Lyssna

Projekt inom Erasmus+ följs upp systematiskt genom olika kontroller och platsbesök. Vi kontrollerar att era planerade aktiviteter ägt rum och att ni följt reglerna för programmet. Här berättar vi hur det går till.

Universitets- och högskolerådet (UHR) ansvarar för att genomföra tillsynen i form av systemkontroll och fördjupad granskning. Syftet med denna ekonomiska och administrativa uppföljning är att kontrollera att aktiviteterna inom ert projekt har ägt rum och att er handläggning har skett i enlighet med de regler som Europeiska kommissionen satt upp för Erasmus+programmet.

Systemkontroll

Systemkontrollen syftar till att kvalitetssäkra de system, rutiner och processer som du som projektägare sätter upp för att följa Erasmus+programmets ramverk. I kombination med en ekonomisk granskning av mobiliteter från det senast slutrapporterade projektet ger systemkontrollen också bekräftelse på att enskilda projekt håller god kvalitet.

Systemkontroller består av två delar:

  • En verksamhetsgranskning där vi säkerställer att rutiner och processer hos er som projektägare håller god kvalitet och följer de regelverk som finns.
  • En ekonomisk och administrativ granskning av det senaste slutrapporterade projektet. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

För systemkontrollen besöker vi från UHR ditt lärosäte, ett så kallat platsbesök, för att kunna granska relevanta underlag.

Innan kontrollen:

30 dagar innan systemkontrollen skickar vi information till dig med en checklista med frågor som du besvarar. Du skickar svaren till oss senast en vecka innan besöket. Du skickar då även med ett detaljerat program med namn på de personer som kommer att delta under vårt möte.

Under kontrollen:

Under besöket ställer vi följdfrågor på de redan besvarade frågorna, kontrollerar dokumentation och antecknar i en checklista för systemkontroll. Om underlag saknas eller är ofullständigt talar vi om det omgående och du får möjlighet att komplettera underlaget så snart som möjligt efter att vi genomfört kontrollen.

Efter kontrollen:

Inom 30 dagar efter systemkontrollen skickar vi en preliminär återkoppling. Den innehåller granskningens resultat och slutsatser, samt eventuella anmärkningar, information om återkrav och rekommendationer.

Du har inte möjlighet att skicka in ytterligare kompletteringar efter att vi skickat den preliminära återkopplingen. Däremot kan du skicka kommentarer eller ett omprövningsbeslut inom 30 dagar från och med att vi skickat återkopplingen. I de fallen har vi ytterligare 30 dagar att färdigställa återkopplingen och skicka dig den slutgiltiga versionen.

Vi skickar alltid en slutgiltig återkoppling, oavsett om du lämnat synpunkter på den preliminära eller inte.

Vid verksamhetsgranskningen kontrollerar vi:

  • Hur väl lärosätet lever upp till åtaganden i Erasmus Charter for Higher Education, bilaterala överenskommelser med andra lärosäten och kontrakten mellan lärosätet och programmets deltagare.
  • Processen för tillgodoräkning efter genomförd mobilitetsperiod.
  • Vilka åtgärder lärosätet har vidtagit för att undvika dubbelfinansiering.
  • Urvalsprocessen och urvalskriterier av programmets deltagare.
  • Hur budgetfördelningen fastställs.
  • Eventuell omfördelning av budget.
  • Lärosätets rapportering till UHR, att tidsramar har hållits med mera.
  • Om lärosätet driver ett konsortium: bland annat kontrakten mellan medlemmarna.
  • Kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar inbetalningar från UHR.
  • Efterlevnad av det finansiella regelverket: att man respekterar gällande bidragsnivåer med mera.
  • Respekt för programmets regelverk när det gäller synlighet/spridning.
  • Hur väl stödet för studenter och personal fallit ut.
  • Hanteringen av projektcykeln.
  • Hantering av programmets dokumentation.
  • Kontroll av deltagarnas behörighet och aktiviteters varaktighet med mera.

Vid den ekonomiska och administrativa granskningen kontrollerar vi:

För studentmobilitet - studier och praktik

  • Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
  • Att studie-/lärandeavtal (Learning Agreement) är underskrivet av samtliga parter innan mobiliteten påbörjas.
  • Att praktikavtal (Training Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
  • Att deltagarbevis (Certificate of attendance) eller motsvarande dokument underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte samt mobilitetens start- och slutdatum.
  • Tillgodoräknande (utdrag ur Ladok eller motsvarande), intyg från praktikanordnaren och/eller annan rapport från den mottagande organisationen.
  • Att deltagarrapport finns från respektive student.
  • Kontoutdrag från bank-/plusgiro som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
  • Om deltagaren har fått extramedel på grund av funktionsnedsättning ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.

För personalmobilitet - undervisningsuppdrag och personalfortbildning

  • Att kontraktet (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
  • Att utbytesavtal (Staff Mobility Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
  • Intyg underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte och mobilitetens start- och slutdatum. För lärarmobilitet ska den även inkludera antalet undervisningstimmar.
  • Att deltagarrapporter från respektive person finns.
  • Kontoutdrag från bank-/plusgiro som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
  • Om stipendiet har betalats ut till institutionen behöver vi se reseräkning/utbetalning av traktamente som visar att deltagaren tagit del av stipendiet (originalkvitton behövs inte).
  • Om deltagaren har fått extramedel på grund av funktionsnedsättning ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
  • Om deltagaren beviljats medel för dyra resor, ”exceptional costs for expensive travel”, ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.

Dokument som rör de ekonomiska rutinerna:

  • Kopior på kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar samtliga inbetalningar från UHR ska vara tillgängliga.

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. En systemkontroll kan exempelvis leda till att mobiliteter underkänns eller att ni blir ombedda att skicka in en plan för hur ni tänker åtgärda de påtalade bristerna. Vid allvarliga och omfattande brister kan ert lärosäte fråntas sin Erasmus Charter For Higher Education (ECHE).

Fördjupad granskning

En fördjupad granskning gör vi efter att du lämnat in och fått slutrapporten för ert projekt godkänd. Syftet är att kontrollera att de bakomliggande underlag, som ni som projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket.

Vi meddelar dig som projektägare om att projektet ska granskas samt vilka underlag som ska granskas efter att du skickat in slutrapporten. Du har från det datumet 30 dagar på dig att skicka oss de underlag vi efterfrågar. Om vi inte får några underlag eller om underlagen är ofullständiga handlägger vi ärendet utifrån den information vi har fått. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

För studentmobilitet: studier och praktik

  • Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
  • Att studieavtal (Learning Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
  • Att praktikavtal (Training Agreement) underskrivet av samtliga parter.
  • Att deltagarintyg (Certificate of attendance) eller motsvarande dokument är underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte samt mobilitetens start- och slutdatum.
  • Tillgodoräknande (utdrag ur Ladok eller motsvarande), intyg från praktikanordnaren och/eller annan rapport från den mottagande organisationen.
  • Att deltagarrapport finns från respektive student.
  • Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
  • Om deltagaren har fått extramedel på grund av funktionsnedsättning ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.

För personalmobilitet: undervisningsuppdrag och personalfortbildning

  • Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
  • Att utbytesavtal (Staff Mobility Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
  • Intyg underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte och mobilitetens start- och slutdatum. För undervisningsuppdrag ska den även inkludera antalet undervisningstimmar.
  • Att deltagarrapport från respektive person finns tillgängliga.
  • Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
  • Om stipendiet har betalats ut till institutionen behöver vi se reseräkning/utbetalning av traktamente som visar att deltagaren tagit del av stipendiet (originalkvitton behövs inte).
  • Om deltagaren har fått extramedel på grund av funktionsnedsättning ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. Till exempel kan ni behöva betala tillbaka medel om er dokumentation är otillräcklig.

Mer information om kontrollerna hittar du i kontraktsbilagan Annex III Financial and Contractual rules under För dig som har beviljade projekt - Dokument för projekt beviljade (aktuellt år).

Kontakta oss

Du når oss på e-post eplushogre@uhr.se

Uppge alltid projektnumret när du kontaktar oss.

Vi jobbar med Erasmus+ mobilitet högre utbildning:

  • Helena Björck, 010-470 05 53
  • Frida Garvill, 010-470 04 94
  • Maria Högemark, 010-470 05 73