Mobilitetsprojekt för högre utbildning pågår i 26 månader, men du som projektägare får ansöka om nya medel varje år. Du har därför alltid två projekt som löper parallellt.

Det är viktigt att du försöker använda upp gamla medel innan du börjar använda nya. Det innebär att återbetalning av medel vid slutrapporteringen minskar.

De pengar du har kvar vid slutrapporteringen måste Sverige betala tillbaka till EU-kommissionen. Oanvända medel vid projektets slut påverkar även kvalitetsbedömningen av slutrapporten.

Som lärosäte har du beviljats en budget utan specifika destinationer, mottagande organisationer med mera.

Eftersom budgeten inte är begränsad till några specifika kategorier kan du utifrån innehållet i kontraktet anpassa planerade aktiviteter efter de omständigheter som dyker upp. Det viktiga är att aktiviteterna som genomförs inte strider mot de budgetöverföringar som får göras i ditt kontrakt. Det gör inte heller något om du har råkat övertrassera en budgetkategori så länge du inte övertrasserar den totala beviljade budgeten.

Det är möjligt att föra över medel mellan studier och praktik samt lärare och personal. Det går även bra att föra över medel från lärar-och personalkategorin till student- och praktikkategorin. Det går att överföra max 10 procent av budgeten för student- och praktikkategorin till lärar- och personalkategorin. Skulle det behövas går det även bra att fritt använda organisationsstödet (OS) till båda mobilitetskategorierna.

Om du har frågor kring hur du ska tänka gällande budgeten är du välkommen att kontakta oss på eplushogre@uhr.se.

Växelkursen som används är dagskursen för den dag då ert lärosätes konto krediterades. Då vi betalar ut beviljade bidrag i två omgångar kommer två olika växelkurser att vara aktuella inom en och samma ansökningsomgång. Inom programmet används Europeiska centralbankens dagskurs och deras valutaomvandlare.

De som deltar i programmet tar emot utbetalningar från sitt lärosäte. Alla utbetalningar som du gör mellan den första och den andra utbetalningen från UHR baseras på den första utbetalningens växelkurs. Alla utbetalningar som görs efter att ni har fått en andra utbetalning från Universitets- och högskolerådet baseras på den andra utbetalningens växelkurs.

Tilldelningen av organisationsstödet (Organisational Support) baseras på det totala antalet beviljade mobiliteter för studenter, lärare och annan personal.

Antalet mobiliteter multipliceras med ett särskilt belopp (samma bidrag för studenter, lärare och övrig personal). Ett lärosäte kan aldrig beviljas mer organisationsstöd än det som tidigare beviljats, trots att lärosätet skickar iväg fler deltagare än planerat.

Organisationsstödet som utgår är:

• 1-100 mobiliteter 400 euro/mobilitetsperiod
• över 100 mobiliteter 230 euro/mobilitetsperiod.

Organisationsstödet ska användas till kostnader som uppstår för lärosätena vid aktiviteter som syftar till att stödja mobilitet för studenter och anställda. Sådana aktiviteter kan exempelvis vara:

• organisatoriska arrangemang med partnerinstitutioner, inklusive besök hos potentiella partners, för att komma överens om villkoren i utbytesavtalen, urval, förberedelse, mottagande och integration av mobila deltagare och att hålla dessa avtal uppdaterade
• att tillhandahålla uppdaterade kurskataloger för internationella studenter
• att ge information och hjälp till studenter och personal
• urval av studenter och personal
• utformning av avtal om lärande för att säkerställa att studenternas utbildning erkänns fullt ut, utformning och erkännande av utbytesavtal för personal
• språklig och interkulturell förberedelse för både inkommande och utresande studenter och personal
• att underlätta integrationen av inkommande mobildeltagare i lärosätet
• att se till att det finns effektiva mentors- och tillsynssystem för deltagare i utbytesprojekt
• att säkerställa kvaliteten på praktikperioder på företag för studenter
• att se till att kurser och åtföljande studiepoäng erkänns, utfärda registerutdrag och bilagor till examensbevis
• att stödja återintegrering av mobila deltagare och bygga vidare på deras förvärvade nya kompetenser för till fördel för lärosätet och kamrater.

Deltagare med nollbidrag från EU (zero grant) som drar nytta av programmets ramverk och som ni rapporterar genererar också ett organisationsstöd.

Enligt programreglerna finns möjlighet att flytta medel från budgetposten organisationsstöd till budgetposterna resor (travel) eller bidrag för uppehälle (individual support).

Deltagare med nollbidrag från EU (zero grant) har inte rätt till bidrag för resor och uppehälle, men eftersom deras aktiviteter uppfyller övriga kriterier för ett student- eller personalutbyte får de ta del av de fördelar som Erasmus+programmet erbjuder. De får däremot ta emot bidrag från andra aktörer (exempelvis ett nationellt bidrag) för omkostnader för utbytet. Zero grant används framförallt när medlen i projektet tagit slut.

Inkludering är en av de främsta prioriteringarna inom Erasmus+. Lärosätena har en nyckelroll när det gäller att omvandla programmets ambitioner om inkludering och mångfald till verklighet. En av lärosätenas viktigaste uppgifter är att rekrytera fler deltagare med begränsade möjligheter till att delta i internationell mobilitet. Därmed bör man i möjligaste mån undanröja eller överbrygga barriärer som hindrar deltagande. Deltagare med begränsade möjligheter kan inte vara zero-grant deltagare. 

Top-up till studenter och recent graduate med begränsade möjligheter 

För att bidra till de merkostnader som kan uppstå i samband med en mobilitet, ska lärosätet lägga till ett så kallat top-up till deltagarens stipendium. Det innebär att stipendiet för både korta och långa mobiliteter ökar med den summa som anges i aktuell programguide. Det gäller både in- och utresande studenter. Tillägget tas från den projektbudget som lärosätet tilldelats.

Från och med höstterminen 2022 ska top-up för inkludering tilldelas följande grupper deltagare:

• Studenter med permanent eller långvarig funktionsnedsättning, inklusive funktionsnedsättning orsakad av fysisk eller psykisk ohälsa. Studenten måste visa upp ett intyg från samordnare för pedagogiskt stöd på lärosätet eller från exempelvis den kommun som står för stöd till studenten idag.
• Studenter med barn, oavsett om barnet följer med på mobilitet eller inte. Studenten måste visa upp familjebevis från Skatteverket som visar att studenten har barn.
• Från hösten 2022 ska även inresande ukrainska deltagare beviljas top-up för begränsade möjligheter.

Inkluderingsstöd för faktiska kostnader

Ett lärosäte kan därutöver ansöka om inkluderingsstöd om merkostnaderna för att organisera mobilitet för en deltagare med begränsade möjligheter blir högre än vad ett top-up kan täcka. Stödet är främst avsett för deltagare med permanent eller långvarig funktionsnedsättning. Exempel på sådana kostnader kan vara specialanpassat boende, kostnad för medföljande assistent, transport av mediciner och liknande.

Lärosätet kan ansöka om medel för både studenter och personal. I ansökan skriver ni vilket stöd som behövs och den uppskattade kostnaden för det. Ni rapporterar det belopp som faktiskt har använts och de medel som inte använts återbetalas när projektet är avslutat.  

Av integritetsskäl är det viktigt att du utelämnar deltagarens personuppgifter och eventuell diagnos. Inga andra uppgifter än de Universitets- och högskolerådet efterfrågar ska kommuniceras till oss, varken muntligen eller skriftligen. Läkarintyg och liknande ska aldrig kommuniceras till Universitets- och högskolerådet. 

För varje beviljad ansökan om inkluderingsstöd till en deltagare utgår också inkluderingsstöd till hemlärosätet i form av en schablonsumma. Bidraget ska vara till stöd för lärosätets insatser för att främja inkludering och mångfald.

Inkluderingsstödet kan i vissa fall även täcka kostnader för andra grupper med begränsade möjligheter som inte omfattas av top-up. Faktorer som i kan stå i vägen för att delta i internationell mobilitet kan till exempel vara:

• Låga kvalifikationer  
• Begränsningar i utbildningssystemet
• Kulturella och språkliga faktorer
• Sociala och ekonomiska faktorer
• Diskriminering
• Geografiska faktorer

Ansökan om inkluderingsstöd för faktiska kostnader, Erasmus+ 2021-2027 (pdf)

Mer om inkludering och mångfald i Erasmus+

FAQ om top up och inkluderingsstöd

1. Fråga:Om en student med barn även har en funktionsnedsättning får personen då två top-up?

Svar: En student som har barn och en funktionsnedsättning får ett top-up, även om personen tillhör båda grupperna som har rätt till top-up. Om personen har kostnader för att till exempel transportera ner dyr utrustning som inte täcks av top-up kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för faktiska kostnader.   

2. Fråga:Kan en doktorand få medel för att bekosta en dyrare bostad för sig och sitt barn?

Svar: Om det mottagande lärosätet inte kan erbjuda boende för medföljande person och deltagaren behöver hyra boende som blir dyrare än ett standardboende, kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för deltagare med begränsade möjligheter för merkostnaden av hyran. Om doktoranden åker på studentutbyte får personen top-up. Om doktoranden åker på personalutbyte utgår inte top-up.

3. Fråga:Kan en lärare med funktionsnedsättning söka inkluderingsstöd för faktiska kostnader som uppstår i samband med ett utbyte? Läraren behöver även en medföljande person som hjälper till de första dagarna.

Svar: Lärosätet kan ansöka om inkluderingsstöd för mellanskillnaden för ett standardboende och ett anpassat boende samt resa och boende för den medföljande personen. För den medföljande personen utgår ett schablonbelopp för resan baserat på antalet dagar.

För mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade med programmet kan särskilda kostnader beviljas för dyra resor. Särskilda kostnader kan beviljas i de fall schablonbeloppet inte täcker minst 70 procent av de faktiska resekostnaderna. Upp till 80 procent av den faktiska resekostnaden kan täckas av bidraget. Endast deltagare som har rätt till det vanliga resebidraget kan beviljas bidrag för särskilda kostnader. Det är dock inte möjligt för deltagaren att få båda bidragen, bidraget för särskilda kostnader ersätter det vanliga resebidraget.

Det krävs ingen ansökan till Universitets- och högskolerådet för att få medel för dyra resor beviljade, men däremot ska det rapporteras. Om en resa faller inom ramen för reglerna för dyra resor rapporterar du det i Beneficiary Module, på respektive deltagares sida och fyller i de belopp som efterfrågas. I fältet för kommentarer till åberopandet av medel för dyra resor skriver du en bakgrundsförklaring. Lärosätet måste spara alla underlag gällande resan, i fem år efter mottagande av slutbrev, för att visa upp vid eventuell revision.

Inom Erasmus+ speglar stipendienivåerna om mottagarlandet är ett hög-, medel eller låginkomstland. Beloppet fastställs årligen av de nationella programkontoren som i Sveriges fall är Universitets- och högskolerådet.  Stipendienivåerna för studier fastställs för en viss kontraktsperiod och kan inte ändras under kontraktsperioden.

Stipendienivåerna finns publicerade i sin helhet på respektive kontraktsårssida med rubriken Dokument för projekt beviljade (år).

Höginkomstland: Danmark, Finland, Island, Irland, Liechtenstein, Luxembourg, Norge, Österrike, Belgien, Frankrike, Tyskland, Italien och Nederländerna samt följande tredjeländer som inte är associerade med programmet: Färöarna, Schweiz och Storbritannien.

Medel- och låginkomstland: övriga EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet samt följande tredjeländer som inte är associerade med programmet: Andorra, Monaco, San Marino, Vatikanstaten.

Sammanställning över EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet och tredjeländer som inte är associerade med programmet på EU-kommissionens webbplats.

Studenter som studerar mellan 2-12 månader i ett EU-land/tredjeland associerat med programmet (tidigare kallat programland) eller i tredjeländerna (region 13 och 14) som inte är associerade till programmet (tidigare kallat partnerland), får ett stipendium för att täcka de merkostnader som uppstår i samband med utlandsvistelsen. 

Stipendienivåerna finns publicerade i sin helhet på respektive kontraktsårssida med rubriken Dokument för projekt beviljade (år).

Studenter som gör praktik får ett månatligt extra tillägg på 150 euro per månad på grundbeloppet för studier. Det gäller dock inte vid praktik som utförs som kort blandad mobilitet.

Studenter som gör ett blandat utbyte, eller doktorander som gör korta utbyten får 70 euro per dag upp till den 14:e dagen och 50 euro per dag från och med den 15:e dagen (dock max 30 dagar).

Studenter som gör ett utbyte i ett tredjeland som inte är associerat till programmet i region 1-12 får ett lite högre månadsstipendium och kan beviljas resebidrag inom call 2022 och 2023.

Stipendienivåerna finns publicerade i sin helhet på respektive kontraktsårssida med rubriken Dokument för projekt beviljade (år).

Resebidrag för studenter
Från och med call 2024 ska samtliga studenter få resebidrag för mobilitet. Studenter kan även vid behov ges resdagar.

Beloppet är ett schablonbelopp och baseras på resans längd. Du använder Europeiska kommissionens avståndsberäknare för att få fram avstånden. Beräkningen görs baserat på den stad där lärosätet ligger och den stad där värdorganisationen ligger.

Avståndsberäknare (Distance calculator) för avstånd mellan städer i Europa

Det individuella bidraget (individual support) är ett schablonbelopp som baseras på mottagande land och vistelsens längd. Om utbytet varar upp till 14 dagar får deltagaren mellan 140 - 180 euro per dag. Om utbytet varar i mer än 14 dagar får deltagaren 70 procent av ursprungsbeloppet per dag från den 15:e dagen.

Bidraget för resa gäller deltagarens resekostnader tur- och retur från ursprungsorten till den plats där aktiviteten ska äga rum. Beloppet är ett schablonbelopp och baseras på resans längd och du använder Europeiska kommissionens avståndsberäknare för att få fram avstånden. Du anger avståndet mellan två städer för en enkelresa i ansökan för att beräkna hela bidraget för tur- och returresan.

Avståndsberäknare (Distance calculator) för avstånd mellan städer i Europa

Deltagare som väljer ett miljövänligare transportmedel (till exempel tåg, buss eller bil-pool) för merparten av resan tur och retur ska i vissa fall få ett stipendietillägg eller extra stipendium för resdagar.

Studenter som inte mottar övrigt resebidrag och som väljer ett miljövänligt sätt att resa ska få top-up på 50 euro samt ytterligare individuellt bidrag för upp till 4 resdagar. Resdagarna behandlas då som extra stipendiegivande dagar. Studenten anger grönt resande i Grant agreement och ska skicka in underlag som styrker det gröna färdsättet. Då grönt resande anges i Grant agreement och studenten skriver under avtalet behöver denne inte lämna in "Declaration on honour" för grönt resande.

Miljövänligt transportmedel (green travel/grönt resande) kan exempelvis vara buss, tåg eller bil med minst 2 personer (car-pooling).

Grön hållbarhet: information, tips och länkar som du kan använda som stöd

Grön hållbarhet: information och tips till studenter på Studera.nu

Det lärosäte som ansöker om att anordna ett eller flera blandade intensivprogram får ett särskilt organisationsstöd, "BIP-OS", för att anordna programmet/programmen. Organisationsstödet beräknas genom antalet deltagare. Erasmusfinansierade deltagare (dock ej ICM-deltagare som redan är på utbyte), från den 10:e upp till den 20:e genererar 400 euro. Det innebär att BIP-OS blir mellan 4000 och 8000 euro per program. Organisationsstödet kan användas till exempel till förberedelser och implementering av programmet och kan delas mellan de lärosäten som deltar i partnerskapet.

Oanvänt BIP-OS kan överföras till mobiliteter eller omfördelas till andra lärosäten. 

Bidraget till de enskilda deltagarna (individual support) hanteras liksom övriga mobiliteter, det betalas inte ut något särskilt bidrag för deltagare i ett blandat intensivprogram.

För att kunna erbjuda fler deltagare en mobilitetsperiod i fler länder finns det möjlighet att lägga upp till 20 procent av den senast beviljade budgeten på mobilitet till tredjeland som inte är associerat till programmet (tidigare kallat partnerland). Ingen separat ansökan om dessa medel behöver göras.