Gå till huvudinnehåll

Ett partnerskap kan utifrån omfattningen och inriktningen på projektet behöva olika stor budget. Se vilka kostnader som är giltiga att söka bidrag för samt när utbetalning sker.

Beräkna budget utifrån behoven

När ni tar fram er budget är det viktigt att ni räknar utifrån det ni faktiskt planerar att genomföra. Utgå från projektets kärna - hur ofta ni behöver träffas, hur mycket tid personalen behöver lägga ned på eventuella produkter och hur ni tänker presentera och sprida resultaten.

Giltiga kostnader

Bidragsbudgeten består av en meny av poster som du kan välja mellan beroende på projektets omfattning och vilka resultat ni tänker er. Maximalt kan ett projekt beviljas 150 000 euro per år, vilket innebär maximalt 450 000 euro för ett projekt på 36 månader.

Projektledning och administration

Budgetposten "project management and implementation" ska bidra till att täcka kostnader för att administrera och driva projektet: planering, samordning och kommunikation mellan partners, informationsmaterial, olika projektaktiviteter, med mera. Här ingår även bidrag för att ta fram mindre produkter i form av undervisnings- och utbildningsmaterial, metoder och spridningsmaterial (webbinformation, broschyrer, med mera).

Du kan också använda den här budgetposten för att täcka allt som inte någon annan budgetpost täcker.

Projektmöten

Under budgetposten "transnational project meetings" söker du bidrag till resa och uppehälle för gemensamma projektmöten. Projektmötena måste äga rum i de deltagande organisationernas länder. Det går även att förlägga möten i EU:s så kallade sätesorter, det vill säga Bryssel, Strasbourg, Luxemburg, Haag och Frankfurt.

För att beräkna resekostnader använder du EU-kommissionens avståndsberäknare: Distance calculator Erasmus+

Immateriella resultat och produkter

Har ni ett innovationsprojekt söker du under budgetposten "intellectual outputs" medel som bidrar till att täcka kostnader för personals arbetsdagar för att exempelvis ta fram analyser, studier, IT-verktyg och material för undervisning, utbildning och lärande.

Här förklarar EU-kommissionen relevant resultat, vad som är "outputs" och "outcomes":

Definitions and guidance on relevant project results

Spridningsevenemang

Budgetposten "multiplier events" hänger ihop med posten immateriella resultat och produkter. Har ni ett innovationsprojekt söker du bidrag här för att anordna konferenser, seminarier och andra aktiviteter för att sprida information om projektet och dess resultat. Det bidrag som kan beviljas gäller för antalet externa deltagare.

Resor och uppehälle

Om ni planerar undervisnings-, utbildnings- och lärandeaktiviteter söker du bidrag för resa och uppehälle under budgetposterna "travel" och "individual support".

För att beräkna resekostnader använder du EU-kommissionens avståndsberäknare: Distance calculator Erasmus+

Särskilda kostnader

Behöver ni en viss kompetens som ni själva saknar kan du under "exceptional costs" söka bidrag för den kompetensen eller tjänsten. Det kan till exempel handla om att göra en extern utvärdering eller större översättning. Kostnaderna motiverar du i ansökan.

Du kan också söka bidrag för deltagare med särskilda behov under posten "special needs support".

Tabell över bidragsberättigade kostnader och bidragsbelopp

Budgetposter och giltiga kostnader - Funding rules Strategic Partnerships 2017

Viss egenfinansiering

Bidrag inom Erasmus+ är just ett bidrag. Det innebär att det inte täcker alla kostnader som kan uppstå i samband med ert projekt. En viss medfinansiering behöver ni som deltar i projektet själva gå in med. Det är då inte alltid reda pengar det handlar om, utan det kan vara den tid ni behöver lägga ned i projektet, vikarier, kontorsutrustning och likande.

Utbetalning av bidraget

Blir ert projekt beviljat betalar vi ut det beviljade bidraget till det bankkonto som du anger i samband med att ni tecknar kontrakt med Universitets- och högskolerådet. Beviljade bidrag betalar vi ut i olika omgångar. Generellt sett sker två eller tre utbetalningar men det kan bli aktuellt med fler utbetalningar

Två utbetalningar för projekt upp till 24 månader

Projekt som är mellan 12 och 24 månader långa får två utbetalningar. Den första utbetalningen betalar vi ut i början av samarbetet, när ert projekt startar. Det sista resterande beloppet betalar vi ut efter att vi godkänt er slutrapport. Det resterande beloppet kan komma att justeras utifrån vad ni redovisar i slutrapporten.

Tre utbetalningar för projekt längre än 24 månader

Projekt som är längre än 24 månader får tre utbetalningar. Den första utbetalningen betalar vi ut när ert projekt startar. En andra del betalar vi ut efter att vi godkänt den rapport ni gör efter halva projekttiden, delrapporten. För att få den andra delen ska ni ha använt 70 procent av den första utbetalningen. Det sista resterande beloppet betalar vi ut efter att vi godkänt er slutrapport. Det beloppet kan komma att justeras utifrån vad ni redovisar i slutrapporten.

Hur ni fördelar bidraget i projektet

Ni bestämmer tillsammans inom projektet hur den beviljade budgeten ska fördelas. Vi betalar ut en summa pengar som ska gå till de aktiviteter ni beskrivit i ansökan. Pengarna ni får beräknas efter schabloner, med undantag för budgetposterna "exceptional costs" eller "special needs support".

Störst del till dem som lägger ned mest tid

Det är sedan upp till er i partnerskapet att bestämma hur beloppen fördelas. De organisationer som lägger ned mest tid i ett projekt bör också få störst del av bidraget. Den organisation som koordinerar projektet får ett något högre schablonbelopp än partnerorganisationerna för budgetposten "project management and implementation".

När ni fördelar medlen internt mellan er projektägare finns inga krav på att det är just schablonerna som fördelas. Det kan exempelvis vara summan för faktiska kostnader som används eller annan valfri lösning. Det viktiga är att bidraget som helhet används till det som är avsett och att ni redovisar kostnaderna rätt i er slutrapport.

Kom överens om formerna för utbetalningen

Oavsett hur ni inom projektet löser utbetalningen av medel er partners emellan bör ni internt, mellan projektpartners och den koordinerande organisationen, skriva ett eget avtal som fastställer hur betalningen till varje projektpartner ska ske och vad som krävs från projektpartnern för att betalning ska ske.