För att få ansökan beviljad ska skälet till händelsen falla inom ramen för force majeure, alltså vara en oförutsedd händelse utanför deltagarens kontroll.

Force majeure kan åberopas för samtliga typer av mobiliteter (studier, praktik, undervisning och fortbildning). Det gäller såväl mobiliteter som påbörjats och avbrutits i förtid, som mobiliteter som ställts in innan de påbörjats eller som förhindrats att starta enligt plan.  

Notera att vid beviljad force majeure erhåller projekt inga ytterligare medel. Grundprincipen är att ansökan om att åberopa force majeure baseras på de schablonbelopp som finns för resa och underhåll inom Erasmus+. Lärosäten kan ansöka om att behålla schablonen för: organisationsstöd, individuellt stöd och eventuell reseschablon. I vissa fall kan ni ansöka om faktiska kostnader.

Tänk på att stipendiet är ett bidrag för de extra kostnader som uppstår för deltagaren under utlandsperioden och inte är tänkt att täcka alla levnadsomkostnader. Lärosätets ansökan om force majeure bör därmed vara skälig när det gäller de kostnader som beskrivs i förhållande till det belopp som lärosätet önskar behålla för mobiliteten. De huvudsakliga kostnader som uppstår för deltagaren vid avbruten mobilitet är kostnader för boende i värdlandet som inte kan återbetalas samt avgift för ombokning av resa. Resor bör bokas som ombokningsbara då det i regel enbart är avgiften för ombokning som kan ersättas.

Ett bifallsbeslut kan gälla för hela eller för delar av de ansökta kostnaderna. Vid bifall ska lärosäten redovisa de kostnaderna som har beviljats. Lärosätet kan ersätta en deltagare med OS-medel även om en ansökan om force majeure har avslagits. Det rapporteras inte i slutrapporten.

Mobiliteter som påbörjats och förändrats:

Mobiliteter som har avbrutits i förtid eller som har påbörjats senare än planerat kan ersättas med ett av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på antal fysiska dagar då deltagaren genomförde mobilitet i värdlandet.
• Dagsbelopp baserat på fler eller färre dagar än deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten.
• Eventuell reseschablon (travel support). Om deltagaren har rätt till reseschablon. Till exempel resekostnader som inte kan återbetalas.

Lärosätet ansöker om det alternativ som bäst motsvarar de utgifter som deltagaren har haft kopplade till mobiliteten, till exempel resekostnader och hyra i värdlandet. 

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där kostnader uppstått:

Mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats kan ersättas med ett eller flera av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på det antal dagar som deltagaren hade kostnader i värdlandet och ej kan avbokas. Till exempel om kostnader för hyra inte kan återbetalas.
• Eventuell reseschablon (travel support). Om deltagaren har rätt till reseschablon. Till exempel resekostnader som inte kan återbetalas.
• Faktiska kostnader, deltagare som inte har rätt till reseschablon kan vid inställd mobilitet ansöka om faktiska kostnader. Se mer information under rubriken ”Faktiska kostnader” nedan.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där inga kostnader har uppstått:

För mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats och där det inte har uppstått några kostnader, kan lärosätet ansöka om att få behålla OS-medel.

Faktiska kostnader

I särskilda fall om projektet har haft kostnader som är avsevärt högre eller lägre än de aktuella schablonbelopp (dagsbelopp) ni kan ansöka om, kan projektet också/istället ansöka om faktiska kostnader. Ni kan till exempel ansöka om faktiska kostnader när deltagaren haft en eventuell avgift för att boka om biljett (UHR beviljar inte kostnad för en helt ny biljett), eventuell deposition för boende, och kostnad för ansökan om visum (endast inom KA171 om mobiliteten inte blev av). Notera att UHR hanterar varje force majeure-ansökan individuellt och alla kostnader behöver vara motiverade.

Vid ansökan om faktiska kostnader måste ekonomiska underlag som styrker kostnaderna bifogas slutrapporten. Observera att ni inte erhåller några ytterligare medel vid en beviljad force majeure.

Notera att ansökan om faktiska kostnader ska ske i undantagsfall, det är rekommenderat att ansöka om dagsbelopp.

Lärosätet behöver inte ansöka om force majeure om en mobilitetsperiod blivit kortare än planerad på grund av en oförutsedd händelse men där minimikravet avseende antal dagar eller antal undervisningstimmar har uppnåtts. Deltagaren behåller stipendiebelopp motsvarande antalet dagar för genomförd fysisk mobilitet på plats i värdlandet.

En ansökan behöver dock göras i de fall ni vill att deltagaren ska få behålla ett högre stipendiebelopp än hen har rätt till baserat på antalet faktiska mobilitetsdagar i värdlandet. Se Exempel 1 - avbrott där minimidagarsgränsen uppfylls.

En ansökan om force majeure måste ha inkommit till Universitets- och högskolerådet innan projektet slutrapporteras. Skicka gärna in ansökan så snart mobiliteten är avslutad istället för att vänta till slutet av projektperioden. Ansökan mejlas till eplushogre@uhr.se. Projektet får besked via mejl. 

Tänk på att:

• mobiliteten ska vara inlagd i Beneficiary module (BM) vid tidpunkten för ansökan
• inte rapportera force majeure eller förändra uppgifter om mobiliteten i BM förrän Universitets- och högskolerådet har lämnat besked om ansökan
• endast ange mobilitetsnummer (så som angivet i BM). Ange inte deltagarens namn i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl.
• inte bifoga underlag i form av kvitton, läkarintyg eller liknande för att styrka innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den
• spara underlag på lärosätet i form av kvitton, tjänsteanteckning om uppvisat läkarintyg eller liknande som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den. Läs mer under nedan rubrik ”Vilka underlag ska sparas?”
• OBS! Från och med 1 januari 2023 kommer mobiliteter som ställts in/påverkats av Covid-19 inte längre automatiskt erkännas som force majeure. Att flagga en mobilitet i BM som Covid-19-relaterad är inte längre tillräckligt för att ge status force majeure. Mobiliteter som påverkats av Covid-19 behöver godkännas genom en force majeure ansökan.

Ansökan om att åberopa force majeure inom Erasmus+ mobilitet högre utbildning, uppdaterad version 1 nov 2023(pdf)

Bidrag för deltagare med inkluderingsstöd ska inte inkluderas i force majeureansökan. Mejla istället eplushogre@uhr.se om mobiliteten förändras eller avbryts, vilket påverkar stipendiet.

Vid eventuell kontroll (som kan ske upp till fem år efter avslutat projekt) ska ni kunna uppvisa dokumentation som styrker:

• Att berörd mobilitetsaktivitet varit planerad (t. ex. learning agreements, grant agreements, kontakt med mottagande organisation)
• Att berörd mobilitet inte kunnat genomföras som planerat (t. ex. tjänsteanteckning om uppvisat läkarintyg eller annat underlag som styrker skälen för att mobiliteten avbröts/ställdes in etc.)
• Att ni/deltagaren har försökt men inte lyckats få tillbaka pengar för mobiliteten, t. ex. försök att få tillbaka pengar för flygbiljett alternativt försök att omboka flygbiljetten (flygbolag, resebyrå eller dylikt), intyg från försäkringsbolag eller liknande.
• Att ni har haft utgifter kopplade till berörd mobilitet i ert projekt (t. ex. ekonomiska underlag, fakturor, kvitton).

En student deltar i en praktikmobilitet som ska vara i 100 dagar men avbryter praktiken efter 65 dagar på grund av förändrat säkerhetsläge i värdlandet och plötslig reseavrådan från UD.

Eftersom studenten uppfyller minimidagarna för att få praktikstipendium (60 dagar) har hen rätt till stipendium för de 65 dagar hen deltog i mobiliteten. Lärosätet behöver därför inte ansöka om force majeure för studenten.

Det kan dock finnas omständigheter som gör att studenten har haft högre kostnader för sin mobilitetsperiod, till exempel att hen varit tvungen att betala för sitt boende i förväg och inte kan få tillbaka kostnaden när mobiliteten avbryts. Lärosätet kan då välja att ansöka om force majeure för att studenten ska få ett dagsbelopp baserat på fler dagar än deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten, det vill säga medel utöver de dagar som studenten har deltagit i mobiliteten.

Tänk på att bidraget för studentmobilitet är just ett bidrag till extra kostnader som uppstår under utlandsperioden och inte är tänkt att täcka studentens alla levnadsomkostnader. Det är därför viktigt att i ansökan beskriva vilka extra kostnader studenten har haft som gör att hen bör få behålla medel utöver schablonbeloppet för de dagar hen deltagit i mobiliteten.

En student deltar i en studiemobilitet men avbryter mobiliteten efter 20 dagar på grund av sjukdom. Eftersom studenten inte uppfyller minimidagarna för bidraget för studentmobilitet (60 dagar) har hen inte rätt till stipendiemedel för de 20 dagar hen deltog i mobiliteten.

I detta fall kan lärosätet ansöka om force majeure för att få behålla ett dagsbelopp baserat på antal dagar deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten (i det här fallet 20 dagar) alternativt ett dagsbelopp baserat på fler eller färre dagar än deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten exempelvis om studenten har haft kostnader för fler dagar än denne var på plats i landet. I ansökan motiverar lärosätet sitt val relaterat till de kostnader som studenten har haft. Tänk på att biljetter för resor bör bokas som ombokningsbara.

En lärare deltar i en undervisningsmobilitet som ska pågå i tio dagar men avbryter efter fem dagar då hen blir sjuk. Mobiliteten lever upp till minimikravet vad gäller mobilitetslängd, men eftersom läraren bara hinner undervisa fyra av de åtta undervisningstimmar som är minimikravet för en lärarmobilitet har hen inte uppfyllt villkoren för en giltig mobilitet.

I detta fall kan lärosätet ansöka om force majeure för att få behålla schablonbeloppet för resa och ett dagsbelopp baserat på antal dagar deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten (i det här fallet fem dagar) alternativt ett dagsbelopp baserat på fler eller färre dagar än deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten om deltagaren exempelvis har haft kostnader för fler dagar än denne var på plats i landet.