Lyssna

För dig som har ett beviljat projekt

Vi beskriver hur du hanterar ert projekt, från uppstart till avslut. Här har vi samlat bilagor till kontraktet liksom andra dokument, verktyg och resurser som ni kan behöva under projektets gång.

Projektstart sker från 1 november och framåt. Projektet måste vara avslutat senast den 31 augusti 2024. Exakt startdatum för ert projekt framgår av ert kontrakt. Aktiviteterna kan genomföras under en projektperiod på 6 till 24 månader. När projektperioden är över skickar du in en slutrapport.

Uppstart av nytt projekt

För att hantera ert projekt behöver du vara insatt i programmets regler och ramverk samt vilka dokument och verktyg som måste användas under hela projektet.

Innan ni påbörjar ert projekt ska ni teckna ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet. Läs igenom kontraktet samt de bilagor som hör till noggrant. Dokumenten innehåller information om vad ni kan göra inom just ert projekt, hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

Grant Agreement Special Conditions är ert huvudkontrakt som innehåller er projektspecifika information. Kontraktet skickar vi till er.

Allmänna villkor - General conditions:

Annex I: General conditions small-scale partnerships 2021 (pdf)

I de allmänna villkoren hittar du information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel avslut av projektet i förtid, begäran om ändringar och tillägg till kontraktet, budgetöverföringar med mera.

Budget - Annex II, er projektspecifika budget visar hur den totala budgeten är fördelad mellan olika aktiviteter. Dokumentet skickar vi per e-post till er i samband med att ni får ert kontrakt. Du hittar där information om er beviljade projektbudget.

Regler för ekonomi och kontrakt:

Annex III: Financial and contractual rules, small-scale partnerships 2021 (pdf)

I regler för ekonomi och kontrakt hittar du information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för special needs support, exceptional costs), med mera.

Programhandledningen för Erasmus+ är EU-kommissionens regelverk om programmet och är det dokument som bland annat styr vilka aktiviteter som är giltiga. I programhandledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+sammanhang (men kanske inte så ofta annars) förklaras.

Erasmus+ Programme Guide 2021 på EU-kommissionens webbplats

Relevanta rubriker i handledningen:

  • Part B, information about the actions
  • Key Action 2: Cooperation among organisations and institutions
  • Partnerships for cooperation
  • Small-scale Partnerships
  • Glossary of terms

Som projektägare administrerar och följer du upp projektet med hjälp av verktyget Beneficiary Module.

Vi kommer att skapa ett konto för ert beviljade projekt i verktyget. Kontaktpersonen för projektet får ett mejl med information om hur man går till väga för att kunna logga in och börja administrera projektet.

Beneficiary Module använder du för att registrera genomförda aktiviteter, hantera budgeten och för att skapa och lämna in rapporter.

Det är viktigt att du registrerar aktiviteter kontinuerligt under pågående projekt. Vi kommer att erbjuda utbildning i verktyget.

Vi publicerar länk till Beneficiary Module när vi får tillgång till verktyget.

Under pågående projekt

När ni startar upp projektet är det dags för genomförandefasen. Här har vi sorterat information under olika rubriker; vad som behöver göras under projekttiden, vad ni ska göra om det inträffar något oförutsett eller om det uppstår några problem under projektets gång.

Ni ska spara och på begäran kunna visa upp underlag (supporting documents) för att kunna styrka er rätt till Erasmus+medel. Information finns i ert kontrakt, Annex 1 - Article II.27 och Annex III - Article V.

Det är den koordinerande organisationen som ansvarar för att underlag finns för projektet som helhet. Ansvaret kan inte delegeras till annan organisation. Se Annex III - Article V i ert kontrakt.

Vid behov av större förändringar i projektet under pågående projektperiod kan ni begära kontraktsändring.

Exempel på förändringar som kräver kontraktsändring är

  • Byte av partner eller att partner hoppar av projektet.
  • Väsentlig förändring av innehåll och budget.
  • Förlängning av projekttiden (max 24 månader).

Du skickar in er begäran så snart som möjligt i samband med att förändringen sker, och allra senast en månad före det datum ert projekt ska avslutas.

Begäran om kontraktsändring, Erasmus+ småskaliga partnerskap (word)

Är du osäker om ni behöver göra en kontraktsändring, kontakta oss handläggare.

En första utbetalning på 80 procent av er beviljade budget gör vi efter att kontraktet skrivits under. Resterande 20 procent betalar vi ut efter att ni slutrapporterat.

Det är den koordinerande organisationen som ansvarar för att budgetbelopp förs över till övriga partners i projektet.

Budgeten är villkorad till att de projektaktiviteter som ni angett i ansökan genomförs fullt ut. Om någon aktivitet inte genomförts, delvis slutförts eller genomförts på ett otillfredsställande sätt kommer summan för aktiviteten att reduceras eller tas bort från slututbetalningen.

Ni kan flytta bidrag mellan era aktiviteter om aktiviteten finns medräknad i Annex II i ert kontrakt. Ni kan däremot inte lägga till kostnader i projektet. Behöver ni ändra aktiviteter behöver ni ett tilläggskontrakt.

Allt redovisning och hantering gentemot Universitets- och högskolerådet sker i euro.

Kontroller i form av platsbesök: Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök. Det är viktigt att relevanta underlag för genomförda aktiviteter och produkter som tagits fram samt ekonomiska underlag finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via mejl.

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med er ansökan. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att kontakta er och boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Mer information finns i bilagan Annex III, Financial and contractual rules.

Monitoreringsbesök: Universitets- och högskolerådet kan även komma att besöka pågående projekt i stödjande syfte i ett så kallat monitoreringsbesök. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. 

När projektet ska avslutas

Efter projektperiodens slut ska en slutrapport lämnas in. För att underlaget i slutrapporten ska bli komplett och korrekt är det viktigt att under hela projektperioden fortlöpande rapportera och dokumentera det som sker inom projektet.

Slutrapporten ska innehålla

  • Detaljerad beskrivning av varje genomförd aktivitet.
  • Kvantitativ och kvalitativ information som visar om ni nått de mål ni angett i er ansökan.
  • Projektresultat genom att ladda upp dem i Erasmus+ Project Results Platform.
  • Självutvärdering, som i procent anger till vilken grad ni uppnått projektmålen.

Du slutrapporterar ert projekt i Beneficiary Module. Kontaktpersonen för projektet loggar in med sitt EU Login, samma som användes för ansökan. Kontaktpersonen kan ge fler projektdeltagare behörighet till verktyget.

Er slutrapport måste nå över 60 poäng för att inte den sista utbetalningen av er beviljade budget ska minska. Får ni mycket höga poäng på er slutrapport kan ert projekt utses till ett så kallat gott exempel, a good practice.  

När du skriver rapporten är ett tips att du sparar det du skriver i ett separat dokument ifall det skulle bli några tekniska problem med Beneficiary Module.

Vi publicerar länk till Beneficiary Module när vi får tillgång till verktyget.

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt.

Om en fördjupad granskning blir aktuellt för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag, som ni som projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert projekt blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska ni spara i upp till tre år efter avslutat projekt.

Information om vilka underlag som kontrolleras och behöver sparas finns i Annex III, Financial and contractual rules.

Europeiska kvalitetsutmärkelsen i språk

Nu kan du som slutrapporterar ditt Erasmus+projekt 2022 ansöka om att få kvalitetsutmärkelsen i språk (European Language Label for Erasmus+). Det gäller projekt på temat språk eller som har en koppling till språk, med undantag för svenska som modersmål. Ansök senast 30 september.

Europeiska kvalitetsutmärkelsen i språk 2022

Övrigt att tänka på

I all er kommunikation och i det material ni tar fram använder ni Europeiska unionens logotyp.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats

För stöd och tips med att sprida era resultat, se EU-kommissionens dokument How to communicate your project (pdf, 3,6 MB).

Utöver EU-symbolen och uppgift om att ert projekt har finansierats av EU-kommissionen behöver det framgå att det som uttrycks är upphovsmannens/projektets åsikt samt att EU-kommissionen inte ansvarar för eventuell användning av det offentliggjorda materialet eller informationen om detta.

Allt material som relaterar till ert projekt och som publiceras och kommuniceras (även digitalt) enligt kontraktet behöver därför förses med en disclaimer/ansvarsfriskrivning.

Information om ansvarsfriskrivning i riktlinjer och manualer på sidan om visuell identitet på EU-kommissionens webbplats

För att beräkna valutakursen använder du European Central Banks valutaomräknare:

European Central Bank, växlingskurs euro-svensk krona (dagskurs)

Väljer du att använda en e-underskrift ska den vara valideringsbar enligt EU-förordning eIDAS. UHR godkänner enkla, avancerade och kvalificerade e-underskrifter.

Om e-underskrifter på Myndigheten för digital förvaltnings webbplats.

Kontakta oss direkt om något oförutsett händer som påverkar er möjlighet att genomföra projektet. På så sätt kan vi göra en snabb bedömning av händelsen och minimera att ert projekt påverkas negativt.

Du når oss på e-post ka210@uhr.se

Inkludering och mångfald

Alla individer - oavsett förutsättningar - ska kunna delta och utvecklas genom Erasmus+. Inkludering och mångfald är en av fyra prioriteringar inom Erasmus+.

Grön hållbarhet

Miljömässigt hållbara projekt är en av Erasmus+ fyra prioriteringar. Vi har samlat information, tips och länkar som du kan använda som stöd: Grön hållbarhet

Digital omställning

Ett av Erasmus+ prioriterade mål är att i högre grad ta vara på de möjligheter som digitaliseringen ger i det internationella samarbetet: Digitalisering