Under året kommer vi att lägga upp information och länkar till dokument, villkor och verktyg för dig som har ett projekt med beviljad Erasmusackreditering. Dokumenten och verktygen använder du för att hantera projektet.

Projektcykel för projekt inom ramen för en ackreditering 

Organisationer med beviljad ackreditering kan ansöka om budget varje år. Beviljad budget från varje budgetansökningsomgång kopplas till ett projekt som kan pågå i 15 eller 24 månader. När projektperioden är över skickar du in en slutrapport för perioden.

Alla projekt din organisation genomför inom ramen för er ackreditering ska bidra till att uppnå målen i er Erasmusplan. Målen i Erasmusplanen ska svara mot organisationens utvecklingsbehov.

Budgetansökan är öppen under våren varje år. Datum publicerar vi inför varje ansökningsomgång på Utbyten.se. Inför varje budgetansökan anordnar vi ett ansökningsseminarium där du har möjlighet att få stöd i ansökningsprocessen. Inbjudan till seminariet mejlar vi till alla ackrediterade organisationer.

Projekt kopplade till respektive års budgetansökningsomgång startar under hösten. Alla ackrediterade organisationer startar sina projekt samma datum.

I samband med projektstarten anordnar vi uppstartsmöte för alla organisationer som har ansökt om budget under respektive års ansökningsomgång. Vi mejlar inbjudan till uppstartsmötet. Vi erbjuder även andra typer av stödjande informationsträffar under projektets gång.

Ett projekt är initialt 15 månader men kan förlängas till 24 månader. Ni kommer att få frågan om ni vill förlänga projektet till 24 månader när ert projekt har pågått i 12 månader.

I samband med projektslut anordnar vi slutrapporteringsmöten för att stötta i slutrapporteringsprocessen. Inbjudan till mötena skickar vi via mejl.

Som ackrediterad organisation har ni möjlighet att ansöka om budget varje år. Varje budgetansökan kopplas till ett projekt som kan pågå i 15 eller 24 månader. Det innebär att projektet kopplat till budgetansökan från år 1 delvis kommer att löpa parallellt med projekt kopplat till budgetansökan år 2, projekt kopplat till budgetansökan från år 2 delvis kommer att löpa parallellt med projekt kopplat till budgetansökan år 3 och så vidare.

Det finns inget som hindrar att innehåll, mål och partners i projekt kopplat till ett visst års budget är desamma som i projekt kopplat till senare års budgetansökningar.

Efter varje avslutad projektperiod skickar du in en slutrapport. Dessutom behöver du minst en gång under en femårsperiod lämna in en rapport om hur arbetet med Erasmus kvalitetskriterier har sett ut samt en rapport om hur arbetet mot målen i er Erasmusplan framskrider. Du måste även minst en gång under en femårsperiod uppdatera er Erasmusplan. Vi anordnar informationsmöten för att ge stöd i det arbetet.

Uppstart av nytt projekt 

För att hantera ert projekt behöver du vara insatt i programmets regler och ramverk samt vilka dokument och verktyg som måste användas under hela projektet.

För varje år ni söker och tilldelas budget undertecknar ni ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet. Innan ni påbörjar ert projekt ska du noggrant läsa igenom ert kontrakt samt de bilagor som hör till. Dokumenten innehåller information om vad ni kan göra inom just ert projekt, hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

Allmänna villkor - General conditions:

För enskild organisation: Annex I: General conditions 2021, mono beneficiary (pdf)

För konsortium: Annex I: General conditions 2021, multi beneficiary (pdf)

 I de allmänna villkoren hittar du information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel avslut av projektet i förtid, begäran om ändringar och tillägg till kontraktet, budgetöverföringar med mera.

Budget:

Annex II: projektbudget

Dokumentet skickar vi per e-post till er i samband med att ni får ert kontrakt. Du hittar där information om er beviljade projektbudget.

Regler för ekonomi och kontrakt:

Annex III: Financial and contractual rules 2021, accredited project KA 121 school education (pdf)

I regler för ekonomi och kontrakt hittar du information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för special needs support, exceptional costs), med mera.

Programhandledningen för Erasmus+ är EU-kommissionens regelverk om programmet och är det dokument som bland annat styr vilka aktiviteter som är giltiga. I programhandledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+sammanhang (men kanske inte så ofta annars) förklaras.

Erasmus+ Programme Guide 2021 på EU-kommissionens webbplats

Relevanta rubriker i handledningen:

  • Part B, information about the actions
  • Key Action 1: Learning Mobility of Individuals
  • Erasmus accreditation in the fields of vocational education, school education and adult education
  • Mobility for pupils and staff in school education
  • Glossary of terms

Projekt inom ramen för en ackreditering ska genomföras i enlighet med Erasmus+ kvalitetskriterier:

Kvalitetskriterier för projekt inom Erasmus+ mobilitet (pdf)

Som projektägare administrerar och följer du upp projektet med hjälp av verktyget Beneficiary module.

Vi kommer att skapa ett konto för ert beviljade projekt i verktyget. Kontaktpersonen för projektet får ett mejl med information om hur man går till väga för att kunna logga in och börja administrera projektet.

Beneficiary module använder du för att registrera deltagare och mobiliteter (till exempel elevmobilitet- eller jobbskuggningsperioder), hantera budgeten, deltagarrapporter och för att skapa och lämna in rapporter.

Det är viktigt att du registrerar mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, då det är i samband med registreringen du kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet. I den tilldelade budgeten ser du endast en genomsnittlig klumpschablon för varje mobilitet och dag. När du fyller på med mer specifik information i redovisningen regleras summan utifrån exempelvis reseavstånd och landgrupp. Vi kommer att erbjuda utbildning i verktyget.

Vi publicerar länk till Beneficiary module när vi får tillgång till verktyget.

Som projektägare är det ert ansvar att följa upp projektet kontinuerligt. Till exempel genom deltagarnas inlämnade deltagarrapporter i Beneficiary module eller andra väl planerade utvärderingar. På så sätt kan ni se vad som har fungerat bra och inte.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och eventuella kostnader för förberedelser med mera. Budgeten baseras på schabloner. Den beviljade budgeten utgår ifrån en genomsnittlig klumpschablon för varje aktivitetstyp och angivet antal dagar i budgetansökan. Den budget du redovisar utgår ifrån schabloner kopplade till de specifika budgetposterna.

Annex IV: Applicable rates 2021, school education (pdf)

För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder du EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat du får fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet.

För beräkning av valutakurs, se European Central Bank, växlingskurs euro-SEK.

Under hösten bjuder vi på Universitets- och högskolerådet in ackrediterade organisationer som har ansökt om budget i årets budgetutlysning till ett uppstartsmöte. Under mötet diskuterar vi de regler som gäller för att genomföra projektet kopplat till årets budgetutlysning och går igenom de olika verktyg som finns till ert förfogande som projektägare.

Du är välkommen att kontakta oss under hela projektperioden. Uppge alltid ackrediteringskoden och projektnummer för det projekt det gäller när du kontaktar oss.

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats

Under pågående projekt 

När ni startat upp projektet är det dags för genomförandefasen. När ni har valt ut dem som ska delta i ert projekt är det viktigt att de får all den information de behöver för att kunna genomföra sin mobilitet (utlandsvistelse) på ett tillfredsställande sätt.

Här har vi sorterat informationen under olika rubriker; vad som behöver göras innan avresa, vad som görs under utlandsperioden, vad som ska göras vid hemkomsten och vad ni ska göra om det inträffar något oförutsett eller om det uppstår några problem eller frågor under projektets gång.

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan.

Avtal och avtalsmallar: Inför utlandsvistelsen är det viktigt att de organisationer och individer som deltar vet vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. Därför är det bra att teckna avtal mellan involverade parter. Inför långa och korta elevmobiliteter krävs ett individuellt lärandeavtal.

Annex V: Learning agreement 2021 (word)

Annex V: Learning agreement complement 2021 (word)

Annex V: Learning programme for group activities 2021 (word)

Annex V: Learning programme provided by an invited expert 2021 (word)

Annex V: Masterfile grant agreement with participants 2021 (word)

Registrera uppgifter om varje mobilitetsdeltagare och dess respektive mobilitetsperioder i Beneficiary module. Du får tillgång till er projektsida i verktyget i samband med projektstart.

Vi publicerar länk till Beneficiary module när vi får tillgång till verktyget.

Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.

Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett vistelseintyg eller kursintyg utfärdat av mottagande organisation. Som projektägare har du det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits.

Intyget ska visa att aktiviteten är genomförd och innehålla bland annat namn och kontaktuppgifter för den mottagande organisationen alternativt kursarrangören, namn på deltagaren med mera. Vi publicerar mer information om intygets innehåll när vi vet mer.

Dokumentet ska fyllas i och signeras av den mottagande organisationen vid mobilitetsperiodens slut. Signeringsdatum kan tidigast vara aktivitetens sista dag. Intyget är obligatoriskt och sparas hos er som projektägande organisation.

  • Europass mobilitetsdokument är ett dokument ni kan använda för att verifiera perioden: Europass mobilitet på uhr.se
  • Det går också bra att använda en mall som EU-kommissionen tar fram. Vi publicerar mallen så snart vi får tillgång till den.
  • Kursanordnare utfärdar i regel egna kursintyg, men det är bra att i förväg undersöka hur den kursanordnare ni har valt arbetar med kursintyg. Kontrollera även att de utfärdade kursintygen innehåller den efterfrågade informationen.

Vi godkänner endast intyg från den organisation där deltagaren genomfört sin aktivitet.

När mobiliteten är genomförd ska deltagaren fylla i en deltagarrapport. Vi publicerar mer information om det när vi vet mer.

När ni har genomfört mobiliteter kan ni fokusera på utvärderings- och spridningsaktiviteter:

För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, bjud in andra kommuner eller organisationer, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.

Tips på aktiviteter, kanaler och verktyg som ni kan använda för att sprida det ni uppnår i ert projekt:

  • Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
  • Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
  • Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av studerande.
  • Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
  • Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
  • Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
  • Använd EU. Erasmus+ Project Results Platform är Europeiska kommissionens webbplats där projekt och resultat publiceras.

Tips på medier och verktyg:

  • Webbsidor och webbplatser
  • Möten, workshops och seminarier
  • Utställningar och demonstrationer
  • Rapporter, broschyrer, artiklar i specialtidningar
  • Audiovisuellt material
  • Sociala medier av olika slag
  • Öppna evenemang
  • Existerande kontakter och nätverk

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för.

  • Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags.
  • Andra kanske måste avbryta och åka hem i förväg.
  • Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet.
  • Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet.

Som ackrediterade har ni beviljats en budget utan att specificera destinationer, mottagande organisationer, flöden med mera. Budgeten ska ni disponera för att genomföra aktiviteter som bidrar till att uppnå målen i er Erasmusplan.

Eftersom budgeten inte är ”låst” till specifika aktiviteter är ni fria att utifrån innehållet i ert kontrakt anpassa planerade aktiviteter efter de omständigheter som dyker upp. Det viktiga är att aktiviteterna som genomförs bidrar till att uppnå något eller några av de mål ni har satt upp i er Erasmusplan på ett relevant sätt.

Om du behöver fråga om eller diskutera förändringar är du alltid välkommen att kontakta oss:

  • ka1skola@uhr.se
    eller
  • Via växelnummer 010-470 03 00. Fråga efter handläggare för Erasmus+ mobilitet skola.

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure.

Ansökan om att få hänvisa till force majeure med anledning av coronaviruset:

Om force majeure med anledning av coronaviruset

Ansökan om att få hänvisa till force majeure i de fall situationen inte uppkommit på grund av coronaviruset:

Ansökan om att få hänvisa till force majeure - ej coronarelaterat (word)

Du skickar ansökan till adress ka1skola@uhr.se

Kontroller i form av platsbesök: Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Det är viktigt att relevanta underlag så som vistelseintyg och avtal finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via mejl. 

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Vi publicerar information om den dokumentation som granskas när vi vet mer. Det handlar bland annat om vistelseintyg/kursintyg, lärandeavtal och vissa kostnader.

Monitoreringsbesök: Universitets- och högskolerådet kan även komma att besöka pågående projekt i stödjande syfte i ett så kallat monitoreringsbesök. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. 

Konsekvenser vid avvikelse från regelverk: I fall där det framkommer att en ackrediterad organisation eller organisationer som ingår i ett konsortium inte har arbetat i enlighet med regelverket kan Universitets- och högskolerådet fatta beslut om observation eller avstängning.

  • Observation: I dessa fall kommer organisationens arbete inom ramen för ackrediteringen att följas noggrannare under en period. Om det anses nödvändigt kan det även bli aktuellt med begränsningar av budget i budgetutlysningar under pågående observationsperiod.
  • Avstängning: Återkommande och grövre regelbrott kan leda till avstängning under en period. Under avstängningen kan den ackrediterade organisationen inta ansöka om bidrag. Om det anses nödvändigt kan även pågående projekt inom ramen för ackrediteringen avbrytas.

Observations- och avstängningsperioderna avslutas när organisationen kan visa att kvalitetskraven kan uppfyllas igen. Organisationer under observation eller avstängning kan inte ansöka om nya ackrediteringar i andra sektorer. Den beviljade ackrediteringen kan även avslutas om organisationen efter en tids avstängning eller observation inte visar att man kan arbeta i enlighet med regelverket.

När projektet ska avslutas 

Rapporteringen är en viktig del av projektcykeln. Ackrediterade organisationer behöver under ackrediteringsperioden lämna in olika typer av rapporter.

  • Efter varje avslutad projektperiod lämnar du in en slutrapport.
  • Minst en gång under en femårsperiod lämna du in en rapport om hur arbetet med Erasmus kvalitetskriterier har sett ut samt en rapport om hur arbetet mot målen i er Erasmusplan framskrider.
  • Du måste även minst en gång under en femårsperiod uppdatera er Erasmusplan.

Vi ger mer information om var, hur och när du ska lämna in de olika typerna av rapporter och hur du ska gå tillväga för att uppdatera er Erasmusplan så snart vi vet mer. Rutiner för rapportering under den nya programperioden är under uppbyggnad.

Vi bjuder in alla projektägare till slutrapporteringsmöten i samband med varje projektcykels slut. 

Under mötet går vi igenom hur slutrapporteringen av projektet går till, bland annat regler och frågorna i slutrapporten.

Du slutrapporterar ert projekt i Beneficiary module. Se till att spara det du skriver i ett separat dokument ifall det skulle bli några problem med Beneficiary module.

Vi uppdaterar med mer information om slutrapporteringen när vi vet mer.

Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra.

Exempel:

  • Presentation av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk
  • Workshops och öppet hus
  • Webbsida och sociala medier
  • Mässor, utställningar
  • Konferenser och seminarier
  • Press, tv

För mer tips, se Under pågående projekt, punkt 3. Efter mobilitetsperioden.

I all er kommunikation och i det material ni tar fram använder ni Europeiska unionens logotyp.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats

I all er kommunikation och i det material ni tar fram använder ni Europeiska unionens logotyp.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats

Inkludering och mångfald

Alla individer - oavsett förutsättningar - ska kunna delta och utvecklas genom Erasmus+. En av fyra prioriteringar inom Erasmus+.

Inkludering och mångfald

Grön hållbarhet

Miljömässigt hållbara projekt är en av Erasmus+ fyra prioriteringar. Vi har samlat information, tips och länkar som du kan använda som stöd:

Grön hållbarhet

Vi bjuder in till öppet möte för organisationer med en KA120-ackreditering.  

Under mötet kan du ställa de frågor du har rörande din ackreditering. Fram till 10 maj kommer fokus att ligga på budgetansökan. Om du har en teknisk fråga, ha gärna din ansökan uppe så att du vid behov kan dela skärm.

Du behöver inte föranmäla dig.

Tid: 15:30 – 16:30

Delta i mötet: Zoomlänk till öppet frågeforum 5 oktober

Nätverksträffarna riktar sig till Erasmusackrediterade organisationer med beviljad budget inom sektor skola, yrkesutbildning och vuxnas lärande.

Tema för dagens möte: Förberedelser och stöttning av personal/elever/studerande inför och under mobiliteten.

Tid: 10:00-12:00

Det finns gott om tid för er som deltar att mötas och diskutera. Tanken är att vi inleder med presentationer från oss kring just förberedelser och stöttning. Vi delar sedan upp oss i olika breakoutrooms för att diskutera ämnen som rör förberedelser och stöd till deltagaren under mobilitetsperioden.

För att nätverksmötet ska bli så givande som möjligt för er projektägare ber vi dig att fylla i anmälningslänken med omsorg, då vi kommer att anpassa mötet efter de önskemål som finns.

Anmäl dig senast den 7 oktober, men gärna tidigare:

Anmälan till digital nätverksträff 14 oktober

Vi skickar möteslänk och program några dagar innan mötet. Vid frågor, kontakta den funktionsbrevlådan som är aktuell för ert projekt:  ka1skola@uhr.se, ka1yrkes@uhr.se eller ka1vux@uhr.se

Ett informationsmöte om kvalitet och fortbildning genom internationalisering för dig som står som firmatecknare för en Erasmusackreditering.

Hur kan er organisation få ut maximalt av er Erasmusackreditering? Ta del av vilka möjligheter som finns. Nätverka och diskutera med andra. Vilken roll har du som firmatecknare/legal representative? Du kan även ställa dina frågor och bolla dina funderingar om Erasmus+.

Tid: 9:00-11:00

Anmäl dig till mötet senast den 25 oktober:

Anmälan till informationsmöte om Erasmus+ ackreditering för firmatecknare 28 oktober

Du får sedan en Zoom-länk och programmet för dagen per e-post.

Mötet vänder sig till firmatecknare/legal representative med ackreditering inom Erasmus+ för sektorerna skola, yrkesutbildning och vuxnas lärande.

Vi bjuder in till öppet möte för organisationer med en KA120-ackreditering.  

Under mötet kan du ställa de frågor du har rörande din ackreditering. Fram till 10 maj kommer fokus att ligga på budgetansökan. Om du har en teknisk fråga, ha gärna din ansökan uppe så att du vid behov kan dela skärm.

Du behöver inte föranmäla dig.

Tid: 15:30 – 16:30

Delta i mötet: Zoomlänk till öppet frågeforum för ackrediterade organisationer 2 november

Nätverksträffen riktar sig till Erasmus+ ackrediterade organisationer med beviljad budget inom sektor skola, yrkesutbildning och vuxnas lärande.

Vi publicerar tema, tid och anmälningslänk till mötet under hösten.

Vi bjuder in till öppet möte för organisationer med en KA120-ackreditering.  

Under mötet kan du ställa de frågor du har rörande din ackreditering. Fram till 10 maj kommer fokus att ligga på budgetansökan. Om du har en teknisk fråga, ha gärna din ansökan uppe så att du vid behov kan dela skärm.

Du behöver inte föranmäla dig.

Tid: 15:30 – 16:30

Delta i mötet: Zoomlänk till öppet frågeforum 7 december