För att få så stort utbyte som möjligt av seminariet bör din organisation ha långt gångna planer för en ansökan inom Erasmus+ redan när du anmäler intresse att delta. Det handlar dels om en konkret projektidé, dels om vilken typ av partners ni söker.

Ibland har seminarierna mer formen av ett studiebesök eller ett tematiskt seminarium, men syftet är i stort detsamma som för ett kontaktseminarium.

Du ansöker via webbplatsen Salto Education and Training eller genom den anmälningsblankett som finns i anslutning till informationen om seminariet.

Du får besked om du har blivit antagen en tid innan seminariet äger rum, vanligtvis två till fyra veckor. Ibland erbjuds också reservplatser.

Vi gör ett urval av de ansökningar som kommer in utifrån projektidé och hur väl den passar in i kontaktseminariets tema. Vi strävar efter organisatorisk och geografisk spridning vid urvalet.

Blir du antagen får du ett beslut med särskilda instruktioner vad gäller resan. Den bokar och betalar du själv enligt den rutin ni har på din organisation.

När du har varit på seminariet skickar du in en slutrapport till Universitets- och högskolerådet. Begäran om ersättning för resekostnader gör du genom en utbetalningsblankett som du skickar in tillsammans med resekostnadskvitton eller andra bevis på det du ansöker om ersättning för. Vi betalar ut ersättningen till din organisation. Organisationen ska bevara de ursprungliga kvittona och tillhörande bokföring.

För att få bidrag för resan skickar du rapport, utbetalningsblankett och kvitton på resekostnader du önskar ersättning för till Universitets- och högskolerådet. Detta gör du i efterhand, det vill säga när du varit på seminariet eller studiebesöket. Från och med 2024 måste du även skicka med en kopia på deltagarbeviset som alla får som deltagit i ett kontaktceminarium.  Vi betalar sedan ut det resebidrag som du har rätt till, till din organisation. Ersättningen gäller faktiska kostnader och utgår till max 650 euro.