Lyssna

Information om Erasmus+ med anledning av coronapandemin (KA103)

Här har vi samlat information till projektägare inom Erasmus+ mobilitet högre utbildning (KA103) kopplade till förändringar av programmet, till följd av coronaviruset.

Utbyten under pandemin

Till följd av utbrottet av covid-19 beslutade EU-kommissionen att göra avsteg från ordinarie regelverk och tillåta deltagare att, förutom fysisk mobilitet, genomföra utbyten helt virtuellt eller blandat (en kombination av fysisk och virtuell mobilitet). En förutsättning för detta är dock att lärosätet signerat tilläggsavtal som omfattar virtuell mobilitet.

Både studenter och personal får stipendium som vanligt för den period de deltar i den fysiska mobiliteten i värdlandet. Således utgår inget stipendium för virtuell mobilitet. Lärosätet får organisationsstöd (OS-medel) för de mobiliteter som genomförs, oavsett om dessa sker fysiskt, virtuellt eller blandat.

Om studenten reser till värdlandet där aktiviteten ska bedrivas och den sker helt eller delvis online i det mottagande lärosätets/praktikanordnarens regi, har studenten eller praktikanten rätt till stipendium. Det går också att i mobilitetstiden räkna in om till exempel värdlärosätet har en välkomstvecka som sker online. Detta är alltså under förutsättning att studenten eller praktikanten befinner sig på plats i värdlandet och deltar i de aktiviteter som är överenskomna med mottagande part.

Dagar som en student eller praktikant utför virtuellt från hemlandet räknas inte in i studentens maxtid för deltagande i Erasmus+.

Obligatorisk karantäntid i värdlandet kan räknas in i mobilitetstiden och kan således stipendieras. 

Vid planering av mobilitet under pandemin

Tänk på följande vid planering av mobiliteter under rådande pandemi:

  • Vid bokning av resa måste biljetter vara om- eller avbokningsbara för att en eventuell ansökan om foroce majeure ska behandlas för ersättning av resekostnader. Kostnader som uppstår i samband med om- eller avbokning kan ersättas.
  • Om värdlandet eller platsen stängs ned, men mobiliteten fortfarande går att genomföra på distans i värdlandet räknas det inte som force majeure.
  • Om UD avråder från resor brukar försäkringar inte gälla för resor till det land/område som avråds från.
  • Se över vad som gäller avseende lärosätets samlingsförsäkring. Personförsäkringar på Kammarkollegiets webbplats.
  • Lärosätet har rätt att kräva återbetalning av Erasmusstipendiet om deltagaren inte fullföljer sina skyldigheter, inklusive att ha fullgott försäkringsskydd. (Se deltagarens Grant agreement).

Om ett lärosäte bedömer att man inte kan garantera säkerhet och skydd, har respektive lärosäte mandat att själv välja om man vill utlysa platser eller inte, samt återta eventuell nominering inför ett utbyte.

Dokumentation

Alla mobiliteter ska styrkas med ordinarie underlag med undantag för mobiliteter som helt utförs virtuellt. För dessa behöver inget Grant agreement signeras.

Registrering av blandad mobilitet i Mobility Tool+

För studenter/praktikanter som deltar i blandad mobilitet gäller:

  • Den fysiska delen av en mobilitet ska vara densamma som uttrycks i programhandledningen för den aktuella aktiviteten (60 respektive 90 dagar). Om det inte går, kan den fysiska delen helt eller delvis ersättas med en virtuell mobilitet, men då utgår inget stipendium för den virtuella delen.

För de studenter/praktikanter vars totala tid för mobilitet når upp till minimikravet på 60/90 dagar men inte den fysiska delen behöver du, utöver att välja ”Blended” i rullistan i Mobility Tool+ även:

  • Klicka i rutan ”Force Majeure”.
  • Skriva kommentaren ”Covid-19 blended mobility” i fältet ”Force Majeure Explanations”.
  • När rutan för Force Majeure klickats i kommer du kunna spara mobiliteten. Innan du gör det är det viktigt att du kontrollerar att stipendiet stämmer – alltså att studenten stipendieras för de dagar hen studerar på plats i värdlandet (fysiskt eller på distans). Tänk också på att kontrollera så att den totala tiden når upp till minst 60/90 dagar.
  • Du behöver inte skicka in en force majeure-ansökan för denna typ av registrering.

För deltagare som på grund av händelse relaterad till covid-19 inte påbörjar en planerad mobilitet eller som påbörjar men inte uppnår minimikravet på 60/90 dagar finns möjlighet att ansöka om force majeure för att få behålla OS-medel för mobiliteten alternativt hela eller delar av stipendiet i de fall kostnader har uppstått i samband med händelsen.

Recent graduates-praktikanter

Nyutexaminerade studenter (recent graduates) tillåts under pandemin starta sin praktik inom 18 månader efter avslutad utbildning istället för ordinarie 12 månader.

Förlängning av projekt, kontraktsår 2019 och 2020

För att öka möjligheten att kunna bevilja fler mobiliteter är det under pandemin möjligt att ansöka om en förlängning av pågående kontrakt. Förlängningen innebär att projekttiden blir 36 månader istället för 24.  

En begäran om kontraktsförlängning måste ha kommit till Universitets- och högskolerådet minst en månad innan det ursprungliga kontraktet löper ut.

Vi behöver underlag (exempelvis ett mejl) som styrker att firmatecknaren godkänner begäran om kontraktsförlängning (ingen signatur behövs).

Begäran om kontraktsförlängning med anledning av covid-19 KA1 högre utbildning (word)

Kontraktstillägg för virtuell mobilitet

För att ert lärosäte ska kunna bevilja virtuella och/eller blandade mobiliteter med anledning av covid-19 måste det finnas ett kontraktstillägg.

För projekt 2019: kontraktstillägg måste upprättas separat. Tillägget finns på sidan Dokument för projekt beviljade 2019

För projekt 2020:  kontraktstillägg ingår i ordinarie kontrakt, se annex VI.

Ansökan om force majeure

Information och ansökningsformulär finns på sidan Ansökan om force majeure.

Definitioner av mobilitetstyper

  • Fysisk mobilitet: studenten är fysiskt på plats i värdlandet Mobiliteten utförs antingen fysiskt och/eller virtuellt i värdlandet.
  • Virtuell mobilitet: mobiliteten sker på distans från Sverige eller annat land som inte är värdlandet.
  • Blandad mobilitet: mobiliteten utförs både fysiskt på plats i värdlandet och virtuellt från Sverige eller annat land som inte är värdlandet.

Reseinformation

Planerar ni att göra en resa till ett annat land finns information om eventuella restriktioner och andra inresekrav på Utrikesdepartementets (UD:s) och svenska ambassadens webbplatser:

UD:s reseinformation på regeringen.se

Svenska ambassadens reseinformation på swedenabroad.se

Kontakta oss

Du når oss på e-post eplushogre@uhr.se

Uppge alltid projektnumret när du kontaktar oss.

Vi jobbar med Erasmus+ mobilitet högre utbildning:

  • Helena Björck, 010-470 05 53
  • Frida Garvill, 010-470 04 94
  • Maria Högemark, 010-470 05 73