För att få ansökan beviljad ska skälet till händelsen falla inom ramen för force majeure, alltså vara en oförutsedd händelse utanför deltagarens kontroll.

Force majeure kan åberopas för samtliga typer av mobiliteter (studier, praktik, undervisning och fortbildning). Det gäller såväl mobiliteter som påbörjats och avbrutits i förtid, som mobiliteter som ställts in innan de påbörjats eller som förhindrats att starta enligt plan.  

Tänk på att stipendiet är ett bidrag för de extra kostnader som uppstår för deltagaren under utlandsperioden och inte är tänkt att täcka alla levnadsomkostnader. Lärosätets ansökan om force majeure bör därmed vara skälig när det gäller de kostnader som beskrivs i förhållande till det belopp som lärosätet önskar behålla för mobiliteten. De huvudsakliga kostnader som uppstår för deltagaren vid avbruten mobilitet är kostnader för boende i värdlandet som inte kan återbetalas samt avgift för ombokning av resa. Resor bör bokas som av- eller ombokningsbara då det i regel enbart är avgiften för av- eller ombokning som kan ersättas.

Lärosätet kan ersätta en deltagare med OS-medel även om en ansökan om force majeure har avslagits. Det rapporteras inte i slutrapporten.

Mobiliteter som påbörjats och förändrats:

Mobiliteter som har avbrutits i förtid eller som har påbörjats senare än planerat kan ersättas med ett av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på antal fysiska dagar då deltagaren genomförde mobilitet i värdlandet.
• Den utbetalade summan (första utbetalningen).
• Hela den beviljade stipendiesumman (första och andra utbetalningen).

Lärosätet ansöker om det alternativ som bäst motsvarar de utgifter som deltagaren har haft kopplade till mobiliteten, till exempel resekostnader och hyra i värdlandet. Eventuellt resebidrag (travel support) berörs inte om resan har genomförts.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där kostnader uppstått:

Mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats kan ersättas med faktiska kostnader, till exempel resekostnader eller förskottsbetalning av hyra som inte kan återbetalas. Vid ansökan om ersättning av resekostnader bör en biljett för resa vara av- eller ombokningsbar. I regel ersätts enbart avgiften för av- eller ombokning.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där inga kostnader har uppstått:

För mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats och där det inte har uppstått några kostnader, kan lärosätet ansöka om att få behålla OS-medel.

Lärosätet behöver inte ansöka om force majeure om en mobilitetsperiod blivit kortare än planerad på grund av en oförutsedd händelse men där minimikravet avseende antal dagar eller antal undervisningstimmar har uppnåtts. Deltagaren behåller stipendiebelopp motsvarande antalet dagar för genomförd fysisk mobilitet på plats i värdlandet.

En ansökan behöver dock göras i de fall ni vill att deltagaren ska få behålla ett högre stipendiebelopp än hen har rätt till baserat på antalet faktiska mobilitetsdagar i värdlandet. Se Exempel 1 - avbrott där minimidagarsgränsen uppfylls.

En ansökan om force majeure måste ha inkommit till Universitets- och högskolerådet innan projektet slutrapporteras. Skicka gärna in ansökan så snart mobiliteten är avslutad istället för att vänta till slutet av projektperioden. Ansökan mejlas till eplushogre@uhr.se.

Tänk på att:

• inte rapportera force majeure eller förändra uppgifter om mobiliteten i Beneficiary Module förrän Universitets- och högskolerådet har beviljat ansökan
• ange mobilitetsnummer och inte deltagarens namn i ansökningsformulär, filnamn och mejl till Universitets- och högskolerådet
• inte bifoga underlag i form av kvitton, läkarintyg eller liknande för att styrka innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den
• spara underlag på lärosätet i form av kvitton, läkarintyg eller liknande som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den.

Ansökan om att åberopa force majeure inom Erasmus+ mobilitet högre utbildning (pdf)

Bidrag för deltagare med inkluderingsstöd ska inte inkluderas i force majeureansökan. Mejla istället eplushogre@uhr.se om mobiliteten förändras eller avbryts, vilket påverkar stipendiet.

En student deltar i en praktikmobilitet som ska vara i 100 dagar men avbryter praktiken efter 65 dagar på grund av förändrat säkerhetsläge i värdlandet och plötslig reseavrådan från UD.

Eftersom studenten uppfyller minimidagarna för att få praktikstipendium (60 dagar) har hen rätt till stipendium för de 65 dagar hen deltog i mobiliteten. Lärosätet behöver därför inte ansöka om force majeure för studenten.

Det kan dock finnas omständigheter som gör att studenten har haft högre kostnader för sin mobilitetsperiod, till exempel att hen varit tvungen att betala för sitt boende i förväg och inte kan få tillbaka kostnaden när mobiliteten avbryts. Lärosätet kan då välja att ansöka om force majeure för att studenten ska få behålla den redan utbetalade bidragssumman (första utbetalningen) alternativt hela den beviljade bidragssumman om studenten har haft mycket höga kostnader, det vill säga medel utöver de dagar som studenten har deltagit i mobiliteten.

Tänk på att bidraget för studentmobilitet är just ett bidrag till extra kostnader som uppstår under utlandsperioden och inte är tänkt att täcka studentens alla levnadsomkostnader. Det är därför viktigt att i ansökan beskriva vilka extra kostnader studenten har haft som gör att hen bör få behålla medel utöver schablonbeloppet för de dagar hen deltagit i mobiliteten.

En student deltar i en studiemobilitet men avbryter mobiliteten efter 20 dagar på grund av sjukdom. Eftersom studenten inte uppfyller minimidagarna för bidraget för studentmobilitet (60 dagar) har hen inte rätt till stipendiemedel för de 20 dagar hen deltog i mobiliteten.

I detta fall kan lärosätet ansöka om force majeure för att få behålla stipendium för antalet genomförda mobilitetsdagar (i det här fallet 20 dagar) alternativt den utbetalade bidragssumman (första utbetalningen) eller hela den beviljade bidragssumman om studenten har haft höga utgifter som inte täcks av de 20 dagarnas stipendiemedel. I ansökan motiverar lärosätet sitt val relaterat till de kostnader som studenten har haft. Tänk på att biljetter för resor bör bokas som av- eller ombokningsbara.

En lärare deltar i en undervisningsmobilitet som ska pågå i tio dagar men avbryter efter fem dagar då hen blir sjuk. Mobiliteten lever upp till minimikravet vad gäller mobilitetslängd, men eftersom läraren bara hinner undervisa fyra av de åtta undervisningstimmar som är minimikravet för en lärarmobilitet har hen inte uppfyllt villkoren för en giltig mobilitet.

I detta fall kan lärosätet ansöka om force majeure för att få behålla schablonbeloppet för bidrag och resa och schablonbeloppet för en personalmobilitetsdag x 5 (det vill säga för fem dagar) alternativt den utbetalade bidragssumman eller hela den beviljade bidragssumman om deltagaren har haft höga utgifter som inte täcks av de fem dagarnas bidragsmedel.