De medel som beviljas ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och eventuella kostnader för förberedelser med mera. Se vilka kostnader som är giltiga att söka bidrag för samt när utbetalning sker.

Viktigt att använda upp gamla medel först

Mobilitetsprojekt för högre utbildning är två-åriga men du som projektägare får ansöka om nya medel varje år. Du har därför alltid två projekt som löper parallellt. Det är viktigt att du försöker använda upp gamla medel innan du börjar använda nya. Det innebär att återbetalning av medel vid slutrapporteringen minskar.

De pengar du har kvar vid slutrapporteringen måste Sverige betala tillbaka till EU-kommissionen. Oanvända medel vid projektets slut påverkar även kvalitetsbedömningen av slutrapporten.

Årscykel för utbetalning och användning av beviljade medel.

Utbetalning av bidrag

Blir ditt projekt beviljat tecknas ett kontrakt med UHR. Det beviljade bidraget betalar vi ut till det bankkonto du anger i samband med kontrakteringen.

Beviljade bidrag betalar vi ut i två omgångar.

  • Den första utbetalningen om 65 procent av det beviljade bidraget betalas ut efter att vi fått in ert kontrakt.
  • En eventuell andra utbetalning på resterande belopp görs efter att interimsrapporten visat att du använt minst 70 procent av den första utbetalningen. Om interimsrapporterna visar att du använt mindre än 70 procent av den första utbetalningen, gör vi istället en kontraktsändring och den andra utbetalningen uteblir.

Växelkurser och valuta

Växelkursen som används är dagskursen för den dag då ert lärosätes konto krediterades. Då vi betalar ut beviljade bidrag i två omgångar kommer två olika växelkurser att vara aktuella inom en och samma ansökningsomgång. Inom programmet används Europeiska centralbankens dagskurs och deras valutaomvandlare.

De som deltar i programmet tar emot utbetalningar från sitt lärosäte. Alla utbetalningar som du gör mellan den första och den andra utbetalningen från UHR baseras på den första utbetalningens växelkurs. Alla utbetalningar som görs efter att ni har fått en andra utbetalning från UHR baseras på den andra utbetalningens växelkurs.

Bidragets olika delar

Tilldelningen av organisationsstödet (organisational support) baseras på det totala antalet beviljade mobiliteter för studenter, lärare och annan personal.

Antalet mobiliteter multipliceras med ett särskilt belopp (samma bidrag för studenter, lärare och övrig personal).

Organisationsstödet som utgår är:

  • 1-100 mobiliteter 350 euro/mobilitetsperiod
  • över 100 mobiliteter 200 euro/mobilitetsperiod.

Organisationsstödet ska användas till kostnader som uppstår för lärosätena vid aktiviteter som syftar till att stödja mobilitet för studenter och anställda. Sådana aktiviteter kan exempelvis vara:

  • tillhandahålla aktuella kurskataloger för internationella studenter
  • utformning av avtal om lärande för att säkerställa att studenternas utbildning erkänns fullt ut, utformning och erkännande av utbytesavtal för personal
  • se till att kurser och åtföljande studiepoäng erkänns, utfärda registerutdrag och bilagor till examensbevis
  • säkerställa kvaliteten på praktikperioder på företag för studenter
  • se till att det finns effektiva mentors-och tillsynssystem för deltagare i utbytesprojekt
  • urval av studenter och personal.

Deltagare med nollbidrag från EU (zero-grant) som drar nytta av programmets ramverk och som ni rapporterar genererar också ett organisationsstöd.

Enligt programreglerna finns möjlighet att flytta medel från budgetposten organisationsstöd till budgetposterna resor (travel) eller bidrag för uppehälle (individual support).

Deltagare med nollbidrag från EU (zero-grant) har inte rätt till bidrag för resor och uppehälle men eftersom deras aktiviteter uppfyller övriga kriterier för ett student- eller personalutbyte får de ta del av de fördelar som Erasmus+programmet erbjuder. De får däremot ta emot bidrag från andra aktörer (exempelvis ett nationellt bidrag) för omkostnader för utbytet.

Ni kan söka bidrag för att finansiera merkostnader för deltagare med funktionshinder (special needs support). Med merkostnader menas de ökade omkostnader som lärosätet eller den enskilde deltagaren får och som inte finansieras på annat sätt i värdlandet. Det kan vara till exempel anteckningsstöd, transporter, anpassat undervisningsmaterial, anpassat boende, assistent/medföljare, vård eller liknande i värdlandet. Lärosätena ska informera på sin webbplats om hur studenter och personal med särskilda behov kan ansöka om det extra bidraget.

Du söker medel för faktiska kostnader och beskriver deltagarnas behov i ansökan men utelämnar personuppgifter. Mer om bidrag för särskilda behov och hur du ansöker.

För mobilitet mellan programländer kan särskilda kostnader beviljas för dyra resor. Särskilda kostnader beviljas i de fall schablonbeloppet inte täcker minst 70 procent av de faktiska resekostnaderna. Upp till 80 procent av den faktiska resekostnaden kan täckas av bidraget. Endast deltagare som har rätt till det vanliga resebidraget kan beviljas bidrag för särskilda kostnader. Det är dock inte möjligt för deltagaren att få båda bidragen, bidraget för särskilda kostnader ersätter det vanliga resebidraget.

Det krävs ingen ansökan till UHR för att få medel för dyra resor beviljade. Däremot krävs att lärosätet sparar alla underlag gällande resan, i fem år efter mottagande av slutbrev, för uppvisande vid eventuell revision.

Om en resa faller inom ramen för de regler som finns för dyra resor rapporterar du detta i Mobility Tool+, på respektive deltagares sida, genom att klicka i rutan ”Request Exceptional Costs for Expensive Travel?” och fyller i de belopp som efterfrågas. I fältet för kommentarer till åberopandet av medel för dyra resor skriver du en bakgrundsförklaring.

Bidrag för resor och uppehälle:

Studenter kan få ett stipendium för att täcka de merkostnader som uppstår i samband med utlandsvistelsen. Beloppet fastställs av det egna landets programkontor. Storleken på bidraget beror på vilka länder studenten reser till enligt följande:

  • Vid utbyte med ett land med liknande levnadskostnader får studenten ett medelstort bidrag.
  • Vid utbyte med ett land med högre levnadskostnader får studenten ett högre bidrag.
  • Vid utbyte med ett land med lägre levnadskostnader får studenten ett lägre bidrag.

Information om stipendienivåerna för olika länder inom de olika ansökningsomgångarna hittar du under sidan För dig som har beviljade projekt.

Studenter som gör praktik:

Studenter som gör praktik får ett extra tillägg. Bidraget är ett schablonbelopp som fastställs av de nationella programkontoren. Information om stipendienivåerna inom de olika ansökningsomgångarna hittar du under sidan För dig som har beviljade projekt.

Studenter som reser med barn:

Studenter som reser med barn kan få ett stipendium om 200 euro extra per månad för att åka på utbyte för studier eller praktik. Studenten får 200 euro oavsett om hen reser med ett eller flera barn. Mer om bidrag till studenter som reser med med barn.

Bidrag för resa:

Bidraget gäller deltagarens resekostnader tur- och retur från ursprungsorten till den plats där aktiviteten ska äga rum. Beloppet är ett schablonbelopp och baseras på resans längd och du använder Europeiska kommissionens avståndsberäknare för att få fram avstånden. Du anger avståndet för en enkelresa i ansökan för att beräkna hela bidraget för tur- och returresan.

Distance calculator Erasmus+ för avstånd mellan städer i Europa

Personal som gör utbyte i de yttersta landområdena (Guadeloupe, Franska Guyana, Réunion, Martinique, Mayotte, Saint-Martin, Azorerna och Madeira samt Kanarieöarna), Cypern, Island och Malta är berättigade ett högre bidrag för uppehälle eftersom avståndet till övriga programländer medför fördyrade resekostnader.

Information om stipendienivåerna för olika länder inom de olika ansökningsomgångarna hittar du under sidan För dig som har beviljade projekt.

Bidrag för uppehälle:

Bidraget är ett schablonbelopp och baseras på vistelsens längd. Om utbytet varar i mer än fjorton dagar kommer en lägre stipendiesumma utgå till deltagaren efter de två första veckornas slut.

Information om stipendienivåerna för olika länder inom de olika ansökningsomgångarna hittar du under sidan För dig som har beviljade projekt.

Individuellt bidrag:

Det individuella bidraget (individual support) är ett schablonbelopp som utgår från vilket det mottagande landet är och i hur många dagar aktiviteten pågår. I de länder där levnadsomkostnaderna är högre är följaktligen också bidraget högre.

Information om stipendienivåerna för olika länder inom de olika ansökningsomgångarna hittar du under sidan För dig som har beviljade projekt.

Du kan också söka bidrag för

Du kan söka bidrag för särskilda behov (special needs support) för att finansiera merkostnader för deltagare med funktionshinder. Med merkostnader menas de ökade omkostnader som lärosätet eller den enskilde deltagaren får och som inte finansieras på annat sätt i värdlandet. Det kan vara till exempel anteckningsstöd, transporter, anpassat undervisningsmaterial, anpassat boende, assistent/medföljare, vård eller liknande i värdlandet. Ert lärosätes webbplats ska ge information om hur studenter och personal med funktionsnedsättning kan ansöka om det extra bidraget.

Du söker medel för faktiska kostnader och beskriver deltagarnas behov i ansökan men utelämnar personuppgifter. Mer information om stöd för deltagare med funktionshinder och hur du ansöker.

Kalle åker på utbyte den mellan den 21 december 2018 och den 21 maj 2019. Vid starten för sitt utbyte får han en utbetalning från sitt lärosäte. Den utbetalningen baseras på växelkursen från den första utbetalningen som UHR gjort till lärosätet i ansökningsomgång 2018. Under Kalles utbytesperiod hinner lärosätet interrimsrapportera till UHR och får sin andra utbetalning inom ansökningsomgång 2018. Vid avslutat utbyte lämnar Kalle in sin deltagarrapport till lärosätet och får sin andra utbetalning. Den utbetalningen baseras då på växelkursen från den andra utbetalningen som UHR gjort till lärosätet. Kalle kommer därför att få två utbetalningar från sitt lärosäte baserade på två olika växelkurser.

Om en person från Madrid (Spanien) deltar i en verksamhet i Rom (Italien), ska den sökande a) beräkna avståndet från Madrid till Rom (1 365,28 km), b) välja rätt avståndsintervall (dvs. mellan 500 och 1 999 km) och c) beräkna det EU-bidrag som bidrar till deltagarens kostnader för tur och retur-resan Madrid–Rom (275 euro).

Om medlen för någon av budgetkategorierna är övertrasserade gör du så här:

Studentaktiviteterna:

  1. För först över medel mellan SMS och/eller SMP.
  2. För därefter över medel från ST till SM.
  3. För sist över medel från OS till SM.

Personalaktiviteterna:

  1. För först över medel mellan STA och/eller STT.
  2. För sedan över medel från OS till ST.