Lyssna

Vi beskriver hur du hanterar ert projekt, från uppstart till avslut. Här har vi samlat bilagor till kontraktet liksom andra dokument, verktyg och resurser som ni kan behöva under projektets gång.

Med anledning av coronaviruset

Här kan du läsa vad som gäller om ditt projekt påverkas av den rådande situationen med anledning av coronavirusets spridning.

Uppstart av nytt projekt

För att hantera ert projekt behöver ni vara insatta i programmets regler och ramverk samt vilka dokument och verktyg som måste användas under hela projektet.

Innan ni påbörjar ert projekt ska ni noggrant läsa igenom ert kontrakt samt de bilagor som hör till, annex I, II, III och IV. Dokumenten innehåller information om vad ni kan göra inom just ert projekt, hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

Allmänna villkor - General conditions

För enskild organisation: Annex I: General conditions 2020, mono beneficiary (pdf)

För konsortium: Annex I: General conditions 2020, multi beneficiary (pdf)

I de allmänna villkoren hittar du information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel avslut av projektet i förtid, begäran om ändringar och tillägg till kontraktet, budgetöverföringar med mera.

Budget:

Annex II: projektbudget

Dokumentet skickar vi per e-post till er i samband med att ni får ert kontrakt. Du hittar där information om er beviljade projektbudget.

Regler för ekonomi och kontrakt:

För enskild organisation:Annex III: Financial and contractual rules 2020, mono beneficiary (pdf)

För konsortium: Annex III: Financial and contractual rules 2020, multi beneficiary (pdf)

I regler för ekonomi och kontrakt hittar du information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för special needs support, exceptional costs), med mera.

Programhandledningen för Erasmus+ är EU-kommissionens regelverk om programmet och är det dokument som bland annat styr vilka aktiviteter som är giltiga respektive ogiltiga. I programhandledningen finns också en ordlista där ord som man använder i Erasmus+sammanhang (men kanske inte så ofta annars) förklaras.

Programhandledning Erasmus+ Programme Guide 2020 (pdf)

Relevanta rubriker i handledningen:

  • Part B, information about the actions
  • Information about Mobility project for school education staff
  • Annex I, Mobility project for school education staff
  • Glossary of terms

Som projektägare administrerar och följer du upp projektet med hjälp av verktyget Mobility Tool+.

Efter att kontraktet har tecknats skapar vi ett konto för ert beviljade projekt i Mobility Tool+. Kontaktpersonen för projektet får ett automatgenererat mejl med information om hur man går till väga för att kunna logga in och börja administrera projektet.

Mobility Tool+ använder du för att registrera deltagare och mobiliteter (till exempel kurs-/jobbskuggningsperioder), hantera budgeten, deltagarrapporter och slutligen för att skapa och lämna in slutrapporten.

Du rapporterar kontinuerligt under pågående projekt. Mer information finns i den användarhandbok som finns i verktyget.

Logga in i Mobility Tool+ med ditt EU Login

Mer om hur du gör: Rapportera i Mobility Tool+

Som sändande organisationen är det ert ansvar att följa upp projektet kontinuerligt. Till exempel genom deltagarnas inlämnade deltagarrapporter i Mobility Tool+ eller andra väl planerade utvärderingar. På så sätt kan ni se vad som har fungerat bra och inte.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och eventuella kostnader för förberedelser med mera. Budgeten baseras på schabloner som varierar beroende av land och avstånd från Sverige. Ni som projektägare bestämmer själva om ni betalar ut dessa medel direkt till projektdeltagaren eller om ni löser betalningen av resa och uppehälle på annat sätt.

Annex IV: Applicable rates 2020 (pdf)

Under hösten bjuder vi på Universitets- och högskolerådet in beviljade projekt till ett uppstartsmöte. En dag där vi diskuterar ramarna kring Erasmus+, de regler som gäller för att genomföra projektet och där vi går igenom de olika verktyg som finns till ert förfogande som projektägare.

Du är välkommen att kontakta oss på Universitets- och högskolerådet under hela projektperioden. Uppge alltid projektnumret när du kontaktar oss.


Under pågående projekt

När ni har startat upp ert projekt är det dags för genomförandefasen. Det är nu ni går ut och informerar om projektet och rekryterar deltagare till projektet. När ni har valt ut dem som ska delta i ert projekt är det viktigt att de får all den information de behöver för att kunna genomföra sin mobilitet (utlandsvistelse) på ett tillfredsställande sätt.

Här har vi sorterat informationen under olika rubriker; vad som behöver göras innan avresa, vad som görs under utlandsperioden, vad som ska göras vid hemkomsten och vad ni ska göra om det inträffar något oförutsett eller om det uppstår några problem eller frågor under projektets gång.

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga ni som sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) är införstådda med vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå de mål som angivits i er ansökan.

För att stärka kvaliteten i projektet rekommenderar vi er att upprätta avtal mellan deltagande parter. Kontraktets bilaga annex V består av tre mallar för olika typer av avtal som ni kan använda er av: 

Elektroniska signaturer: väljer du att använda en e-underskrift ska den vara valideringsbar enligt EU-förordning eIDAS. UHR godkänner enkla, avancerade och kvalificerade e-underskrifter. Om e-underskrifter på Myndigheten för digital förvaltnings webbplats.

Registrera uppgifter om varje utresande deltagare och dess respektive mobilitetsperioder i Mobility Tool+.

Logga in i Mobility Tool+ med ditt EU Login

Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.

När deltagaren åker hem ska hen få ett vistelseintyg eller kursintyg. Intyget ska visa att aktiviteten är genomförd och innehålla

  • Namn och kontaktuppgifter för mottagande organisation eller om fallet är en kurs, kursarrangören.
  • Signering av ansvarig inom mottagande organisation eller om fallet är en kurs, kursarrangören.
  • Namn på deltagaren.
  • Kort beskrivning av fortbildningsaktiviteten.
  • Land där fortbildningsaktiviteten ägt rum.
  • Start och slutdatum för fortbildningsaktiviteten.
  • Om fortbildningen är en kurs ska det framgå att kursavgiften är betald.

Vi godkänner endast intyg från den organisation där deltagaren genomfört sin aktivitet.

Dokumentet ska fyllas i och dateras efter mobilitetsperiodens slut. Intyget är obligatoriskt och sparas hos er.

När deltagaren genomfört sin mobilitet ska hen fylla i en deltagarrapport. Rapporten skickas ut automatiskt direkt till deltagaren, men ni kanske måste påminna om att fylla i den så att det blir gjort.

I Mobility Tool+ kontrollerar ni att deltagarrapporterna har kommit in.

Logga in i Mobility Tool+ med ditt EU Login

När ni har genomfört mobiliteterna kan ni fokusera på utvärderings- och spridningsaktiviteter.

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för.

  • Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags.
  • Andra kanske måste avbryta och åka hem i förväg.
  • Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet.
  • Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet.

Vad som helst kan hända och det är helt naturligt. Men frågan är vad ni gör när något inträffar. För det första, vänd er alltid till oss för att diskutera och rådfråga.

Vi finns tillgängliga på e-post och telefon:

  • ka1skola@uhr.se
    eller
  • Via växelnummer 010-470 03 00. Handläggare för Erasmus+ mobilitet skola är Caroline  Persson och Maja Holmqvist.

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure.

Ansökan om att få hänvisa till force majeure med anledning av coronaviruset:

Om force majeure med anledning av coronaviruset

Ansökan om att få hänvisa till force majeure i de fall situationen inte uppkommit på grund av coronaviruset:

Ansökan om att få hänvisa till force majeure - ej coronarelaterat (word)

Du skickar ansökan till adress ka1skola@uhr.se

I ert kontrakt framgår vilka ändringar ni kan göra under pågående projekt utan kontraktsändring. Ni kan till exempel byta och lägga till utländska partners.

Vid frågor om ändringar är du alltid välkommen att kontakta oss på Universitets- och högskolerådet.

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att varje år göra platsbesök (on the spot) hos några pågående projekt.

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med det som planerats i ansökan. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter besöket skickar vi återkoppling i rapportform till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Vad som kontrolleras beror delvis på hur långt ni har kommit i projektet vid tidpunkten för platsbesöket. Generellt ska dock följande täckas in:

  • Diskussion om projektimplementeringen. Följer projektet mål och syfte enligt ansökan? Vilka aktiviteter har genomförts och/eller planeras? Hur sköts administration och kommunikation? Vilka rutiner och kriterier för urval av deltagare har ni i projektet?
  • Granskning av vistelseintyg eller motsvarande dokument för de mobiliteter som vid tillfället för besöket har genomförts.
  • Om deltagare har fått extra medel på grund av funktionsnedsättning ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
  • I förekommande fall: ekonomiskt underlag om ni har ansökt om dyrare resor istället för de ordinarie reseschablonerna.


När projektet ska avslutas

Slutrapporteringen är en viktig del av projektcykeln och precis som ansökan kommer slutrapporten att bedömas och poängsättas. Slutrapporten ses som er begäran om att avsluta projektet och få en sista utbetalning av beviljade medel. Du skickar in slutrapporten senast 60 dagar efter att projektperioden är avslutad. När vår bedömning av slutrapporten är klar skickar vi slutomdömet till projektets kontaktperson och firmatecknaren i er organisation.

Vi kommer att bjuda in alla projekt till ett slutrapporteringsmöte som brukar äga rum under våren, det året projekten ska slutrapportera.

En dag då vi går igenom hur slutrapporteringen av projektet går till, bland annat regler och frågorna i slutrapporten.

Du slutrapporterar ert projekt i Mobility Tool+ och du gör det online. Det finns en steg för steg-guide där du enkelt följer processen. Se till att även spara det du skriver i ett separat dokument ifall det skulle bli några problem med Mobility Tool+.

Rapportera i Mobility Tool+ - så gör du

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning (desk check) av en viss procent av slutrapporterade projekt.

En fördjupad granskning gör vi efter att du lämnat in slutrapporten för ert projekt. Syftet är att kontrollera att de bakomliggande underlag, som ni som projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska ni spara i upp till fem år efter avslutat projekt.

Det här granskar vi:

  • Vistelseintyg/Europass mobility document eller motsvarande dokument underskrivet av den mottagande organisationen där följande information framkommer:
    • Namn och kontaktuppgifter för mottagande organisation eller om fallet är en kurs, kursarrangören.
    • Intyget ska signeras av ansvarig inom mottagande organisation eller om fallet är en kurs, kursarrangören.
    • Namn på deltagaren.
    • Kort beskrivning av fortbildningsaktiviteten.
    • Land där fortbildningsaktiviteten ägt rum.
    • Start och slutdatum för fortbildningsaktiviteten.
    • Om fortbildningen är en kurs ska det framgå att kursavgiften är betald.
  • Om deltagare har fått extra medel på grund av funktionsnedsättning ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
  • I förekommande fall: ekonomiskt underlag om ni har ansökt om dyrare resor istället för de ordinarie reseschablonerna.

Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra.

Exempel:

  • Presentation av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk
  • Workshops och öppet hus
  • Webbsida och sociala medier
  • Mässor, utställningar
  • Konferenser och seminarier
  • Press, tv

Mer om att sprida resultaten

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska kommissionens logotyp och informera om att ni mottagit stöd i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Mer information och logotyper hittar du på Europeiska kommissionens webbplats:

Erasmus+ visual identity, logos to use - guidelines for funded projects

Använder du endast kommissionens emblem = flaggan (och inte logotyperna med text om medfinansiering av EU-programmet Erasmus+) ska du i anslutning till emblemet lägga till texten "Med finansiering från Europeiska unionens program Erasmus+" alternativt "Co-funded by the Erasmus+ Programme of the European Union".

Kontakta oss

Du når oss på e-post ka1skola@uhr.se

Vi jobbar med Erasmus+ mobilitet skola:

  • Peter Eriksson, 010-470 05 44
  • Victoria Gomez, 010-470 005 86
  • Maja Holmqvist, 010-470 04 67
  • Caroline Persson, 010-470 05 09
  • Minna Thunberg, 010-470 05 34