Hitta alternativa lösningar

Håll tät kontakt inom partnerskapet för att hitta alternativa lösningar till er ursprungliga planering på grund av covid-19. Många möten kan hållas digitalt och för en del av dem går det att få en begränsad ersättning.

Det finns utökade möjligheter att ställa om planerade fysiska möten eller aktiviteter till motsvarande virtuella om ni behöver göra det på grund av covid-19. De särskilda bestämmelserna kring detta hittar du i Annex VI - Tillägg till ert kontrakt med anledning av covid-19.

Boka avbokningsbara biljetter

Med anledning av osäkerheten kring hur covid19-pandemin kommer att utvecklas och att förändringar gällande restriktioner och reserekommendationer kan ske snabbt rekommenderar vi starkt att ni bokar avbokningsbara biljetter för resor till era "Transnational project meetings" och "Learning, teaching and training activities".

Möjlighet att skjuta upp planerade aktiviteter

Ni kan genomföra planerade aktiviteter genom att skjuta upp dem inom nuvarande kontraktsperiod. I era kommande projektrapporter måste du tydligt redogöra för om ni har flyttat på aktiviteter och varför. I vissa fall kan det bli aktuellt med en kontraktsförlängning. Kontakta Universitets- och högskolerådet om något av detta blir aktuellt.

Möjlighet att ställa om till virtuella aktiviteter

Ni kan genomföra era "Transnational project meetings", "Learning, teaching and training activites" samt "Multiplier events" virtuellt om det inte går att genomföra dem fysiskt. I Annex VI: Tillägg till ert kontrakt med anledning av covid-19 (Addendum to the Grant Agreement) hittar ni de tillfälliga finansiella bestämmelser som gäller när ni anordnar virtuella aktiviteter istället för motsvarande fysiska aktiviteter på grund av covid-19.

Om ert projekt startade 2020 skickades Annex VI ut som en ordinarie bilaga till ert kontrakt. Om ert projekt startade 2019 skickades Annex VI ut via mejl under hösten 2020. För att ni ska kunna tillämpa reglerna i detta Annex behöver ni ha inkommit med ett exemplar som är signerat av er firmatecknare. Bestämmelserna träder i kraft när dokumentet har undertecknats av både er och Universitets- och högskolerådet.

Annex VI: Tillägg till kontrakt med anledning av covid-19, Addendum to the Grant Agreement (pdf)

Möjlighet att rapportera in kostnader för PCR-test

Utöver bestämmelserna som står i Annex VI är det möjligt att omfördela medel från andra budgetposter (med undantag från "Special needs") till "Exceptional costs" för att där täcka kostnader för obligatoriska PCR-test för deltagare vid "Transnational project meetings" och "Learning, teachning and training activities".

Möjlighet att förlänga kontraktsperiod

För kontrakt inom Erasmus+ strategiska partnerskap som är kortare än 36 månader gäller följande:

För att öka flexibiliteten och underlätta för berörda projekt att genomföra sina planerade aktiviteter är det möjligt att förlänga kontraktet med som längst 12 månader. Projektet kan dock aldrig bli längre än 36 månader. Förfrågan görs via kontraktsändringsblanketten nedan. Förfrågan måste ställas senast en månad innan det ursprungliga kontraktet löper ut.

Använd denna blankett vid ansökan om förlängning av projektperioden:
Ansökan om kontraktsförlängning corona KA2 partnerskap (word)

OBS! Vid ändringar som även berör andra aspekter av projektet, såsom projektaktiviteter och budgetändringar, kontakta Universitets- och högskolerådet.

Möjlighet att ansöka om force majeure

I och med spridningen av covid-19 kommer flertal projektägare inte kunna genomföra planerade aktiviteter. Har ni haft kostnader för inställda aktiviteter kan ni söka om att få hänvisa till force majeure, enligt Grant Agreement, annex I, §II.15. Observera att Universitets- och högskolerådet inte betalar ut några medel i samband med godkänd ansökan om att få åberopa force majeure. Godkänd force majeure betyder att kostnaden för ej genomförda aktiviteter på grund av covid-19 får tas upp vid slutrapportering och därmed inte kommer belasta projektägaren.

Innan ni skickar in ansökan om att få åberopa force majeure är det viktigt att ni först undersöker möjligheterna att få tillbaka medel kopplade till inställda aktiviteter på annat sätt, som till exempel genom eventuella försäkringar eller återbetalningsbara biljetter.

Eventuellt godkänt belopp är det maxbelopp ni har rätt till under förutsättning att ni inte fått tillbaka medel på något annat sätt. Redovisningen av eventuella force majeure-bifall görs i Mobility Tool+ och granskas först i samband med slutrapporteringen.

Ansökan om force majeure ska alltid göras skriftligen via avsedd blankett och kommer att bedömas individuellt. Blanketten fylls i och skickas in digitalt och behöver inte signeras. Om ansökan inkommer efter att projektet är slutrapporterat kan ni inte åberopa force majeure.

Använd denna blankett:
Ansökan om att åberopa force majeure corona KA2 partnerskap (word)

Frågor?

Om ni har frågor kan ni kontakta oss via e-post till KA2partnerskap@uhr.se.