Projektcykel för projekt för högre utbildning
Här hittar du information om de olika stegen i ett mobilitetsprojekt för högre utbildning och vad du som administrerar ett mobilitetsprojekt behöver tänka på och göra.
Förberedelser innan projektet påbörjas
Mobilitetsprojekt för högre utbildning pågår i 26 månader, men ditt lärosäte får ansöka om nya medel varje år. Beviljad budget från varje budgetansökningsomgång kopplas till det aktuella projektet. När projektperioden är över skickar du in en slutrapport för perioden.
Erasmusplanens mål
Erasmusplanen (Erasmus Policy Statement) är lärosätets strategiska plan för verksamheten inom ramen för Erasmus+. Alla projekt ditt lärosäte genomför inom Erasmus+ ska bidra till att målen i Erasmusplanen uppfylls.
Budgetansökan under tidig vår
Budgetansökan är öppen under våren varje år. Datum publicerar vi inför varje ansökningsomgång på Utbyten.se.
Beslut på budgetansökan under sen vår
Vi skickar beslut på er inskickade budgetansökan ungefär tre månader efter sista ansökningsdag.
Under projektets gång
Projekt kopplade till respektive års kontrakt startar 1 juni det år ni blivit beviljade medel. Utbetalningen sker till det konto som uppgetts i samband med att ansökan för Erasmus Charter lämnats in. Om lärosätet ändrat kontouppgifter är det viktigt att ni meddelar oss det genom att kontakta erasmusplus@uhr.se.
Projektet påbörjas
Varje höst anordnar vi ett möte för alla lärosäten som har ett pågående projekt inom Erasmus+. Vi mejlar inbjudan till mötet. Vi erbjuder även andra typer av stödjande informationsträffar under projektets gång.
Kort efter att beslutet har skickats få du även ett kontrakt som ska skrivas under av er firmatecknare och Universitets- och högskolerådet.
Läs igenom kontrakt, bilagor och regelverk för aktuellt projektår
För att hantera ert mobilitetsprojekt behöver du vara insatt i programmets regler och ramverk samt vilka dokument och verktyg som måste användas under projektets gång. Innan projektet påbörjas ska kontrakt, bilagor och det regelverk som hör till läsas igenom noggrant. Dokumenten innehåller information om vad ni kan göra inom just ert projekt, hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.
För beviljade projekt 2021-2027
Logotyp att använda i material
När ett projekt finansieras av EU-medel ska Europeiska unionens logotyp användas i kommunikationen och i det material som tas fram i projektet.
Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats
Deltagare under pågående projekt
När du som lärosäte startat upp projektet är det dags för genomförandefasen. När du har valt ut dem som ska delta i utbytesverksamheten är det viktigt att de får all den information de behöver för att kunna genomföra sin utlandsvistelse på ett tillfredsställande sätt.
Här har vi sorterat informationen under olika rubriker; vad som behöver göras innan avresa, vad som görs under utlandsperioden, vad som ska göras vid hemkomsten och vad ni ska göra om det inträffar något oförutsett eller om det uppstår några problem eller frågor under projektets gång.
Innan avresa
Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.
Mer om språkstöd för utresande studenter
Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan.
Avtal och avtalsmallar: Inför utlandsvistelsen är det viktigt att de organisationer och individer som deltar vet vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. Därför ska ni teckna avtal mellan involverade parter.
Under mobilitetsperioden/utlandsvistelsen
Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.
Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett betyg eller motsvarande närvarointyg utfärdat av mottagande organisation. Som lärosäte har du det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits.
Intyget ska visa att aktiviteten är genomförd och innehålla bland annat namn och kontaktuppgifter för den mottagande organisationen.
Dokumentet ska fyllas i och signeras av den mottagande organisationen vid mobilitetsperiodens slut. Signeringsdatum kan tidigast vara aktivitetens sista dag. Intyget är obligatoriskt och sparas hos er som projektägande organisation.
Vi godkänner endast intyg från den organisation där deltagaren genomfört sin aktivitet.
Efter mobilitetsperioden
När mobiliteten är genomförd ska deltagaren fylla i en deltagarrapport och göra eventuella språktest. Deltagarrapporterna kan utgöra ett bra underlag för att till exempel följa upp samarbetspartner, eller ert eget arbete med era in- och utresande deltagare.
Oförutsedda händelser under projektets gång
När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för.
Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure.
Sprid era projektresultat under projektets gång
När ni har genomfört mobiliteter kan ni fokusera på utvärderings- och spridningsaktiviteter:
För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, sprid till andra aktörer som till exempel kommun eller region, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.
Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra.
Exempel:
- Presentation av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk
- Workshops och öppet hus
- Webbsida och sociala medier
- Mässor, utställningar
- Konferenser och seminarier
- Press, tv
Tips på aktiviteter, kanaler och verktyg som ni kan använda för att sprida det ni uppnår i ert projekt:
- Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
- Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
- Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagare som deltagit i en utlandsvistelse.
- Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
- Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
- Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
- Använd EU. Erasmus+ Project Results Platform är Europeiska kommissionens webbplats där projekt och resultat publiceras.
Tips på medier och verktyg:
- Webbsidor och webbplatser
- Möten, workshops och seminarier
- Utställningar och demonstrationer
- Rapporter, broschyrer, artiklar i specialtidningar
- Audiovisuellt material
- Sociala medier av olika slag
- Öppna evenemang
- Existerande kontakter och nätverk
Stödjande projektbesök
Monitoreringsbesök: Universitets- och högskolerådet kan komma att besöka lärosäten i stödjande syfte i ett så kallat monitoreringsbesök.
Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Det är även ett sätt för oss att fånga upp goda och lärande exempel som är värda att sprida till andra.
Projektslut efter 26 månader
Efter projektperiodens slut ska en slutrapport lämnas in. För att underlaget i slutrapporten ska vara komplett och korrekt är det viktigt att under hela projektperioden fortlöpande rapportera och dokumentera det som sker inom projektet.
Skicka in slutrapport
Efter varje avslutad projektperiod skickar du in en slutrapport i Beneficiary Module.
Så slutrapporterar du – rapportera och administrera pågående projekt
Kontakta oss
Du når oss på e-post eplushogre@uhr.se
Uppge alltid projektnumret när du kontaktar oss.
Vi jobbar med Erasmus+ mobilitet högre utbildning:
- Frida Garvill, 010-470 04 94
- Madelene Henriksgård, 010-470 06 80
- Kristin Lohse 010-470 64 95
- Shabnam Rudd Sharifpour 010-470 03 58