Lyssna

Om något oförutsett händer som ligger utanför deltagarens kontroll och som påverkar möjligheten att genomföra mobiliteten som planerat, kan lärosätet ansöka om att få åberopa force majeure. Avsikten är att kostnader som uppstår i samband med en förändrad mobilitet inte ska belasta deltagaren.

Force majeure från och med höstterminen 2020

Skicka in ansökan om force majeure så snart mobiliteten är avslutad. På så sätt kan vi på Universitets- och högskolerådet göra en bedömning av händelsen och minimera risken att projektet eller individen påverkas negativt. 

Innan du skickar in ansökan är det viktigt att först undersöka möjligheterna att få tillbaka medel kopplade till inställda aktiviteter på annat sätt, exempelvis genom eventuella försäkringar.

En godkänd force majeure handlar inte om att få mer medel till projektet, utan om att vid slutrapportering få redovisa kostnader för aktiviteter trots att de inte genomförts som planerat. Ansökningar som kommer in efter att projektet är avslutat kan inte beviljas.  

För att få ansökan beviljad ska skälet till händelsen falla inom ramen för force majeure, alltså vara en oförutsedd händelse utanför deltagarens kontroll. Det gäller både för påbörjade och icke-påbörjade mobiliteter.

Force majeure kan åberopas för samtliga typer av mobiliteter (studier, praktik, undervisning och fortbildning). Det gäller såväl mobiliteter som påbörjats och avbrutits i förtid, som ställts in innan de påbörjats eller som förhindrats att starta enligt plan.  

Stipendiet är ett bidrag för de extra kostnader som uppstår under utlandsperioden och är inte tänkt att täcka alla levnadsomkostnader.

En deltagare kan ersättas med OS-medel även om en ansökan om force majeure har avslagits. Det rapporterar du inte till Universitets- och högskolerådet.

Mobiliteter som påbörjats och förändrats:

Mobiliteter som ändrat undervisningsform (virtuell/fysisk/blandad), avbrutits i förtid eller förhindrats starta enligt plan kan ersättas med ett av följande alternativ:

  • Dagsbelopp baserat på antal fysiska dagar i värdlandet deltagaren deltog i mobiliteten.
  • Den utbetalade summan (första utbetalningen).
  • Hela den beviljade stipendiesumman (första och andra utbetalningen).
  • Faktiskt belopp (för stipendiegrundande mobiliteter som inte påbörjats fysiskt).

Du väljer det alternativ som bäst motsvarar de utgifter som deltagaren har haft kopplade till mobiliteten (till exempel resekostnad och hyra).

För personal kan även resekostnader ersättas med schablonbelopp och i förekommande fall faktiska kostnader för dyra resor.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Fysiska mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där kostnader uppstått:

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats kan ersättas med faktiska kostnader (till exempel resekostnader eller förskottsbetalning av hyra).

Vid ansökan om ersättning av resekostnader på grund av pandemin, måste en biljett för resa vara om- eller avbokningsbar. Enbart kostnader som uppstår i samband med om- eller avbokning kan ersättas.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där inga kostnader har uppstått:

Det går att ansöka om att få behålla OS-medel för berörd mobilitet.

Under förutsättning att lärosätet har ett kontraktstillägg som inkluderar virtuell mobilitet tillåts deltagare genomföra sin mobilitet virtuellt eller blandat och lärosätet behöver då inte ansöka om force majeure.

Lärosätet behöver inte ansöka om force majeure om en mobilitetsperiod blivit kortare än planerad, på grund av en oförutsedd händelse men där minimumkravet avseende antal dagar (och antal undervisningstimmar för lärarmobilitet) uppnåtts.

En ansökan behöver dock göras i de fall ni vill att deltagaren ska få behålla en högre stipendiesumma än hen har rätt till, baserat på antal faktiska mobilitetsdagar i värdlandet. Se Exempel 1 - avbrott inom minimidagarsgränsen.

Skicka in ansökningar till Universitets- och högskolerådet löpande så att vi kan ta beslut så snart som möjligt efter avslutad mobilitet. En ansökan om force majeure måste ha inkommit till Universitets- och högskolerådet innan projektet har avslutats.

Tänk på:

  • Att inte markera rutan "Force majeure" i Mobility Tool+ innan ett eventuellt bifall meddelats av Universitets- och högskolerådet.
  • Att inte ange deltagarens namn i mejlet till Universitets- och högskolerådet i ansökningsformuläret eller i filnamnet.
  • Att inte bifoga underlag som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den, tillsammans med ansökan.
  • Att på lärosätet spara underlag som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den.

Det finns två olika ansökningsformulär:

Ansöker du för en eller ett fåtal deltagare använder du:

Ansökan om att åberopa force majeure inom Erasmus+ mobilitet högre utbildning (pdf)

Ansöker du för flera deltagare inom samma projekt kan du göra en force majeureansökan för flera mobiliteter i samma ansökan. Ansökan består av två delar: ett försättsblad och en Excel-fil.

Försättsblad - ansökan om att åberopa force majeure för flera deltagare inom Erasmus+ mobilitet (pdf)

Ansökan om att åberopa force majeure för flera deltagare inom Erasmus+ KA103 (Excel)

Bidrag för deltagare med funktionsnedsättning ska inte inkluderas i force majeureansökan. Mejla eplushogre@uhr.se om mobiliteten förändras eller avbryts, vilket påverkar stipendiet.

En deltagare känner oro inför att bli smittad av covid-19 och bestämmer sig för att återvända hem. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Nej, generell oro är inte grund för att få en force majeureansökan beviljad.
  • Ja, om oron är stark och läkarkontakt har tagits och medicinska intyg finns.
  • Ja, om det finns synnerliga skäl, exempelvis att en deltagare är orolig över att bli fast i värdlandet (på grund av nedstängning) och därigenom potentiellt kan få problem med sitt uppehållstillstånd kan en ansökan om force majeure beviljas.

En deltagare känner oro inför att bli smittad av coovid-19 och bestämmer sig för att återvända hem och fortsätta mobiliteten virtuellt. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Nej, virtuell mobilitet är under pandemin en godkänd mobilitetsform och därför inte ett fall för force majeure, förutsatt att lärosätet signerat ett tilläggskontrakt som tillåter virtuell mobilitet.

Värdlandet stänger ned och deltagaren bestämmer sig för att återvända hem. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Ja, ansökan kan beviljas om den fysiska mobiliteten inte är möjlig att genomföra på grund av nedstängningen.
  • Nej, inte om den fysiska mobiliteten fortfarande är möjlig att genomföra på distans i värdlandet trots nedstängning, men studenten ändå väljer att återvända hem.

En deltagare har köpt biljett och betalat hyra, men inte hunnit åka iväg när UD utfärdar en avrådan från icke nödvändiga resor till landet. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Ja, så länge det inte fanns någon avrådan när deltagaren köpte biljetten/betalade boendet kan lärosätet ansöka om ersättning för faktiska kostnader, såsom resekostnader och/eller hyra.

En deltagare befinner sig i värdlandet när UD utfärdar en avrådan från icke nödvändiga resor till landet. Deltagaren reser hem. Kan lärosätet bli beviljad force majeure

  • Ja.

Exempel studentmobiliteter

En student deltar i en praktikmobilitet som ska vara i 100 dagar men avbryter praktiken efter 65 dagar på grund av sjukdom.

Eftersom studenten uppfyller minimidagarna för att få praktikstipendium (60 dagar) har hen rätt till stipendium för de 65 dagar hen deltog i mobiliteten. Lärosätet behöver därför inte ansöka om force majeure för studenten.

Det kan dock finnas omständigheter som gör att studenten har haft högre kostnader för sin mobilitetsperiod, till exempel att hen varit tvungen att betala för sitt boende i förväg och inte kan få tillbaka kostnaden när mobiliteten avbryts. Lärosätet kan då välja att ansöka om force majeure för att studenten ska få behålla hela den redan utbetalade bidragssumman (alternativt hela den beviljade bidragssumman om studenten har haft väldigt höga kostnader), det vill säga även medel för de 35 dagar som studenten inte har deltagit i mobiliteten. Det är då summan för 100 dagar som ska anges i force majeure-ansökan under "Bidrag för student-/personalmobilitet".

Tänk på att bidraget för studentmobilitet är just ett bidrag till extra kostnader som uppstår under utlandsperioden och inte är tänkt att täcka studentens alla levnadsomkostnader. Det är därför viktigt att motivera i ansökan vilka extra kostnader studenten har haft som gör att hen bör få behålla medel utöver schablonbeloppet för de dagar hen deltagit i mobiliteten.

En student deltar i en studiemobilitet men avbryter mobiliteten efter 20 dagar då det visar sig att partnerlärosätet inte erbjuder de utlovade kurserna. Eftersom studenten inte uppfyller minimidagarna för bidraget för studentmobilitet (90 dagar) har hen inte rätt till stipendiemedel för de 20 dagar hen deltog i mobiliteten.

Lärosätet kan då välja att ansöka om force majeure för att studenten inte ska bli återbetalningsskyldig. I detta fall kan summan lärosätet ansöker om vara antingen schablonbeloppet för en studentmobilitetsdag x 20 (det vill säga för 20 dagar) eller hela den utbetalade bidragssumman (alternativt hela den beviljade bidragssumman) om studenten har haft extra utgifter som inte täcks av de 20 dagarnas stipendiemedel.

Summan anges i force majeure-ansökan under "Bidrag för student-/personalmobilitet".

Exempel personalmobilitet

En lärare deltar i en undervisningsmobilitet som ska pågå i fem dagar men avbryter efter två dagar då hen blir sjuk. Eftersom läraren bara hinner undervisa fyra av de åtta timmar som är minsta undervisningstid har hen inte uppfyllt villkoren för en giltig mobilitet.

Lärosätet kan då välja att ansöka om force majeure för att deltagaren inte ska bli återbetalningsskyldig. I detta fall kan summan lärosätet ansöker för antingen vara schablonbeloppet för bidrag för resa och schablonbeloppet för en personalmobilitetsdag x 2 (det vill säga för två dagar) eller hela den utbetalade bidragssumman (alternativt hela den beviljade bidragssumman) om deltagaren har haft extra utgifter som inte täcks av de två dagarnas bidragsmedel.

Summorna för de två posterna anges i force majeureansökan under "Bidrag för student-/personalmobilitet" respektive "Bidrag för resa". Om det är relevant för mobiliteten, ange också summa under posten "Bidrag för dyra resor". De två (om relevant tre) beloppen räknas ihop och anges under "Totalsumma".

Force majeure vårterminen 2020 med anledning av coronapandemin

På grund av utbrottet av covid-19 beslutade EU-kommissionen att göra avsteg från ordinarie regelverk under vårterminen 2020 gällande avbrott, fysisk mobilitet och stipendier. 

Vi uppmuntrar alla lärosäten att åberopa force majeure i de fall mobiliteter påverkats negativt av coronaviruset. Det kan exempelvis gälla kostnader för om-/avbokning av biljetter, stipendiemedel för deltagare som avbrutit sin mobilitet eller kostnader för särskilda behov etcetera. Ansökan kan göras för mobiliteter som påverkades negativt av pandemin under vårterminen 2020, från och med 30 januari 2020. Observera att projekt aldrig kan beviljas mer medel än den totala projektbudget ni blivit beviljade.

Innan du skickar in ansökan är det viktigt att först undersöka möjligheterna att få tillbaka medel kopplade till inställda aktiviteter på annat sätt, exempelvis genom eventuella försäkringar.

Ansökan består av två delar: en Excel-fil och ett försättsblad. I Excel-filen finns en flik med information om hur du fyller i ansökan.

Ange alla summor i euro. För kostnader som behöver konverteras, använd växelkursen som anges Grant agreementspecial conditions, Article 1.4.9 (lärosätets kontrakt med Universitets- och högskolerådet).

Försättsblad - Ansökan om att få åberopa force majeure i samband med coronaviruset vårterminen 2020 (pdf)

Samlad ansökan om att få åberopa force majeure i samband med coronaviruset vårterminen 2020 (excel)

Sista dag att skicka in den samlade ansökan:

  • Utlysning 2019, kontrakt som har förlängts: 15 maj 2022.

Om en deltagare har påbörjat sin mobilitet fysiskt kan du ansöka om att hen ska få behålla hela det beviljade stipendiet för den planerade perioden, förutsatt att deltagaren har haft kostnader kopplade till sin mobilitet. I force majeure-ansökan ansöker du då om att deltagaren ska få behålla stipendiet genom att fylla i det beviljade stipendiebeloppet (enligt planerade datum) under Individual support. I force majeure-ansökans kommentarsfält skriver du att deltagaren har haft en kostnad kopplad till mobiliteten. Kostnaden behöver inte specificeras.

Om en deltagare inte har hunnit påbörja sin mobilitet fysiskt men kostnader kopplade till mobiliteten har uppstått kan du ansöka om de faktiska kostnader som uppkommit. Du ansöker då för de faktiska utlägg som deltagaren haft genom att beskriva kostnaden i force majeure-ansökans kommentarsfält. Eventuella utbetalade stipendiemedel utöver den faktiska kostnaden ska återbetalas till lärosätet.

Om en deltagare inte har hunnit påbörja sin mobilitet fysiskt och inga kostnader har uppstått kan du ansöka om att få behålla OS-medel för arbetet med handläggningen. Det inkluderar mobiliteter som beslutats men sedan ställts in samt mobiliteter som var i planeringsstadiet. Ange mobilitetens planerade start- och slutdatum i ansökans kolumner och skriv i kommentarsfält att du ansöker om att få behålla OS-medel. Eventuella utbetalade stipendiemedel ska återbetalas till lärosätet.

Om deltagaren har haft kostnader som inte täcks inom ramen för det stipendiebelopp som hen blivit beviljad finns möjligheten att ansöka om medel för merkostnader utöver det beviljade stipendiebeloppet (enligt planerade datum). Du ansöker då om att de utlägg som deltagaren har haft ska ersättas genom att beskriva den faktiska kostnaden i force majeure-ansökans kommentarsfält.

Om en deltagare med funktionsnedsättning fått special needs-medel beviljade är det möjligt att söka extra medel i de fall kostnaderna överstiger de beviljade medlen. Du ansöker då om de faktiska kostnader som överstiger de redan beviljade special needs-medel ni fått.

För deltagare som ersatt sin fysiska mobilitet med distansundervisning/praktik kan en ansökan om att få "räkna av" dagar på distans göras. På så sätt räknas tiden på distans inte med i den maximala tid en student kan vara på utbyte inom Erasmusprogrammet. Ange mobilitetens planerade start- och slutdatum i kolumnerna och skriv i kommentarsfält att det avser en mobilitet på distans samt ange start- och slutdatum för när distansundervisning påbörjades och avslutades.

OS-medel behålls automatiskt när en force majeure-ansökan blivit beviljad. Enda gången du behöver göra en separat ansökan om OS-medel är i de fall en mobilitet ställts in innan start och där det inte uppstått några kostnader.

Om du ansöker om att behålla hela det beviljade stipendiet för deltagaren räcker det med ett mejl från deltagaren där hen uppger att hen har haft kostnader kopplade till mobiliteten. De faktiska kostnaderna behöver inte specificeras. Mejlet sparas med övriga underlag för mobiliteten.

Om du ansöker om merkostnader utöver stipendiebeloppet för en deltagare behöver du kunna styrka att dessa kostnader inte täcks genom en eventuell försäkring eller annan ersättning (se rubriken Ersättning från annat företag/myndighet/organisation). Det kan till exempel vara ett avslag från försäkringsbolaget eller underlag som styrker att deltagaren inte haft om- eller avbokningsbara biljetter utan tvingats köpa en extra biljett hem i de fall mobiliteten avbrutits i förtid. Det kan även vara att deltagaren har betalat boende i förskott som inte är återbetalningsbart.

För att intyga start- och slutdatum för studenter (studier och praktik) som genomfört och avslutat sin mobilitet är det tillräckligt med ett mejl där datumen framgår. Det är viktigt att det är tydligt att mejlet kommer från det relevanta lärosätet/praktikorganisationen, vem som är avsändare och att hen är en relevant person (internationell koordinator eller liknande). Även transcript of records och certificate of attendance kan användas för att intyga start- och slutdatum.

Vid en fördjupad granskning ska ditt lärosäte kunna visa att kostnader för till exempel biljetter inte ersatts av eller betalats tillbaka av försäkringsbolag, flygbolag, resebyrå eller liknande. Om du har ansökt om ersättning för en kostnad från annat håll men inte fått besked vid deadline för att lämna in den samlade force majeure-ansökan ska du inkludera den mobiliteten i den samlade ansökan. Vid eventuell granskning behöver vi se underlag som visar att ersättning inte har utgått vid tidpunkten för när ansökan skickas in.

Kammarkollegiets generella information till lärosäten om vilka ersättningar som betalas ut på grund av coronakrisen för till exempel studenter som täcks av Student UT-försäkringen räcker som underlag. Det behövs alltså inte ett individuellt underlag för varje deltagare. 

Kontakta oss

Om du har frågor eller känner dig osäker kan ni kontakta oss via e-post till eplushogre@uhr.se

Kontakta oss

Du når oss på e-post eplushogre@uhr.se

Uppge alltid projektnumret när du kontaktar oss.

Vi jobbar med Erasmus+ mobilitet högre utbildning:

  • Helena Björck, 010-470 05 53
  • Frida Garvill, 010-470 04 94
  • Maria Högemark, 010-470 05 73