Vi beskriver hur du hanterar ert projekt, från uppstart till avslut. Här har vi samlat bilagor till kontraktet liksom andra dokument, verktyg och resurser som ni kan behöva under projektets gång.

Projektstart sker mellan 1 september och 31 december, exakt startdatum för ert projekt framgår av ert kontrakt. Aktiviteterna kan genomföras under en projektperiod på 6 till 18 månader. När projektperioden är över skickar du in en slutrapport för perioden.

Uppstart av nytt projekt 

För att hantera ert projekt behöver du vara insatt i programmets regler och ramverk samt vilka dokument och verktyg som måste användas under hela projektet.

Innan ni påbörjar ert projekt ska ni teckna ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet. Läs igenom kontraktet samt de bilagor som hör till noggrant. Dokumenten innehåller information om vad ni kan göra inom just ert projekt, hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

Grant Agreement Special Conditions är ert huvudkontrakt som innehåller er projektspecifika information. Kontraktet skickar vi till er.

Allmänna villkor - General conditions:

Annex I: General conditions 2021, mono beneficiary (pdf)

I de allmänna villkoren hittar du information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel avslut av projektet i förtid, begäran om ändringar och tillägg till kontraktet, budgetöverföringar med mera.

Budget - Annex II, er projektspecifika budget

Visar hur den totala budgeten är fördelad mellan olika aktiviteter. Dokumentet skickar vi per e-post till er i samband med att ni får ert kontrakt. Du hittar där information om er beviljade projektbudget.

Regler för ekonomi och kontrakt:

Annex III: Financial and contractual rules 2021, short term projects KA 122 school education (pdf)

I regler för ekonomi och kontrakt hittar du information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för special needs support, exceptional costs), med mera.

Bidragsbelopp:

Annex IV: Applicable rates KA 122 school education (pdf)

Mallar för avtal mellan deltagare, Annex V:

Avtalsmallar som ni kan använda för att upprätta avtal mellan deltagaren och deltagande organisationer. Mallarna hittar du under rubriken Under pågående projekt, Innan avresa.

Addendum to the Grant Agreement:

Regler som gäller i de fall virtuella aktiviteter ersätter motsvarande fysiska aktiviteter på grund av Covid-19.

Annex VI - Addendum to the Grant Agreement (pdf)

Programhandledningen för Erasmus+ är EU-kommissionens regelverk om programmet och är det dokument som bland annat styr vilka aktiviteter som är giltiga. I programhandledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+sammanhang (men kanske inte så ofta annars) förklaras.

Erasmus+ Programme Guide 2021 på EU-kommissionens webbplats

Relevanta rubriker i handledningen:

  • Part B, information about the actions
  • Key Action 1: Learning Mobility of Individuals
  • Mobility for learners and staff in School Education
  • Short term projects for mobility of learners and staff in School Education
  • Glossary of terms

De aktiviteter som ni genomför och som ni får bidrag för ska följa Erasmus kvalitetskriterier, Erasmus quality standards. Kriterierna ger riktlinjer och stöd för hanteringen av de olika moment som ingår i projektet. Det handlar om stöd i ert urval av och förberedelser för deltagare, hur ni definierar, utvärderar och erkänner läranderesultat, hur ni delar och sprider resultat från ert projekt, med mera.

Ni ska säkerställa att de aktiviteter ni genomför sker utifrån ett inkluderande och rättvist perspektiv, att de är miljömässigt hållbara och ansvarsfulla och att ni använder digitala verktyg och lärmetoder som kompletterar deltagarnas fysiska aktiviteter.

Erasmus quality standards på EU-kommissionens webbplats

Som projektägare administrerar och följer du upp projektet med hjälp av verktyget Beneficiary Module.

Vi kommer att skapa ett konto för ert beviljade projekt i verktyget. Kontaktpersonen för projektet får ett mejl med information om hur man går till väga för att kunna logga in och börja administrera projektet.

Beneficiary Module använder du för att registrera deltagare och mobiliteter (till exempel elevmobilitet- eller jobbskuggningsperioder), hantera budgeten, deltagarrapporter och för att skapa och lämna in rapporter.

Det är viktigt att du registrerar mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt. Vi kommer att erbjuda utbildning i verktyget.

Vi publicerar länk till Beneficiary Module när vi får tillgång till verktyget.

Som projektägare är det ert ansvar att följa upp projektet kontinuerligt. Till exempel genom deltagarnas inlämnade deltagarrapporter i Beneficiary Module eller andra väl planerade utvärderingar. På så sätt kan ni se vad som har fungerat bra och inte.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och eventuella kostnader för förberedelser med mera. Budgeten baseras på schabloner. Den beviljade budgeten utgår ifrån en genomsnittlig klumpschablon för varje aktivitetstyp och angivet antal dagar i budgetansökan. Den budget du redovisar utgår ifrån schabloner kopplade till de specifika budgetposterna.

Enhetsbeloppen för mobiliteter avser förutom uppehälle även försäkringar och eventuellt visum i samband med mobiliteten.

Annex IV: Applicable rates KA 122 school education (pdf)

För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder du EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat du får
fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet.

För beräkning av valutakurs, se European Central Bank, växlingskurs euro-SEK.

Under hösten bjuder vi på Universitets- och högskolerådet in er till ett uppstartsmöte. Under mötet diskuterar vi de regler som gäller för att genomföra projektet och går igenom de olika verktyg som finns till ert förfogande som projektägare.

Du är välkommen att kontakta oss under hela projektperioden. Uppge alltid projektnumret för det projekt det gäller när du kontaktar oss.

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats

Under pågående projekt 

När ni startat upp projektet är det dags för genomförandefasen. När ni har valt ut dem som ska delta i ert projekt är det viktigt att de får all den information de behöver för att kunna genomföra sin mobilitet (utlandsvistelse) på ett tillfredsställande sätt.

Här har vi sorterat informationen under olika rubriker; vad som behöver göras innan avresa, vad som görs under utlandsperioden, vad som ska göras vid hemkomsten och vad ni ska göra om det inträffar något oförutsett eller om det uppstår några problem eller frågor under projektets gång.

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan.

Avtal och avtalsmallar: Inför utlandsvistelsen är det viktigt att de organisationer och individer som deltar vet vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem.

Upprätta ett lärandeavtal för varje utresande deltagare. Dokumentet beskriver och reglerar det lärande som ska ske under utlandsvistelsen. Dokumentet fyller ni i i samarbete med mottagande organisation och ska undertecknas av er, den mottagande organisationen och den utresande deltagaren. Dokumentet ska fyllas i och undertecknas innan utresa. Dokumentet ska sedan sparas hos er.

Skriv ett individuellt avtal med varje utresande deltagare där ni reglerar vad som gäller avseende ekonomi, försäkringar, tidsangivelser med mera för dennes mobilitet. Avtalet ska undertecknas av sändande organisation (det vill säga ni) och den utresande deltagaren (eller dess målsman om deltagaren är omyndig). Se till att avtalet är underskrivet av båda parter innan påbörjad mobilitet. Vid eventuell granskning kan vi på Universitets- och högskolerådet komma att kräva in det signerade avtalet.

Annex V: Learning agreement 2021 (word)

Annex V: Learning agreement complement 2021 (word)

Annex V: Learning programme for group activities 2021 (word)

Annex V: Learning programme provided by an invited expert 2021 (word)

Annex V: Masterfile grant agreement with participants 2021 (word) 

Registrera uppgifter om varje mobilitetsdeltagare och dess respektive mobilitetsperioder i Beneficiary Module.

Vi publicerar länk till Beneficiary Module när vi får tillgång till verktyget.

Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.

Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett vistelseintyg eller kursintyg utfärdat av mottagande organisation. Som projektägare har du det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits.

Intyget ska visa att aktiviteten är genomförd och måste bland annat innehålla namn och kontaktuppgifter för den mottagande organisationen alternativt kursarrangören, namn på deltagaren och läranderesultat och start- och slutdatum för aktiviteten.

Dokumentet ska fyllas i och signeras av den mottagande organisationen vid mobilitetsperiodens slut. Signeringsdatum kan tidigast vara aktivitetens sista dag. Intyget är obligatoriskt och sparas hos er som projektägande organisation.

  • Europass mobilitetsdokument är ett dokument ni kan använda för att verifiera perioden: Europass mobilitet på uhr.se
  • Det går också bra att använda en mall som EU-kommissionen tar fram. Vi publicerar mallen så snart vi får tillgång till den.
  • Kursanordnare utfärdar i regel egna kursintyg, men det är bra att i förväg undersöka hur den kursanordnare ni har valt arbetar med kursintyg. Kontrollera även att de utfärdade kursintygen innehåller den efterfrågade informationen.

Information om vilka underlag som kontrolleras och behöver sparas, samt vilken information intygen behöver innehålla finns i Annex III, Financial and contractual rules.

När mobiliteten är genomförd ska deltagaren fylla i en deltagarrapport. Vi publicerar mer information om det när vi vet mer.

När ni har genomfört mobiliteter kan ni fokusera på utvärderings- och spridningsaktiviteter:

För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, bjud in andra kommuner eller organisationer, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.

Tips på aktiviteter, kanaler och verktyg som ni kan använda för att sprida det ni uppnår i ert projekt:

  • Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
  • Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
  • Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av studerande.
  • Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
  • Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
  • Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
  • Använd EU. Erasmus+ Project Results Platform är Europeiska kommissionens webbplats där projekt och resultat publiceras.

Tips på medier och verktyg:

  • Webbsidor och webbplatser
  • Möten, workshops och seminarier
  • Utställningar och demonstrationer
  • Rapporter, broschyrer, artiklar i specialtidningar
  • Audiovisuellt material
  • Sociala medier av olika slag
  • Öppna evenemang
  • Existerande kontakter och nätverk

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för.

  • Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags.
  • Deltagarna kanske måste avbryta och åka hem i förväg.
  • Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet.
  • Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet.

Om du behöver fråga om eller diskutera förändringar är du alltid välkommen att kontakta oss:

  • ka1skola@uhr.se
    eller
  • Via växelnummer 010-470 03 00. Fråga efter handläggare för Erasmus+ mobilitet skola.

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure.

Ansökan om att få hänvisa till force majeure med anledning av coronaviruset:

Om force majeure med anledning av coronaviruset

Ansökan om att få hänvisa till force majeure i de fall situationen inte uppkommit på grund av coronaviruset:

Ansökan om att få hänvisa till force majeure - ej coronarelaterat (word)

Du skickar ansökan till adress ka1skola@uhr.se

Kontroller i form av platsbesök: Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök. Det är viktigt att relevanta underlag så som vistelseintyg, avtal och ekonomiska underlag finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via mejl.

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med er ansökan. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att kontakta er och boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Mer information finns i Annex III, Financial and contractual rules.

Monitoreringsbesök: Universitets- och högskolerådet kan även komma att besöka pågående projekt i stödjande syfte i ett så kallat monitoreringsbesök. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. 

När projektet ska avslutas 

Efter projektperiodens slut ska en slutrapport lämnas in. För att underlaget i slutrapporten blir komplett och korrekt är det viktigt att under hela projektperioden fortlöpande rapportera och dokumentera det som sker inom projektet.

Vi bjuder in alla projektägare till slutrapporteringsmöten i samband med varje projektcykels slut. 

Under mötet går vi igenom hur slutrapporteringen av projektet går till, bland annat regler och frågorna i slutrapporten.

Du slutrapporterar ert projekt i Beneficiary Module. Se till att spara det du skriver i ett separat dokument ifall det skulle bli några problem med Beneficiary Module.

Vi uppdaterar med mer information om slutrapporteringen när vi vet mer.

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är UHR ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt.

Om en fördjupad granskning blir aktuellt för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag, som ni som projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska ni spara i upp till fem år efter avslutat projekt.

Information om vilka underlag som kontrolleras och behöver sparas finns i Annex III, Financial and contractual rules.

Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra.

Exempel:

  • Presentation av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk
  • Workshops och öppet hus
  • Webbsida och sociala medier
  • Mässor, utställningar
  • Konferenser och seminarier
  • Press, tv

För mer tips, se Under pågående projekt, punkt 3. Efter mobilitetsperioden.

I all er kommunikation och i det material ni tar fram använder ni Europeiska unionens logotyp.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats

I all er kommunikation och i det material ni tar fram använder ni Europeiska unionens logotyp.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats

Inkludering och mångfald

Alla individer - oavsett förutsättningar - ska kunna delta och utvecklas genom Erasmus+. En av fyra prioriteringar inom Erasmus+: Inkludering och mångfald

Grön hållbarhet

Miljömässigt hållbara projekt är en av Erasmus+ fyra prioriteringar. Vi har samlat information, tips och länkar som du kan använda som stöd: Grön hållbarhet