Information för Erasmus+ mobilitet yrkesutbildning med anledning av coronapandemin

Denna sida innehåller information till projektägare inom Erasmus+ mobilitet yrkesutbildning med anledning av coronapandemin. Här finner ni information om vad som gäller för er som måste ändra planer på grund av restriktioner kopplade till spridningen av coronaviruset.

Inom projektets ordinarie regler har ni redan nu stor frihet att byta partners, ändra tidsplanering för APL/LIA-perioder och jobbskuggningar. Anvisningar för hur ni hanterar avbrutna, pågående och redan bokade aktiviteter hittar ni längre ned under rubriken Force majeure.

Utbyten höstterminen 2020

Det är möjligt för både studenter/elever och personal att starta sin mobilitet virtuellt under höstterminen 2020 för att sedan låta den övergå till fysisk mobilitet vid senare tillfälle, om/när situationen så tillåter.

Båda kategorierna deltagare får stipendium som vanligt för den period de deltar i den fysiska mobiliteten. Om en deltagare inte kan påbörja sitt utbyte fysiskt under höstterminen räknas hela mobiliteten som en godkänd distansmobilitet. Inget stipendium utgår till deltagare för utbytesdelen som utförs på distans. Er organisation är fortsatt berättigat till medel för organisationsstöd (OS-medel) för de mobiliteter (så väl för personal och lärare som praktikanter) som genomförs, oavsett om dessa sker fysiskt, på distans, eller som en kombination.

De studerande/elever som påbörjar sin mobilitet på distans kommer fortsatt att ha språkstöd (OLS), både innan och efter sin mobilitet.

Kan en karantänperiod för studenter eller praktikanter inkluderas i mobilitetstiden?

Om praktikant måste gå i obligatorisk karantän (till exempel på grund av nationell lagstiftning) under sin mobilitetsperiod kan tiden i karantän räknas som en del av mobilitetsperioden.

Definition av distansstudier

Distansmobilitet från hemlandet

Om en praktikant utför sin mobilitet från Sverige, får deltagaren inget stipendium. Men projektägaren får fortfarande organisationsstöd för mobiliteterna.

En praktikant åker till värdlandet och bedriver hela eller delar av aktiviteten på distans i värdlandet

Om praktikanten reser till värdlandet där aktiviteten ska bedrivas och den sker helt eller delvis online i den mottagande praktikanordnarens regi, har praktikanten rätt till stipendium. Det går också att i mobilitetstiden räkna in om till exempel värdorganisationen har en välkomstvecka som sker online.

Detta är alltså under förutsättning att praktikanten befinner sig på plats i värdlandet och deltar i de aktiviteter som är överenskomna med mottagande part.

Definitionslista

  • Fysisk mobilitet: studenten/eleven är på plats i värdlandet, antingen vid praktikorganisationen eller bedriver sina praktik helt eller delvis på distans (online).
  • Distansmobilitet: mobiliteten sker online från Sverige eller annat land som inte är värdlandet (det vill säga sker ej i värdlandet).

Vilken dokumentation som behöver finnas

Dokumentation för mobiliteter som bedrivs helt eller delvis på distans från Sverige eller annat land än värdlandet

Aktiviteter måste styrkas med ordinarie underlag såsom learning agreement, betygsutdrag eller motsvarande närvarointyg. För utbyten som sker på distans behöver inget grant agreement tecknas. Skulle distansmobiliteten övergå till ett fysiskt utbyte ska grant agreement tecknas som vanligt. Samma krav på erkännande och tillgodoräknande finns som vid en fysisk mobilitet. Mer om de olika underlagen vid distansmobilitet:

Addendum financial and contractual rules applicable to projects organising virtual activities due to covid-19 (word)

Dokumentation vid fysisk mobilitet  

Aktiviteten måste styrkas med ordinarie underlag såsom grant agreement, learning agreement och närvarointyg.

Förlängning för recent graduates-praktikanter

För nyexaminerade studenter/elever (recent graduates) som behöver skjuta upp sin planerade praktik på grund av coronaviruset tillåts en förlängning med sex månader. Det innebär att nyutexaminerade studenter kan genomföra praktik inom 18 månader efter avslutad utbildning istället för de 12 månader som vanligtvis gäller. Detta undantag gäller oavsett projektperiod.

Hur gör vi med beviljade aktiviteter inom ramen för projektets kontraktsperiod?

Det är möjligt att genomföra beviljade aktiviteter som APL/LIA-perioder och jobbskuggning genom att senarelägga dem inom projektets kontraktsperiod. Ni behöver inte kontakta oss om ni väljer att skicka elever/studerande/personal senare än vad ni planerat eller till en annan partner eller annat land. Ni kan också ändra längden på aktiviteterna utan att meddela oss (till exempel om ni hade planerat att skicka elever på 8 veckors APL men ni vill ändra till 3 veckors APL-perioder) så länge längden på perioderna är i enlighet med Erasmus+ programmets regelverk. Så länge aktiviteterna inte överskrider beviljad budget kan ni genomföra dessa ändringar utan att meddela oss. I vissa fall kan det bli aktuellt med en kontraktsförlängning.  

Ni kan också välja att inte genomföra era beviljade aktiviteter. Om ni inte genomför alla aktiviteter ni blivit beviljade kommer ni vid slutrapportering av projektet beroende på genomförandegrad antingen få en sista slututbetalning baserat på genomförda aktiviteter eller avkrävas en återbetalning av ej utnyttjade medel. 

Hur gör vi om vi vill förlänga projektets kontraktsperiod?

I och med coronaviruset kommer flertal projektägare inte kunna genomföra planerade aktiviteter. För att öka flexibiliteten och möjliggöra att berörda projekt ska kunna genomföra sina planerade aktiviteter är det möjligt att förlänga kontraktet. Ett projekt kan förlängas med max 12 månader. Projektet som helhelt kan vara totalt max 36 månader.

En begäran om kontraktsförlängning måste inkomma minst en månad innan kontraktet löper ut.

Använd denna blankett:
Begäran om kontraktsförlängning corona KA102 (word)

Force majeure för avbrutna, pågående och bokade aktiviteter

För mobiliteter som avbryts eller ställs in som en direkt följd av det nya coronavirusets påverkan på samhället är det möjligt att söka ersättning enligt force majeure. Vi ber er att avvakta med att göra en ansökan tills ni vet hur mycket ni får tillbaka via till exempel försäkringar och flygbolag. UHR:s svar på ansökan ligger sedan till grund för vad ni kan rapportera i samband med att ni slutrapporterar projektet och då justeras även er eventuella slututbetalning alternativt ert återkrav.

Observera att UHR inte betalar ut några medel i samband med godkänd ansökan om att få åberopa force majeure.

Ansökan om force majeure ska alltid göras skriftlig via avsedd blankett och kommer att bedömas individuellt. Blanketten fylls i och skickas in digitalt och behöver inte signeras. Ansökan om force majeure ska inkomma innan projektet är avslutat. 

Obs! Ansökan består av två delar: en Excel-fil och ett försättsblad (Word-fil). Använd dessa båda blanketter när du gör din ansökan:

Samlad ansökan om force majeure Erasmus+ mobilitet (excel)

Försättsblad ansökan force majeure corona KA102 KA116 (word)

Frågor?

Om ni har frågor eller känner er osäkra kan ni kontakta oss på KA1Yrkes@uhr.se

Reseinformation

Planerar ni att göra en resa till ett annat land finns information om eventuella restriktioner och andra inresekrav på Utrikesdepartementets (UD:s) och svenska ambassadens webbplatser:

UD:s reseinformation på regeringen.se

Svenska ambassadens reseinformation på swedenabroad.se