Information för Erasmus+ mobilitet vuxenutbildning med anledning av coronapandemin

Denna sida innehåller information till projektägare inom Erasmus+ mobilitet yrkesutbildning med anledning av coronapandemin. Här finner ni information om vad som gäller för er som måste ändra planer på grund av restriktioner kopplade till spridningen av coronaviruset.

Inom projektets ordinarie regler har ni redan nu stor frihet att byta mottagande organisation och ändra tidsplanering av planerade aktiviteter. Anvisningar för hur ni hanterar avbrutna, pågående och redan bokade aktiviteter hittar du längre ned på denna sida under rubriken Force majeure.

Utbyten höstterminen 2020

Det är möjligt för personal att starta sin mobilitet virtuellt under höstterminen 2020 för att sedan låta den övergå till fysisk mobilitet vid senare tillfälle, om/när situationen så tillåter.

Deltagaren får stipendium som vanligt för den period hen deltar i den fysiska mobiliteten. Om en deltagare inte kan påbörja sitt utbyte fysiskt under höstterminen räknas hela mobiliteten som en godkänd distansmobilitet. Inget stipendium utgår till deltagare för utbytesdelen som utförs på distans. Er organisation är fortsatt berättigat till medel för organisationsstöd (OS-medel) för de mobiliteter som genomförs, oavsett om dessa sker fysiskt, på distans, eller som en kombination.

Kan en karantänperiod inkluderas i mobilitetstiden?

Om deltagaren måste gå i obligatorisk karantän (till exempel på grund av nationell lagstiftning) under sin mobilitetsperiod kan tiden i karantän räknas som en del av mobilitetsperioden.

Definition av distansstudier

Distansmobilitet från hemlandet

Om en deltagare utför sin mobilitet från Sverige, får deltagaren inget stipendium. Men projektägaren får fortfarande organisationsstöd för mobiliteterna.

En deltagare åker till värdlandet och bedriver hela eller delar av aktiviteten på distans i värdlandet

Om deltagaren reser till värdlandet där aktiviteten ska bedrivas och den sker helt eller delvis online i den mottagande anordnarens regi, har deltagaren rätt till stipendium. Det går också att i mobilitetstiden räkna in om till exempel värdorganisationen har en välkomstvecka som sker online.

Detta är alltså under förutsättning att deltagaren befinner sig på plats i värdlandet och deltar i de aktiviteter som är överenskomna med mottagande part.

Definitionslista

  • Fysisk mobilitet: deltagaren är på plats i värdlandet, antingen fysiskt eller helt eller delvis på distans (online).
  • Distansmobilitet: mobiliteten sker online från Sverige eller annat land som inte är värdlandet (det vill säga sker ej i värdlandet).

Vilken dokumentation som behöver finnas

Dokumentation för mobiliteter som bedrivs helt eller delvis på distans från Sverige eller annat land än värdlandet

Aktiviteter måste styrkas med ordinarie underlag såsom kursintyg eller motsvarande närvarointyg. Samma krav på erkännande och tillgodoräknande finns som vid en fysisk mobilitet.

För kunna byta från en planerad fysisk mobilitet till en distansmobilitet ska du göra en kontraktsändring. Det gör du genom att skicka in dokumentet "Addendum financial and contractual rules", där du också hittar mer information om de olika underlagen vid distansmobilitet:

Addendum financial and contractual rules applicable to projects organising virtual activities due to covid-19 (word)

Dokumentation vid fysisk mobilitet  

Aktiviteten måste styrkas med ordinarie underlag såsom närvarointyg/kursintyg.

Möjlighet att skjuta upp planerade aktiviteter

Det är möjligt att genomföra planerade aktiviteter genom att senarelägga dem inom nuvarande kontraktsperiod. Ni behöver inte kontakta oss om ni väljer att skicka personal senare än vad ni planerat eller till en annan mottagande organisation eller annat land. Det viktiga är att era ändringar faller inom ramarna för ert projekt och de mål ni satte upp i er ansökan. Tänk på att eventuella förändringar inte får överskrida er beviljade budget. I vissa fall kan det bli aktuellt med en kontraktsförlängning.  

Ni kan också välja att inte genomföra era beviljade aktiviteter. Om ni inte genomför alla aktiviteter ni blivit beviljade kommer ni vid slutrapportering av projektet beroende på genomförandegrad antingen få en sista slututbetalning baserat på genomförda aktiviteter eller avkrävas en återbetalning av ej utnyttjade medel. 

Möjlighet att förlänga kontraktsperiod

I och med coronaviruset kommer flertal projektägare inte kunna genomföra planerade aktiviteter. För att öka flexibiliteten och möjliggöra att berörda projekt ska kunna genomföra sina planerade aktiviteter är det möjligt att förlänga kontraktet. Ett projekt kan förlängas med max 12 månader. Projektet som helhelt kan vara totalt max 36 månader.

En begäran om kontraktsförlängning måste inkomma minst en månad innan kontraktet löper ut. 

Använd denna blankett:
Begäran om kontraktsförlängning corona KA1 vuxenutbildning (word)

Force majeure inom Erasmus+ mobilitet vuxenutbildning

För mobiliteter som avbryts eller ställs in som en direkt följd av det nya coronavirusets påverkan på samhället är det möjligt att söka ersättning enligt force majeure. Vi ber er att avvakta med att göra en ansökan tills ni vet hur mycket ni får tillbaka via t ex försäkringar och flygbolag. UHR:s svar på ansökan ligger sedan till grund för vad ni kan rapportera i samband med att ni slutrapporterar projektet och då justeras även er eventuella slututbetalning alternativt ert återkrav.

Observera att UHR inte betalar ut några medel i samband med godkänd ansökan om att få åberopa force majeure.

Ansökan om force majeure ska alltid göras skriftlig via avsedd blankett och kommer att bedömas individuellt. Blanketten fylls i och skickas in digitalt och behöver inte signeras. Ansökan om force majeure ska inkomma innan projektet är avslutat.

Obs! Ansökan består av två delar: en Excel-fil och ett försättsblad (Word-fil). Använd dessa båda blanketter när du gör din ansökan:

Samlad ansökan om force majeure corona Erasmus+ mobilitet (excel)

Försättsblad ansökan force majeure corona KA104 (word)

Frågor?

Om ni har frågor eller känner er osäkra kan ni kontakta oss via e-post till ka1vux@uhr.se

Reseinformation

Planerar ni att göra en resa till ett annat land finns information om eventuella restriktioner och andra inresekrav på Utrikesdepartementets (UD:s) och svenska ambassadens webbplatser:

UD:s reseinformation på regeringen.se

Svenska ambassadens reseinformation på swedenabroad.se