Lyssna

Ansökan om force majeure KA103

Om något oförutsett händer som ligger utanför deltagarens kontroll och som påverkar möjligheten att genomföra mobiliteten som planerat, kan lärosätet ansöka om att få åberopa force majeure. Avsikten är att kostnader som uppstår i samband med en förändrad mobilitet inte ska belasta deltagaren.

Force majeure från och med höstterminen 2020

Skicka in ansökan om force majeure så snart mobiliteten är avslutad. På så sätt kan vi på Universitets- och högskolerådet göra en bedömning av händelsen och minimera risken att projektet eller individen påverkas negativt. 

Innan du skickar in ansökan är det viktigt att först undersöka möjligheterna att få tillbaka medel kopplade till inställda aktiviteter på annat sätt, exempelvis genom eventuella försäkringar.

En godkänd force majeure handlar inte om att få mer medel till projektet, utan om att vid slutrapportering få redovisa kostnader för aktiviteter trots att de inte genomförts som planerat. Ansökningar som kommer in efter att projektet är avslutat kan inte beviljas.  

För att få ansökan beviljad ska skälet till händelsen falla inom ramen för force majeure, alltså vara en oförutsedd händelse utanför deltagarens kontroll. Det gäller både för påbörjade och icke-påbörjade mobiliteter.

Force majeure kan åberopas för samtliga typer av mobiliteter (studier, praktik, undervisning och fortbildning). Det gäller såväl mobiliteter som påbörjats och avbrutits i förtid, som ställts in innan de påbörjats eller som förhindrats att starta enligt plan.  

Stipendiet är ett bidrag för de extra kostnader som uppstår under utlandsperioden och är inte tänkt att täcka alla levnadsomkostnader.

En deltagare kan ersättas med OS-medel även om en ansökan om force majeure har avslagits. Det rapporterar du inte till Universitets- och högskolerådet.

Mobiliteter som påbörjats och förändrats:

Mobiliteter som ändrat undervisningsform (virtuell/fysisk/blandad), avbrutits i förtid eller förhindrats starta enligt plan kan ersättas med ett av följande alternativ:

  • Dagsbelopp baserat på antal fysiska dagar i värdlandet deltagaren deltog i mobiliteten.
  • Den utbetalade summan (första utbetalningen).
  • Hela den beviljade stipendiesumman (första och andra utbetalningen).
  • Faktiskt belopp (för stipendiegrundande mobiliteter som inte påbörjats fysiskt).

Du väljer det alternativ som bäst motsvarar de utgifter som deltagaren har haft kopplade till mobiliteten (till exempel resekostnad och hyra).

För personal kan även resekostnader ersättas med schablonbelopp och i förekommande fall faktiska kostnader för dyra resor.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Fysiska mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där kostnader uppstått:

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats kan ersättas med faktiska kostnader (till exempel resekostnader eller förskottsbetalning av hyra).

Vid ansökan om ersättning av resekostnader på grund av pandemin, måste en biljett för resa vara om- eller avbokningsbar. Enbart kostnader som uppstår i samband med om- eller avbokning kan ersättas.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där inga kostnader har uppstått:

Det går att ansöka om att få behålla OS-medel för berörd mobilitet.

Under förutsättning att lärosätet har ett kontraktstillägg som inkluderar virtuell mobilitet tillåts deltagare genomföra sin mobilitet virtuellt eller blandat och lärosätet behöver då inte ansöka om force majeure.

Lärosätet behöver inte ansöka om force majeure om en mobilitetsperiod blivit kortare än planerad, på grund av en oförutsedd händelse men där minimumkravet avseende antal dagar (och antal undervisningstimmar för lärarmobilitet) uppnåtts.

En ansökan behöver dock göras i de fall ni vill att deltagaren ska få behålla en högre stipendiesumma än hen har rätt till, baserat på antal faktiska mobilitetsdagar i värdlandet. Se Exempel 1 - avbrott inom minimidagarsgränsen.

Skicka in ansökningar till Universitets- och högskolerådet löpande så att vi kan ta beslut så snart som möjligt efter avslutad mobilitet. En ansökan om force majeure måste ha inkommit till Universitets- och högskolerådet innan projektet har avslutats.

Tänk på:

  • Att inte markera rutan "Force majeure" i Mobility Tool+ innan ett eventuellt bifall meddelats av Universitets- och högskolerådet.
  • Att inte ange deltagarens namn i mejlet till Universitets- och högskolerådet i ansökningsformuläret eller i filnamnet.
  • Att inte bifoga underlag som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den, tillsammans med ansökan.
  • Att på lärosätet spara underlag som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den.

Det finns två olika ansökningsformulär:

Ansöker du för en eller ett fåtal deltagare använder du:

Ansökan om att åberopa force majeure inom Erasmus+ mobilitet högre utbildning (pdf)

Ansöker du för flera deltagare inom samma projekt kan du göra en force majeureansökan för flera mobiliteter i samma ansökan. Ansökan består av två delar: ett försättsblad och en Excel-fil.

Försättsblad - ansökan om att åberopa force majeure för flera deltagare inom Erasmus+ mobilitet (pdf)

Ansökan om att åberopa force majeure för flera deltagare inom Erasmus+ KA103 (Excel)

Bidrag för deltagare med funktionsnedsättning ska inte inkluderas i force majeureansökan. Mejla eplushogre@uhr.se om mobiliteten förändras eller avbryts, vilket påverkar stipendiet.

En deltagare känner oro inför att bli smittad av covid-19 och bestämmer sig för att återvända hem. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Nej, generell oro är inte grund för att få en force majeureansökan beviljad.
  • Ja, om oron är stark och läkarkontakt har tagits och medicinska intyg finns.
  • Ja, om det finns synnerliga skäl, exempelvis att en deltagare är orolig över att bli fast i värdlandet (på grund av nedstängning) och därigenom potentiellt kan få problem med sitt uppehållstillstånd kan en ansökan om force majeure beviljas.

En deltagare känner oro inför att bli smittad av coovid-19 och bestämmer sig för att återvända hem och fortsätta mobiliteten virtuellt. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Nej, virtuell mobilitet är under pandemin en godkänd mobilitetsform och därför inte ett fall för force majeure, förutsatt att lärosätet signerat ett tilläggskontrakt som tillåter virtuell mobilitet.

Värdlandet stänger ned och deltagaren bestämmer sig för att återvända hem. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Ja, ansökan kan beviljas om den fysiska mobiliteten inte är möjlig att genomföra på grund av nedstängningen.
  • Nej, inte om den fysiska mobiliteten fortfarande är möjlig att genomföra på distans i värdlandet trots nedstängning, men studenten ändå väljer att återvända hem.

En deltagare har köpt biljett och betalat hyra, men inte hunnit åka iväg när UD utfärdar en avrådan från icke nödvändiga resor till landet. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Ja, så länge det inte fanns någon avrådan när deltagaren köpte biljetten/betalade boendet kan lärosätet ansöka om ersättning för faktiska kostnader, såsom resekostnader och/eller hyra.

En deltagare befinner sig i värdlandet när UD utfärdar en avrådan från icke nödvändiga resor till landet. Deltagaren reser hem. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Ja.

Exempel studentmobiliteter

En student deltar i en praktikmobilitet som ska vara i 100 dagar men avbryter praktiken efter 65 dagar på grund av sjukdom.

Eftersom studenten uppfyller minimidagarna för att få praktikstipendium (60 dagar) har hen rätt till stipendium för de 65 dagar hen deltog i mobiliteten. Lärosätet behöver därför inte ansöka om force majeure för studenten.

Det kan dock finnas omständigheter som gör att studenten har haft högre kostnader för sin mobilitetsperiod, till exempel att hen varit tvungen att betala för sitt boende i förväg och inte kan få tillbaka kostnaden när mobiliteten avbryts. Lärosätet kan då välja att ansöka om force majeure för att studenten ska få behålla hela den redan utbetalade bidragssumman (alternativt hela den beviljade bidragssumman om studenten har haft väldigt höga kostnader), det vill säga även medel för de 35 dagar som studenten inte har deltagit i mobiliteten. Det är då summan för 100 dagar som ska anges i force majeure-ansökan under "Bidrag för student-/personalmobilitet".

Tänk på att bidraget för studentmobilitet är just ett bidrag till extra kostnader som uppstår under utlandsperioden och inte är tänkt att täcka studentens alla levnadsomkostnader. Det är därför viktigt att motivera i ansökan vilka extra kostnader studenten har haft som gör att hen bör få behålla medel utöver schablonbeloppet för de dagar hen deltagit i mobiliteten.

En student deltar i en studiemobilitet men avbryter mobiliteten efter 20 dagar då det visar sig att partnerlärosätet inte erbjuder de utlovade kurserna. Eftersom studenten inte uppfyller minimidagarna för bidraget för studentmobilitet (90 dagar) har hen inte rätt till stipendiemedel för de 20 dagar hen deltog i mobiliteten.

Lärosätet kan då välja att ansöka om force majeure för att studenten inte ska bli återbetalningsskyldig. I detta fall kan summan lärosätet ansöker om vara antingen schablonbeloppet för en studentmobilitetsdag x 20 (det vill säga för 20 dagar) eller hela den utbetalade bidragssumman (alternativt hela den beviljade bidragssumman) om studenten har haft extra utgifter som inte täcks av de 20 dagarnas stipendiemedel.

Summan anges i force majeure-ansökan under "Bidrag för student-/personalmobilitet".

Exempel personalmobilitet

En lärare deltar i en undervisningsmobilitet som ska pågå i fem dagar men avbryter efter två dagar då hen blir sjuk. Eftersom läraren bara hinner undervisa fyra av de åtta timmar som är minsta undervisningstid har hen inte uppfyllt villkoren för en giltig mobilitet.

Lärosätet kan då välja att ansöka om force majeure för att deltagaren inte ska bli återbetalningsskyldig. I detta fall kan summan lärosätet ansöker för antingen vara schablonbeloppet för bidrag för resa och schablonbeloppet för en personalmobilitetsdag x 2 (det vill säga för två dagar) eller hela den utbetalade bidragssumman (alternativt hela den beviljade bidragssumman) om deltagaren har haft extra utgifter som inte täcks av de två dagarnas bidragsmedel.

Summorna för de två posterna anges i force majeureansökan under "Bidrag för student-/personalmobilitet" respektive "Bidrag för resa". Om det är relevant för mobiliteten, ange också summa under posten "Bidrag för dyra resor". De två (om relevant tre) beloppen räknas ihop och anges under "Totalsumma".

Kontakta oss

Om du har frågor eller känner dig osäker kan ni kontakta oss via e-post till eplushogre@uhr.se

Kontakta oss

Du når oss på e-post eplushogre@uhr.se

Uppge alltid projektnumret när du kontaktar oss.

Vi jobbar med Erasmus+ mobilitet högre utbildning:

  • Frida Garvill, 010-470 04 94
  • Manja Schubert, 010-47 00 654
  • Madelene Henriksgård, 010-470 06 80