Vi meddelar dig som projektägare om att projektet ska granskas samt vilka underlag som ska granskas efter att du skickat in slutrapporten. Du har från det datumet 30 dagar på dig att skicka oss de underlag vi efterfrågar. Om vi inte får några underlag eller om underlagen är ofullständiga handlägger vi ärendet utifrån den information vi har fått. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

För studentmobilitet: studier och praktik:

• Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att studieavtal (Learning Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att praktikavtal (Training Agreement) underskrivet av samtliga parter.
• Att deltagarintyg (Certificate of attendance) eller motsvarande dokument är underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte samt mobilitetens start- och slutdatum.
• Tillgodoräknande (utdrag ur Ladok eller motsvarande), intyg från praktikanordnaren och/eller annan rapport från den mottagande organisationen.
• Att deltagarrapport finns från respektive student.
• Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
• Om deltagaren har fått extramedel för inkluderingsstöd ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
• Om ni för deltagaren har sökt och beviljats en force majeure-ansökan ska ansökan och relevanta underlag finnas tillgängliga
• Om deltagaren har mottagit ett tillägg för grönt resande ska en underskriven sanningsförsäkran av både deltagare och sändande organisation på att resan har gjorts med ett grönt alternativ finnas tillgänglig. Tågbiljetter eller dylikt behöver uppvisas.

För personalmobilitet: undervisningsuppdrag och personalfortbildning:

• Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att utbytesavtal (Staff Mobility Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Intyg underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte och mobilitetens start- och slutdatum. För undervisningsuppdrag ska den även inkludera antalet undervisningstimmar.
• Att deltagarrapport från respektive person finns tillgängliga.
• Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
• Om stipendiet har betalats ut till institutionen behöver vi se reseräkning/utbetalning av traktamente som visar att deltagaren tagit del av stipendiet (originalkvitton behövs inte).
• Om deltagaren har fått extramedel för inkluderingsstöd ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
• Om ni för deltagaren har sökt och beviljats en force majeure-ansökan ska ansökan och relevanta underlag finnas tillgängliga.
• I förekommande fall: ekonomiskt underlag om ni har utnyttjat posten exceptional costs för dyrare resor istället för de ordinarie reseschablonerna för de slumpade deltagarna.
• Om deltagaren har mottagit ett tillägg för grönt resande ska en underskriven sanningsförsäkran av både deltagare och sändande organisation på att resan har gjorts med ett grönt alternativ finnas tillgänglig. Tågbiljetter eller dylikt behöver uppvisas.

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. Till exempel kan du behöva betala tillbaka medel om dokumentationen inte kan styrka att mobiliteter ägt rum.

• En verksamhetsgranskning där vi säkerställer att rutiner och processer hos er som projektägare håller god kvalitet och följer de regelverk som finns.
• En ekonomisk och administrativ granskning av det senaste slutrapporterade projektet. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

För systemkontrollen besöker vi från Universitets- och högskolerådet ditt lärosäte, ett så kallat platsbesök, för att kunna granska relevanta underlag.

Innan kontrollen:

30 dagar innan systemkontrollen skickar vi information till dig med en checklista med frågor som du besvarar. Du skickar svaren till oss senast en vecka innan besöket. Du skickar då även med ett detaljerat program med namn på de personer som kommer att delta under vårt möte.

Under kontrollen:

Under besöket ställer vi följdfrågor på de redan besvarade frågorna, kontrollerar dokumentation och antecknar i en checklista för systemkontroll. Om underlag saknas eller är ofullständigt talar vi om det omgående och du får möjlighet att komplettera underlaget så snart som möjligt efter att vi genomfört kontrollen.

Efter kontrollen:

Inom 30 dagar efter systemkontrollen skickar vi en preliminär återkoppling. Den innehåller granskningens resultat och slutsatser, samt eventuella anmärkningar, information om återkrav och rekommendationer.

Du har inte möjlighet att skicka in ytterligare kompletteringar efter att vi skickat den preliminära återkopplingen. Däremot kan du skicka kommentarer eller ett omprövningsbeslut inom 30 dagar från och med att vi skickat återkopplingen. I de fallen har vi ytterligare 30 dagar att färdigställa återkopplingen och skicka dig den slutgiltiga versionen.

Vi skickar alltid en slutgiltig återkoppling, oavsett om du lämnat synpunkter på den preliminära eller inte.

Vid verksamhetsgranskningen kontrollerar vi:

• Hur väl lärosätet lever upp till åtaganden i Erasmus Charter for Higher Education, bilaterala överenskommelser med andra lärosäten och kontrakten mellan lärosätet och programmets deltagare.
• Processen för tillgodoräkning efter genomförd mobilitetsperiod.
• Vilka åtgärder lärosätet har vidtagit för att undvika dubbelfinansiering.
• Urvalsprocessen och urvalskriterier av programmets deltagare.
• Hur budgetfördelningen fastställs.
• Eventuell omfördelning av budget.
• Lärosätets rapportering till Universitets- och högskolerådet, att tidsramar har hållits med mera.
• Om lärosätet driver ett konsortium: bland annat kontrakten mellan medlemmarna.
• Kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar inbetalningar från Universitets- och högskolerådet.
• Efterlevnad av det finansiella regelverket: att man respekterar gällande bidragsnivåer med mera.
• Respekt för programmets regelverk när det gäller synlighet/spridning.
• Hur väl stödet för studenter och personal fallit ut.
• Hanteringen av projektcykeln.
• Hantering av programmets dokumentation.
• Kontroll av deltagarnas behörighet och aktiviteters varaktighet med mera.

Vid den ekonomiska och administrativa granskningen kontrollerar vi:

• Se vad som vad som granskas under avsnittet Fördjupad granskning.

Dokument som rör de ekonomiska rutinerna:

• Kopior på kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar samtliga inbetalningar från Universitets- och högskolerådet ska vara tillgängliga.

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. En systemkontroll kan exempelvis leda till att mobiliteter underkänns eller att ni blir ombedda att skicka in en plan för hur ni tänker åtgärda de påtalade bristerna. Vid allvarliga och omfattande brister kan ert lärosäte fråntas sin Erasmus Charter For Higher Education (ECHE).