, Organisation ID, OID, vid ansökningstillfället. Har organisationen ingen OID måste man registrera sin organisation för att få OID. Information om hur du registrerar er organisation och får OID. Kravet om OID gäller inte eTwinning.
- Organisationen kan få bidrag för att finansiera resa för personal.
- Bidrag beviljas organisationen i form av ett schablonbelopp per deltagare för resa och uppehälle. Belopp för programländer 6 000 kronor, för partnerländer inom övriga Europa 8 000 kronor, för partnerländer utanför Europa 16 000 kronor.
- Det är tillåtet med maximalt två (2) deltagare per förberedande besök.
- Besöket ska pågå minst två hela arbetsdagar, exklusive resdagar.
- Destination och värdorganisation ska vara relevant för den typ av samarbete som besöket avser.
- Vid konkurrens om medel kommer Universitets- och högskolerådet att ta hänsyn till hur mycket medel organisationen tidigare beviljats för förberedande besök.
- Resan kan tidigast påbörjas det datum organisationen har fått beslut om att ansökan beviljats.
- Resan ska genomföras inom 6 månader från det datum organisationen har fått beslut om att ansökan beviljats.
- Det är inte möjligt att ansöka om bidrag för redan genomförd resa.
- Ansökan ska undertecknas av ansvarig chef i den sökande organisationen.
- Ett inbjudningsbrev undertecknat av värdorganisationen ska bifogas till ansökan. Inbjudan behöver inte vara på värdorganisationens brevpapper, men den är formellt författad i Word/PDF-format, är aktuell samt utformad för just det specifika besöket. Inbjudan är underskriven och daterad men behöver inte vara i original. Besökets syfte, namn på deltagare/deltagaren, namn på den inbjudna organisationen och datum för besöket måste framgå i inbjudan.
- Ansökan ska mejlas tillsammans med inbjudningsbrevet till registrator@uhr.se.
- Det är inte möjligt att begära omprövning av beslutet. Organisationen är däremot välkommen med en ny ansökan.
- Inom 30 dagar efter avslutad resa ska en reserapport och undertecknat närvarointyg mejlas till registrator@uhr.se.
- Om beviljade medel inte använts i enlighet med ansökan kan Universitets- och högskolerådet komma att kräva återbetalning.
- Vid eventuella förändringar, kontakta Universitets- och högskolerådet.
Sök senast den sista dagen i månaden
- Du kan skicka in er ansökan löpande från och med januari till och med maj samt från och med augusti till och med november.
- Varje månad utgör en ansökningsomgång där sista ansökningsdag är den sista dagen i aktuell månad.
Det är viktigt att du skickar in ansökan i god tid innan din/er planerade resa. Ska du/ni exempelvis resa i maj bör du skicka in ansökan ett par månader innan, under exempelvis mars.
Fyll i och skicka ansökan
Ansökan kan skickas in löpande under månaderna januari-maj och augusti-november. Du måste tydligt besvara samtliga frågor i ansökningsformuläret.
När du fyllt i ansökan skriver du ut den och närmaste chef skriver under. Observera att ansökan måste vara underskriven för att bedömas som giltig.
Mejla ansökan tillsammans med inbjudningsbrevet via e-post till: registrator@uhr.se. Skriv "Ansökan förberedande besök Erasmus+/eTwinning" i ämnesraden.
Formulär för ansökan till Erasmus+ och eTwinning förberedande besök.
Stöd för deltagare med funktionshinder
I de fall deltagare behöver stöd eller särskilda anpassningar under sin tid utomlands kan du söka bidrag för de merkostnader som kan uppstå. Du ansöker i samma formulär som det förberedande besöket.
Bedömning av ansökan
Bedömningen gör vi månaden efter den månad du skickat in ansökan. Vi samlar alla ansökningar som kommit in under en månad och fattar beslut för samtliga ansökningar vid samma tillfälle.
Besked om beslut
Besked får du i normalfallet inom två veckor efter den sista i varje månad. Söker du i april får du alltså besked i maj och så vidare.
Rapportera efter besöket
När resan är avslutad ska du skicka in en reserapport. I rapporten redovisar du de aktiviteter du/ni genomfört under resan. Till rapporten bifogar du ett intyg underskrivet av värdorganisationen/-erna som visar att resan är genomförd och vilka som deltagit i besöket. Om ni är två personer som deltagit i resan skriver ni en gemensam rapport.
Formulär för reserapport för Erasmus+/eTwinning förberedande besök.
Närvarointyg, Certificate of Attendance (pdf)
Du mejlar rapporten och intyget via e-post till registrator@uhr.se. Skriv Reserapport och ert diarienummer i ämnesraden.
Eventuell återbetalning
Universitets- och högskolerådet kan komma att kräva återbetalning om de bidrag ni beviljats inte används på det sätt som ni skrivit i ansökan.
Viktig information
UHR har inga synpunkter på vilket land du avser resa till utan hänvisar till UD:s reseavrådan. Ansvaret för att bedöma resesituationen och möjligheterna att genomföra besöket på avsett sätt ligger helt och fullt hos organisationen som gör ansökan.
Kontakta oss
Jag jobbar med Erasmus+/eTwinning förberedande besök:
Paula Pinto Dias dos Santos, 010-470 04 86