För varje år ni söker och tilldelas budget undertecknar ni ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet. Innan ni påbörjar ert projekt ska du noggrant läsa igenom ert kontrakt samt de bilagor som hör till. Dokumenten innehåller information om vad ni kan göra inom just ert projekt, hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

Allmänna villkor - General conditions:

För enskild organisation: Annex I: General conditions accredited projetct KA121 2022, mono beneficiary (pdf)

För konsortium: Annex I: General conditions accredited project KA121 2022, multi beneficiary (pdf)

 I de allmänna villkoren hittar du information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel avslut av projektet i förtid, begäran om ändringar och tillägg till kontraktet, budgetöverföringar med mera.

Budget – Annex II, er projektspecifika budget:

Annex II skickar vi per e-post i samband med att ni får ert kontrakt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget och visar hur den är fördelad mellan olika aktiviteter.

Regler för ekonomi och kontrakt:

Annex III: Financial and contractual rules 2022, accredited project KA121 school education (pdf)

I Annex III finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för special needs support, exceptional costs), med mera.

Mallar för avtal med deltagare:

Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och viss dokumentation. Vilka avtal som krävs och lämpliga mallar hittar du under rubriken Under pågående projekt: 1. Innan avresa samt 2. Under och efter mobilitetsperioden.

Programhandledningen för Erasmus+, Erasmus+ Programme Guide, är EU-kommissionens regelverk om programmet och är det dokument som bland annat styr vilka aktiviteter som är giltiga. I programhandledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+sammanhang (men kanske inte så ofta annars) förklaras.

Erasmus+ Programme Guide 2022 på EU-kommissionens webbplats

Relevanta rubriker i handledningen:

• Part B, information about the actions
• Key Action 1: Learning Mobility of Individuals
• Erasmus accreditation in the fields of vocational education, school education and adult education
• Mobility for pupils and staff in school education
• Glossary of terms

För att hålla en hög kvalitet i projektet ska de aktiviteter som ni genomför och som ni får bidrag för följa Erasmus kvalitetskriterier, Erasmus quality standards. Kriterierna ger riktlinjer och stöd för hanteringen av de olika moment som ingår i projektet. Det handlar om stöd i ert urval av och förberedelser för deltagare, hur ni definierar, utvärderar och erkänner läranderesultat, hur ni delar och sprider resultat från ert projekt, med mera.

Ni ska säkerställa att de aktiviteter ni genomför sker utifrån ett inkluderande och rättvist perspektiv, att de är miljömässigt hållbara och ansvarsfulla och att ni använder digitala verktyg och lärmetoder som kompletterar deltagarnas fysiska aktiviteter.

Erasmus quality standards på EU-kommissionens webbplats

Som projektägare administrerar och följer du upp projektet med hjälp av verktyget Beneficiary Module.

Beneficiary Module använder du för att registrera deltagare och mobiliteter (giltiga aktiviteter som till exempel studier eller praktik för elever eller jobbskuggningsperioder), hantera budgeten, deltagarrapporter och för att skapa och lämna in rapporter.

Det är viktigt att du registrerar mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, då det är i samband med registreringen du kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet. I den tilldelade budgeten ser du endast en genomsnittlig schablon för varje mobilitet och dag. När du fyller på med mer specifik information i redovisningen regleras summan utifrån exempelvis reseavstånd och landgrupp. Vi kommer att erbjuda utbildning i verktyget.

Beneficiary Module: Logga in i Beneficiary Module med ditt EU Login

Om du inte har ett EU Login, skaffa EU Login - create an account på EU-kommissionens webbplats

Så här jobbar du med Beneficiary Module:
Information om hur verktyget fungerar: Beneficiary Guides – Project implementation phase, EU-kommissionens webbplats

Det finns också instruktionsfilmer som visar hur du arbetar praktiskt i Beneficiary Module, på EU-kommissionens webbplats . 

Ersätt med: Som projektägare är det ert ansvar att följa upp projektet kontinuerligt. Det sker exempelvis genom deltagarnas inlämnade deltagarrapporter i Beneficiary Module och andra väl planerade utvärderingar som organisationen genomför. På så sätt kan ni se vad som har fungerat bra och vad som kan förbättras. Det som rapporteras in ligger till grund för er slutrapport. Deltagarrapporterna som skickas från Beneficiary Module efter avslutad och registrerad mobilitetsperiod är en mycket viktig del av er slutrapport.

När ni har beviljats er totala projektbudget kan ni göra en detaljerad planering utifrån de fastställda schablonerna kopplade till aktiviteterna. Ju högre budgetförbrukning ni har, desto bättre uppfyller ni Erasmusprogrammets mål och syfte. Se därför till att använda hela budgeten genom att genomföra så många aktiviteter som budgeten räcker till under projektperioden. Om ni inte förbrukar hela er beviljade budget kan det få konsekvenser för framtida ansökningar om budgettilldelning.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och eventuella kostnader för förberedelser med mera. Budgeten baseras på schabloner. Den beviljade budgeten utgår ifrån en genomsnittlig schablon för varje aktivitetstyp och angivet antal dagar i budgetansökan. Den budget du redovisar utgår ifrån schabloner kopplade till de specifika budgetposterna.

Annex IV: Applicable rates 2022, KA1 school education (pdf)

För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder du EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat du får fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet.

För beräkning av valutakurs, se European Central Bank, växlingskurs euro-SEK.

Medel för faktiska kostnader:

I vissa specifika fall kan ni ansöka om medel för faktiska kostnader (exceptional costs) som uppstått. Detta är alltså en typ av extra medel för kostnader som inte räknas in i schablonbeloppet och som redovisas som faktiska kostnader. Det går att ansöka retroaktivt, efter att mobiliteten ägt rum, men inom de 12 första månaderna av projektperioden. En redogörelse och motivering krävs. Kvitton och underlag behöver finnas för dessa kostnader. Ni kan ansöka om faktiska kostnader för:

• Inkluderingsstöd till deltagare.
• Dyra resor till följd av geografiska hinder. Om schablonbeloppet täcker mindre än 70% av resans pris kan man ansöka om faktiska kostnader för dyra resor. Beloppet kan då ersättas med max 80% av kostnaden.
• Visum, uppehållstillstånd, vaccinationer och läkarintyg.

Man kan ansöka löpande under de första 12 månaderna. Det är inte möjligt att ansöka om faktiska kostnader för projektet när projekttiden har löpt ut. En ansökan ger ingen garanti att den beviljas. Ansökan kan beviljas helt, beviljas delvis eller avslås. Du skickar in ansökan om faktiska kostnader till oss på UHR. Efter beslut kan du lägga in beviljade kostnader i Beneficiary Module.

Alla ackrediterade organisationer med sökta och beviljade projektmedel 2022 startar sina projekt 1 juni 2022.

I samband med projektstarten anordnar vi uppstartsmöte för alla organisationer som har ansökt om budget under respektive års ansökningsomgång. Vi mejlar inbjudan till uppstartsmötet. Under mötet diskuterar vi de regler som gäller för att genomföra projektet kopplat till årets budgetutlysning och går igenom de olika verktyg som finns till ert förfogande som projektägare.

Vi erbjuder även andra typer av stödjande informationsträffar under projektets gång.

Du är välkommen att kontakta oss under hela projektperioden. Uppge alltid ackrediteringskoden och projektnummer för det projekt det gäller när du kontaktar oss.

Ett projekt är initialt 15 månader men kan förlängas till 24 månader. Ni kommer att få frågan om ni vill förlänga projektet till 24 månader när ert projekt har pågått i 12 månader. Förlängningen till 24 månader sker genom en kontraktsändring, så kallat interim amendment, via en ansökan i Beneficiary Module vid 12 månader in i projektperioden. Information om möjligheten finns under rubriken Under pågående projekt, 4. Möjlighet till kontraktsändring (interim amendment).

Aktiviteter inom projektet genomförs för att nå målen i organisationens Erasmusplan. Aktiviteterna ska uppfylla programmets regler och krav, inklusive vad beträffar dokumentation. Via länken nedan finns en översikt över den dokumentation som krävs. Under rubriken ”Under pågående projekt” hittar ni länkar till mallar för de olika dokumenten.

Endast de aktiviteter som nämns här är giltiga att genomföra inom projektet. Alla andra aktiviteter är ogiltiga. Ni hittar regler för giltiga aktiviteter i programguiden. Ytterligare stöd hittar ni i Programguidens avsnitt ”Glossary of Terms”, med definitioner på bland annat aktiviteterna.

Ni projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en budget på mer än 60 000 euro ska ni spara i 5 år efter att er slutrapport har godkänts. Det gäller de avtal och intyg som nämns här samt allt ekonomiskt underlag (till exempel kvitton, bevis på genomförd betalning) som relaterar till projektet.

Via denna länk hittar ni en översikt över vilka avtal, intyg och övriga dokument som krävs per aktivitet.

Utbyten för personal:

Vid alla personalmobiliteter är fokus på deltagarens individuella lärandemål och kompetensutveckling. Gruppmobilitet är inte en giltig aktivitet för personal

Undervisnings-/utbildningsuppdrag för personal vid en utländsk partnerorganisation. Uppdraget på plats (fysiskt i ett annat land) kan varvas med digital undervisning/utbildning. Undervisningsuppdraget kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till 365 dagar (avser minsta och högsta antal dagar på plats).

Kurser och andra utbildningsevenemang för personal i ett annat europeiskt land, på plats och digitalt. Utbildningsaktiviteten ska ha deltagare från minst två Erasmus+ programländer och innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra. Aktiviteten ska ha ett tydligt lärandemål, program för de olika kursmomenten och liknande. Enbart passivt deltagande som att lyssna på föreläsningar, tal eller storskaliga konferenser stöds inte.

Utbildningsaktiviteten kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till maximalt 30 dagar (avser minsta och högsta antal dagar på plats).

Jobbskuggnings-/observationsperiod för personalen för att lära av kollegor vid en samarbetsorganisation inom Erasmus+. Perioden på plats (fysiskt i ett annat land) kan varvas med digitala lösningar. Deltagaren ska vara fysiskt på plats i minst 2 dagar upp till maximalt 60 dagar.

Studier eller praktik för elever:

Elever kan delta i mobilitetsaktiviteterna studier eller praktik. Studie- eller praktikperioden på plats kan kombineras med digitala lösningar/aktiviteter. Tänk på: enstaka kurser, som till exempel en språkkurs, är inte giltiga aktiviteter.

Individuell mobilitet, studier eller praktik: En elev kan studera vid en partnerskola eller praktisera vid en relevant organisation utomlands. Studie- eller praktikperioden på plats kan vara antingen från 10 upp till 29 dagar (kort mobilitet) eller från 30 upp till 365 dagar (lång mobilitet), exklusive digitala aktiviteter. För elever med särskilda behov kan minsta antal dagar vara två.

Mobilitet för grupp av elever, gemensamt lärande: Elevgrupper kan träffa elevgrupper från en mottagande skola i ett annat land för ett gemensamt lärande genom olika aktiviteter. Aktiviteterna måste planeras och genomföras tillsammans med mottagande skola. Tiden på plats kan vara från 2 upp till 30 dagar. Minst en lärare eller annan personal med pedagogiskt uppdrag följer med under hela perioden.

Övriga giltiga aktiviteter:

Ta emot lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland som praktiserar hos er. Bidraget använder ni till att planera och genomföra aktiviteten medan praktikanten får bidrag för sitt uppehälle från sitt lärosäte. Perioden kan sträcka sig från minimum 10 till maximalt 365 dagar

Bjuda in experter med relevant kompetens eller profession för att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation eller ledningen av organisationen. De inbjudna experterna kan vara utbildare, lärare, experter inom ett särskilt område eller annan kvalificerad professionsutövare. Perioden kan sträcka sig från minimum 2 till maximalt 60 dagar.

Förberedande besök för att planera och lägga grunden för ett bra utbyte för dem som deltar. Ni kan exempelvis starta upp samarbetet med en ny organisation eller förbereda för en längre utbytesperiod för deltagaren. Det är viktigt att tänka på att det förberedande besöket ska vara kopplat till de aktiviteter som görs inom projektet och sker inom projektets tidsperiod.

Även elever som kommer att genomföra en lång elevmobilitet utomlands och elever med begränsade möjligheter kan delta i ett förberedande besök.

Max tre personer kan delta i förberedande besök. Förberedande besök kan genomföras vid samma värdorganisation endast en gång inom projektperioden. Förberedande besök kan inte genomföras inför kurs.

Medföljande person följer med deltagare på en mobilitet för att överbrygga hinder som deltagaren/deltagarna möter under sin mobilitet. Uppdraget är att säkerställa deltagarens trygghet och för att ge stöd och vägledning, samt assistera deltagaren att uppnå ett effektivt lärande under mobiliteteten. Den medföljande genomför alltså inte en egen mobilitetsaktivitet med eget lärandeprogram.

Medföljande person vid individuella mobiliteter är möjligt vid följande situationer:

• Följa med deltagare med begränsade möjligheter enligt Erasmus+ programmets definition
• Följa med en underårig eller ung person med liten erfarenhet av utlandsvistelser.

Sändande organisation bedömer i samråd med berörda personer (deltagare, vårdnadshavare etc.) deltagarens behov av en medföljandes stöd och hjälp under mobiliteten.

Medföljande person vid gruppmobilitet för elever/studerande

Gruppmobilitet ska alltid genomföras med genomföras med en eller flera medföljande vuxna personer. För att underlätta lärandeprocessen ska huvudansvariga medföljande vara utbildade pedagoger.

Obligatorisk dokumentation:

• Grant Agreement
• Närvarointyg / vistelseintyg signerad av mottagande organisationen. I medföljandes närvarointyg ska framgå vem/ vilka deltagare medföljande personen har varit stöd till.

För att förstå det regelverk och den kvalitetsstandard som gäller för förmedlande organisation är det viktigt att komma ihåg två övergripande mål för Erasmus+ mobilitet:

• att möjliggöra mobiliteter för utbildning och lärande
• att utveckla kapaciteten hos de sändande utbildningsaktörerna.

Om organisationen i hög grad förlitar sig på en förmedlande organisation kan resultatet bli att syftet att utveckla organisationens kapacitet och institutionella kunnande inte uppfylls. Det innebär att programmedlen inte används korrekt.

Om organisationen väljer att vända sig till en förmedlande organisation krävs avtal om vilka uppgifter den förväntas utföra. Lärandeavtal för aktiviteterna skrivs tillsammans med värdorganisationen, dvs med den organisation var mobilitetsperioden genomförs. Detsamma gäller för intyg över mobilitetsperioden. Det är viktigt att komma ihåg att det alltid är den sändande organisationen som är ansvarig för kvaliteten i mobiliteterna.

Uppgifter som kan utföras av förmedlande organisationer är begränsade till praktiska och logistiska uppgifter, såsom:

• Hitta och boka resor och boenden
• Hantera administrativa uppgifter såsom t ex visumprocesser
• Söka efter och föreslå (men inte besluta om) värdorganisationer utomlands
• Samla information om utbildningssystemet i destinationsländerna.
• Stödja sändande organisation med förberedelser (beslut om innehåll och övervakning av förberedelserna är den sändande organisationens ansvar).

Om er organisation väljer att vända er till en förmedlande organisation så rekommenderas ni att noga läsa igenom dokumentet med anvisningar för hur ni kan arbeta med förmedlande organisation.

Ni hittar dokumentet via denna länk på kommissionens webbplats: Guidance for working with supporting organisations (call 2021-2022)

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan.

Inför utlandsvistelsen är det viktigt att de organisationer och individer som deltar vet vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem.

Upprätta ett lärandeavtal, Learning agreement, för varje utresande deltagare.

• Dokumentet beskriver och reglerar det lärande som ska ske under utlandsvistelsen.
• Dokumentet fyller ni i i samarbete med mottagande organisation och ska undertecknas av er, den mottagande organisationen och den utresande deltagaren.
• Dokumentet ska fyllas i och undertecknas innan utresa. Dokumentet ska sedan sparas hos er.

Dokumentet används för aktiviteterna

• undervisnings-/utbildningsuppdrag för personal
• jobbskuggnings-/observationsperioder för personal
• studier eller praktik för elever.

Dokumentet kan även användas för aktiviteten ta emot lärarpraktikant, men formatet kan behöva anpassas efter lärarpraktikanten och dennes utbildningsinstitutions behov.

Annex V: Learning agreement 2022 (word), svensk version: Bilaga V: Lärandeavtal 2022 (word)

För gruppmobilitet för elever, använd dokumentet Annex V: Learning programme for group activities 2022 (word), svensk version: Bilaga V: Lärandeprogram för gruppaktivitet 2022 (word)

För inbjudna experter, använd dokumentet Annex V: Learning programme provided by an invited expert 2022 (word), svensk version: Bilaga V: Lärandeprogram för inbjuden expert 2022 (word)

För kurser och andra utbildningsevenemang behövs en kursbeskrivning eller motsvarande.

För förberedande besök kan ni använda mallen nedan eller använda egen mall/valfritt format med samma innehåll.

Mall för Preparatory visit Erasmus+

För medföljande person behövs inte lärandeavtal.

Skriv ett individuellt avtal, Grant agreement with participants, med varje utresande deltagare där ni reglerar vad som gäller avseende ekonomi, försäkringar, tidsangivelser med mera för dennes mobilitet.

• Avtalet ska undertecknas av sändande organisation (det vill säga ni) och den utresande deltagaren (eller dess målsman om deltagaren är omyndig).
• Se till att avtalet är underskrivet av båda parter innan påbörjad mobilitet. Vid eventuell granskning kan vi på Universitets- och högskolerådet komma att begära in det signerade avtalet.

Avtalet används för aktiviteterna

• undervisnings-/utbildningsuppdrag för personal
• kurser och andra utbildningsevenemang för personal
• jobbskuggnings-/observationsperioder för personal
• studier eller praktik för elever
• inbjudna experter
• medföljande personer
• förberedande besök.

Annex V: Masterfile Grant Agreement with participants 2022 (word), svensk version: Bilaga V: Bidragsavtal för deltagare 2022 (word)

Elektroniska signaturer: väljer du att använda en e-underskrift ska den vara valideringsbar enligt EU-förordning eIDAS. UHR godkänner enkla, avancerade och kvalificerade e-underskrifter. Om e-underskrifter på Myndigheten för digital förvaltnings webbplats.

Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.

Intyg:

Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett intyg över det lärande som skett, ett närvarointyg eller ett kursintyg som mottagande organisation utfärdar. Som projektägare har du det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits.

Intyget ska visa att aktiviteten är genomförd och måste bland annat innehålla namn och kontaktuppgifter för den mottagande organisationen alternativt kursarrangören, namn på deltagaren och läranderesultat och start- och slutdatum för aktiviteten.

Dokumentet ska fyllas i och undertecknas av den mottagande organisationen hos vilken aktiviteten ägt rum vid mobilitetsperiodens slut. Signeringsdatum kan tidigast vara aktivitetens sista dag. Intyget är obligatoriskt och sparas hos er som projektägande organisation.

Information om vilka underlag som kontrolleras och behöver sparas, samt vilken information intygen behöver innehålla finns i Annex III, Financial and contractual rules.

• Europass mobilitetsdokument är ett dokument ni kan använda för att verifiera perioden.
• För vissa aktiviteter går det också bra att använda de mallar som EU-kommissionen tar fram: Learning agreement complement eller Learning programme provided by an invited expert.

• Kursanordnare utfärdar i regel egna kursintyg, men det är bra att i förväg undersöka hur den kursanordnare ni har valt arbetar med kursintyg. Kursintyget behöver innehålla namn på kursen, beskrivning av kursinnehåll, datum för kursperioden, namn på deltagare, namn på kursanordnare samt datering och underskrift av kursanordnare. Dessutom behövs bevis på kursanmälan och betalning av kursavgiften i form av en faktura eller en annan försäkran som utfärdats och undertecknats av kursanordnaren. Kontrollera att de utfärdade kursintygen innehåller den efterfrågade informationen.

För aktiviteterna

• undervisnings-/utbildningsuppdrag för personal
• jobbskuggnings-/observationsperioder för personal
• studier eller praktik för elever

använd Annex V: Learning agreement complement 2022 (word), svensk version: Bilaga V: komplement till lärandeavtal 2022 (word) eller Europass mobilitetsdokument (uhr.se)

För aktiviteten

• gruppmobilitet

krävs en deltagarlista tillsammans med lärandeprogrammet efter avslutad mobilitet. Använd: Learning programme for group activities, school education (word), eller svensk version: Lärandeprogram för gruppaktiviteter (word).

För aktiviteten

• ta emot lärarpraktikant

använd Annex V: Learning agreement complement 2022 (word), svensk version: Bilaga V: komplement till lärandeavtal 2022 (word) eller närvarointyg.

För aktiviteterna

• kurser och andra utbildningsevenemang för personal: kursintyg
• inbjudna experter: signera deltagarens Learning programme provided by an invited expert 2022/lärandeprogram för inbjuden expert 2022.
• förberedande besök: signera Preparatory visit - Certificate after completion
• medföljande person: signera Accompanying person - Certificate after completion

Deltagarrapport: 

Deltagare i aktiviteterna

• undervisnings-/utbildningsuppdrag för personal
• kurser och andra utbildningsevenemang för personal
• jobbskuggnings-/observationsperioder för personal
• studier eller praktik för elever
• lärarpraktikant
• ansvarig medföljande personal vid gruppmobilitet

ska fylla i en deltagarrapport, Participant report, när de genomfört mobiliteten. Participant report är ett frågeformulär som autogenereras i Beneficiary Module i samband med att aktiviteten avslutas. Rapporten skickas automatiskt till berörda deltagare. Se därför till att mobiliteten är registrerad i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Intyg om hållbar resa vid gruppmobilitet:

Om ni inom projektet genomfört en hållbar resa vid gruppmobilitet krävs en redogörelse och intygande per resa att uppgifterna stämmer. En hållbar resa, så kallad "Green travel", innebär att huvuddelen för resans transportmedel görs med buss, tåg eller bilpooling/samåkning. Projektet behöver en redogörelse och intygande per resa/gruppmobilitet.

Dokumentet används som underlag vid en eventuell kontroll av projektet och dess budget.

Intyg om hållbar resa vid gruppmobilitet (word)

Intyg och motivering för inkluderingsstöd:

Om ni inom projektet har deltagare med begränsade möjligheter så kan ni få ett inkluderingsstöd till organisationen om 100 euro per deltagare. För att få stödet krävs ett underlag med kort motivering och intygande. Dokumentet används som underlag vid en eventuell kontroll av projektet.

Mall att använda: Intyg och motivering för inkluderingsstöd till organisationen (word)

Elektroniska signaturer: väljer du att använda en e-underskrift ska den vara valideringsbar enligt EU-förordning eIDAS. UHR godkänner enkla, avancerade och kvalificerade e-underskrifter. Om e-underskrifter på Myndigheten för digital förvaltnings webbplats.

När ni har genomfört mobiliteter kan ni fokusera på utvärderings- och spridningsaktiviteter.

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för.

• Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags.
• Andra kanske måste avbryta och åka hem i förväg.
• Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet.
• Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet.

Som ackrediterade har ni beviljats en budget utan att specificera destinationer, mottagande organisationer, flöden med mera. Budgeten ska ni disponera för att genomföra aktiviteter som bidrar till att uppnå målen i er Erasmusplan.

Eftersom budgeten inte är ”låst” till specifika aktiviteter är ni fria att utifrån innehållet i ert kontrakt anpassa planerade aktiviteter efter de omständigheter som dyker upp. Det viktiga är att aktiviteterna som genomförs bidrar till att uppnå något eller några av de mål ni har satt upp i er Erasmusplan på ett relevant sätt.

Om du behöver fråga om eller diskutera förändringar är du alltid välkommen att kontakta oss:

• ka1skola@uhr.se
  eller
• Via växelnummer 010-470 03 00. Fråga efter handläggare för Erasmus+ mobilitet skola.

Oförutsedda kostnader:

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure.

Läs mer om ansökan om force majeure.

Nya konsortiemedlemmar

Konsortier kan lägga till nya medlemmar under pågående projekt.  För att lägga till en konsortiemedlem skickar ni ett mejl till ka1skola@uhr.se med följande information:

• Namn på projektägande organisation
• Organisationens OID-kod
• Legal representative (För- och efternamn, funktion, telefonnummer och e-postadress)
• Primary contact (För- och efternamn, funktion, telefonnummer och e-postadress)
• Samt en ifylld och signerad mandate. Mall för mandate finns här.

Mandate ska vara signerat av Legal representative för den organisation ni vill lägga till och daterat max. 30 dagar innan inskickande. Observera att uppgifter behöver fyllas i manuellt.

Tänk på att organisationer inte kan läggas till i efterhand. Ni måste således få en bekräftelse från UHR innan de deltar i en aktivitet.

Medel för faktiska kostnader:

Ni kan ansöka om medel för faktiska kostnader (exceptional costs) som uppstått. Ansökan kan inkludera kostnader för flera deltagare och olika kategorier av mobiliteter (de olika typerna av aktivitet för personal och elever/studerande). Det går att ansöka retroaktivt, efter att mobiliteten ägt rum. En redogörelse och motivering krävs. Kvitton och underlag behöver finnas för dessa kostnader. Faktiska kostnader ni kan ansöka om:

• Faktiska kostnader för inkluderingsstöd till deltagare.
• Faktiska kostnader för dyra resor.
• Faktiska kostnader för visum, uppehållstillstånd, vaccinationer och läkarintyg.

Deadline för ansökan om faktiska kostnader var i juni 2023. Efter detta datum är det inte längre möjligt att ansöka.

En kontraktsändring 12 månader in i projektperioden, även kallat interim amendment, erbjuds som en möjlighet för ackrediterade projekt. Det är frivilligt och inte något som ert projekt behöver göra.

Ansökan om interim amendment sker i Beneficiary Module. Ett mejl kommer automatiskt skickas ut till projektets kontaktperson när kontraktsändringsansökan interim amendment är tillgänglig i Beneficiary Module. Ansökan är öppen i cirka 45 dagar vid 12 månader in i projektperioden.

Alla genomförda  mobiliteter måste vara rapporterade med status "complete" i Beneficiary Module innan ansökan om kontraktsändring skickas in.

Om ni avstår från att ansöka om kontraktsändring fortlöper projektet som vanligt i enlighet med kontraktet.

Det finns tre kategorier av kontraktsändringar som ni kan ansöka om:

• Ansöka om förlängning av projektperiod från 15 månader till 24 månader.
  Det är endast möjligt att förlänga till 24 månader, alltså ingen valfri period mellan 15 och 24 månader.
• Ansöka om mer medel för projektet.
  Här kan ni ansöka om mer medel genom att ange en procentuell ökning av er beviljade budget som ni önskar få. I Beneficiary Module kommer procenttalet att översättas till euro och det antal mobiliteter som det motsvarar. Exempelvis att ni ansöker om 5 procents ökning av beviljad budget. Beneficiary Module räknar ut att det motsvarar 5 000 euro som i snitt motsvarar 5 mobiliteter. En förutsättning för att projektet beviljas mer medel är att Universitets- och högskolerådet har medel att fördela.
• Ansöka om att lämna tillbaka medel.
  Det här bör vara projektets sista alternativ. EU-kommissionen rekommenderar att projektet förlängs snarare än att medel lämnas tillbaka. Det här är dock er möjlighet att styra er budget utifrån era egna förutsättningar. Ser ni att alla medel inte kommer att kunna förbrukas inom projektet även om det förlängs till 24 månader så är det här möjligheten att lämna tillbaka medel för att undvika låg budgetförbrukning. Hur stor del av budgeten som förbrukas inom projektet påverkar hur mycket medel er organisation kommer att kunna beviljas i framtida budgetansökan. Det är endast vid 12 månaders kontraktsändring som denna möjlighet finns. Väljer ni att ansöka om att lämna tillbaka medel anger ni det belopp i euro som ni vill lämna tillbaka. Beneficiary Module räknar ut vilken procent av beviljad budget och antal mobiliteter som beloppet motsvarar. En motivering krävs till varför alla medel inte kommer kunna användas inom projektet.

UHR har uppdraget att stödja projektägare inom Erasmus+ i Sverige. Det mesta av den information som behövs för att kunna driva projekten finns samlat här på webbplatsen och de dokument som hänvisas till här. Med jämna mellanrum bjuder UHR dessutom in till möten för att informera om olika steg i projektprocessen. En del av dessa möten är digitala och andra fysiska. Ibland förekommer det också att UHR gör så kallade monitoreringsbesök hos er projektägare i syfte att stödja och informera. Projektägare är också välkomna att kontakta oss via e-post på ka1skola@uhr.se vid specifika frågor.

Monitoreringsbesök

Universitets- och högskolerådet kan även komma att besöka pågående projekt i stödjande syfte i ett så kallat monitoreringsbesök. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. 

Ibland utförs kontroller för att säkerställa att de projektmedel som delas ut används på rätt sätt, att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen och att obligatorisk dokumentation finns på plats hos er projektägare. Kontroller kan förekomma såväl under som efter projekttiden. Ibland ombeds ni skicka in underlag digitalt till UHR och i andra fall kan det vara ett fysiskt besök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Kontroller i form av platsbesök

Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Det är viktigt att relevanta underlag så som vistelseintyg och avtal finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via mejl. 

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Kontroll efter avslutat projekt – fördjupad granskning

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt.

Om en fördjupad granskning blir aktuell för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag, som ni som projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Konsekvenser vid avvikelse från regelverk

I fall där det framkommer att en ackrediterad organisation eller organisationer som ingår i ett konsortium inte har arbetat i enlighet med regelverket kan Universitets- och högskolerådet fatta beslut om observation, avstängning eller det kan få ekonomiska konsekvenser.

• Observation: I dessa fall kommer organisationens arbete inom ramen för ackrediteringen att följas noggrannare under en period. Om det anses nödvändigt kan det även bli aktuellt med begränsningar av budget i budgetutlysningar under pågående observationsperiod.
• Avstängning: Återkommande och grövre regelbrott kan leda till avstängning under en period. Under avstängningen kan den ackrediterade organisationen inta ansöka om bidrag. Om det anses nödvändigt kan även pågående projekt inom ramen för ackrediteringen avbrytas.
• Ekonomiska konsekvenser: Ogiltiga aktiviteter eller annat som strider om Erasmusprogrammets regelverk kan leda till att projektmedel måste betalas tillbaka.

Observations- och avstängningsperioderna avslutas när organisationen kan visa att kvalitetskraven kan uppfyllas igen. Organisationer under observation eller avstängning kan inte ansöka om nya ackrediteringar i andra sektorer. Den beviljade ackrediteringen kan även avslutas om organisationen efter en tids avstängning eller observation inte visar att man kan arbeta i enlighet med regelverket.

Vi bjuder in alla projektägare till slutrapporteringsmöten i samband med varje projektcykels slut. 

Under mötet går vi igenom hur slutrapporteringen av projektet går till, bland annat regler och frågorna i slutrapporten.

För att löpande administrera och följa upp pågående projekt använder du rapporteringsverktyget Beneficiary Module. Avslutningsvis använder du verktyget för att hantera budgetredovisningen och slutrapporteringen.

Administrera och rapportera

Beneficiary Module använder du för att registrera de organisationer som tar emot deltagare, registrera deltagare, deras mobilitetsperioder samt skicka och ta emot deltagarrapporter.

Hantera projektet löpande

Det är viktigt att du registrerar mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, eftersom det är i samband med registreringen du kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet. I den tilldelade budgeten ser du endast ett genomsnittligt totalbelopp för varje mobilitet och dag. När du fyller på med mer specifik information i redovisningen regleras summan utifrån exempelvis reseavstånd och i enlighet med de korrekta schablonbeloppen som är inlagda i systemet.

Du har 60 dagar från och med sista projektdagen på dig att skicka in en slutrapport. Se till att spara det du skriver i ett separat dokument ifall det skulle bli några problem med Beneficiary Module.

Tekniska instruktioner

UHR erbjuder tekniskt stöd i form av öppna webbinarium där du kan ställa frågor om Beneficiary Module. Ingen anmälan behövs.

Här hittar du kommande webbinarier.

Tekniska instruktioner om hur du slutrapporterar i Beneficiary Module hittar du även på kommissionens Erasmus+ hemsida:

How to complete and submit the final beneficiary report - Erasmus+ & European Solidarity Corps guides - EC Public Wiki (europa.eu)

Logga in och administrera projektet

• Logga in i verktyget på kommissionens webbplats.
• Kontaktpersonen loggar in med sitt EU-login.

Checklista

Förberedelser:

• Kontrollera att rapporterade mobiliteter är kompletta – status ”Complete”.
• Kontrollera att alla deltagarrapporter har kommit in – status ”Submitted”.
• Observera att deltagarrapporter för inställda mobiliteter med force majeure inte behöver lämnas in.
• Vid beviljad force majeure kontrollera att budget överensstämmer med force majeure-beslutet.
• Meddela förändringar, t.ex byte av firmatecknare, till UHR innan slutrapporten skickas in.
• Läs igenom projektansökan innan du börjar med slutrapporten.

Slutrapportens innehåll:

I slutrapporteringsstödet hittar du förklaringar till frågorna i rapportformuläret: Slutrapporteringsstöd för projektägare (pdf)

• Beskriv projektgenomförandet utifrån Erasmus Quality Standards.
• Referera till projektets syfte/mål på måluppfyllelsen.
• Referera till deltagarrapporternas resultat.
• Besvara frågorna utförligt.

Ändringar under projektets gång/oförutsedda händelser:

• Beskriv det ni har kunnat genomföra, där det är relevant.
• Förklara uteblivna aktiviteter.
• Om inget kunnat genomföras – meddela oss på UHR för ”termination no grant”.

Kontakta oss om du har frågor via e-post. Här hittar du kontaktuppgifter för respektive program.

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt.

Om en fördjupad granskning blir aktuell för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag, som ni som projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Information om vilka underlag som kontrolleras och behöver sparas finns i kontraktsbilaga 2.

• Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
• Håll presentationer av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk.
• Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
• Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagarna.
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
• Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
• Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
• Webbplatser, webbsidor och sociala medier.
• Workshops och öppet hus.
• Mässor, utställningar.
• Konferenser och seminarier.
• Press, tv. 

För fler tips och råd om hur ni kan kommunicera era projektresultat, se EU-kommissionens guide Så når du ut med ditt projekt (pdf).

I all er kommunikation och i det material ni tar fram använder ni Europeiska unionens logotyp.

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.