Sammanfattningen förs automatiskt över från den som skrevs i ansökan. Det innebär att tempus i texten är fel – den var då framåtsyftande, men nu ska den blicka bakåt. Använd den ursprungliga versionen från ansökan som grund, men se över den ordentligt, inte bara gällande verbtempus.

Sammanfattningen ska beskriva vad som har gjorts och uppnåtts inom projektet. Det kan ha varit förändringar under projektperiodens gång som ska reflekteras i denna text, till exempel gällande deltagare, aktiviteter eller resultat.

Sammanfattningen är viktig. Den kan komma att användas av EU-kommissionen eller av det nationella kontoret för kunskapsinhämtning eller för att publiceras i informationssyfte. Texten utgör också framsidan för ert projekt på Erasmus+ Project Results Platform (EPRP). Se till att den är korrekt, tydlig, rättvisande och kan fylla dessa syften.

Här handlar det om projektets konkreta resultat och annat som åstadkommits. Beskriv uppnådda mål. Beskriv också icke uppnådda mål. Kanske drog ni lärdomar eller upplevde mervinster som ni inte förutsåg? Låt denna del spegla det ni uppnådde, både ur positiva och negativa aspekter.

Beskriv också var ert projekt kommer in i det större sammanhanget, hur det kompletterar eller hakar i andra initiativ på området, både inom era egna organisationer och inom det europeiska utbildningsområdet. Kanske är ert projekt det första i sitt slag? Beskriv på vilket sätt. En otydlig redogörelse av det innovativa och/eller det kompletterande till tidigare projekt är en vanlig kritik från bedömarhåll.

Beskriv den internationella dimensionens mervärde för projektet. Hur projektets deltagare valdes ut och involverades i de olika aktiviteterna ska framgå här: medarbetare (interna och externa), studenter/elever, lärare/pedagogisk personal, partnerorganisationer, associerade partners, referenspersoner och alla som haft med projektet att göra. Precisera om ni involverat personer med färre förutsättningar i projektet och hur dessa fått stöd att medverka. Vilka utomstående, alltså inte direkt medverkande i projektet, har kunnat dra nytta av de aktiviteter ni genomfört eller kommit i kontakt med det ni gjort under projektperioden?

Här ska du beskriva hur projektet styrdes och fördes framåt samt hur och med vilka metoder ni mätte eller stämde av hur det fungerade.

I er ansökan finns en tydlig och genomtänkt plan för hur det ska gå till. Kanske har ni i det praktiska arbetet hittat andra sätt att sköta detta på. För att det har visat sig vara bättre eller för att ni av olika skäl blivit tvungna att tänka om. Beskriv detta! Här beskriver du också de problem som uppstått och hur ni hanterade dessa. Drog ni några lärdomar?

Det här är ett omfattande avsnitt där du beskriver projektets alla delar – berättelsen om ert projekt. Den ska vara ganska detaljerad och innefatta både konkreta och abstrakta redogörelser: Hur använde ni budgeten för Project Management and Implementation? Vilka metoder tillämpades i arbetet? Det kan handla om pedagogiska modeller under Learning, Teaching and Training activities eller vetenskapliga teorier eller modeller som genomsyrat arbetet.

Du ska också rapportera vad varje partner bidragit med, rent praktiskt eller mer abstrakt såsom lösningar på problem eller nya initiativ för spridning av resultat eller kanske nya infallsvinklar i framtagandet av Intellectual Outputs/Project Results (produkter) där detta är relevant. Arbetsfördelningen och varje partners bidrag till arbetet skiljer sig ofta från det som planerades från början. Över huvud taget efterfrågar bedömare tydligare förklaringar av kursändringar av projektet i förhållande till det som beviljats i ansökan. Bedömarna tittar på ansökan och behöver förstå varför ni arbetat annorlunda eller inte följt den ursprungliga planen.

Om ert projekt har påverkats av covid-19 behöver ni redovisa detta (till exempel förlängd projekttid, uppskjutna möten eller omställning från planerade fysiska möten till virtuella). Redovisa hur pandemin har påverkat projektet i form av till exempel förlängd projekttid, uppskjutna möten eller omställning från planerade fysiska möten till virtuella. Beskriv hur de förändrade förutsättningarna påverkat arbetet inom partnerskapet och hur ni kunnat hålla en kontinuerlig dialog och förhoppningsvis därigenom kunnat slutföra projektet på ett konstruktivt sätt. Det är även viktigt att beskriva svårigheter och motgångar och vilka lärdomar det medfört.

Också erfarenheter dragna från kommunikationen inom projektet är viktiga att reflektera över. Det framkommer ofta att just den interkulturella kommunikationen kan skapa en del bekymmer men också mycket lärdom. Inför kommande samarbeten med människor ni kanske inte känner, med annan kulturell bakgrund och som arbetar under andra regelverk och förhållanden, är det här en källa till mycket kunskap om vad det innebär. Transnationella samarbetsprojekt handlar mycket om att lära sig om och att få en interkulturell förståelse. Redogör också för deltagare i aktiviteterna, om dessa har behövts omvärderas eller om de förblev de som planerades från början.

Om ni arbetade eller tänker arbeta med Erasmus+ elektroniska plattformar, såsom eTwinning, EPALE eller School Education Gateway, i anslutning till projektet beskriver du det här. Därefter listas alla möjliga aktiviteter som har budget. De aktiviteterna är projektspecifika och du beskriver noggrant vad ni gjort under de aktiviteter som är relevanta för ert projekt. En vanlig kritik från bedömarhåll är att aktiviteterna behöver beskrivas noggrannare och mer konkret: det behöver synas hur saker har gjorts och inte bara att de gjorts.

Av erfarenhet vet vi att denna del, som också är den del som kan ge den högsta poängen i bedömningen, tenderar att bli eftersatt. Enligt bedömarna saknas ofta tydlig rapportering av hur resultaten kan användas av och få effekt på andra, förutom av de direkt inblandade, hur ett effektivt spridningsarbete ska göras och hur projektresultaten kan utvecklas och bestå.

Det är av högsta vikt att du beskriver vilken påverkan projektet har haft på intressenter på alla nivåer: deltagare, organisationer, målgrupper och övriga intressenter. Ett vanligt misstag är att beskrivningen begränsas till svenska förhållanden och görs utifrån ett svenskt perspektiv. Men eftersom projektet genomförts transnationellt så har det haft påverkan också på europeisk nivå. Det är viktigt att ordentligt inventera hur detta sett ut bland deltagande organisationers länder och hur resultaten spridits i Europa. Vilka insatser har ni gjort för att sprida era resultat, lokalt, regionalt och internationellt? Vilka var målgrupperna? Hur har ni mätt påverkansgraden av era resultat, det vill säga hur kan ni förstå vilken påverkan resultaten har haft, kvalitativt och kvantitativt? Bedömarna efterfrågar ofta en tydligare beskrivning av utvärderingar och kvalitetskontroller.

En annan viktig aspekt att reflektera över är hur projektet har mött målen satta inom den valda prioriteringen eller de valda prioriteringarna. Ligger resultaten i linje med era prioriterade fokusområden? De resultat som tas fram inom ramen för projektet ska finnas öppna och kostnadsfritt tillgängliga för allmänheten. Förklara hur ni försäkrar er om att det är så.

Tänk också vidare: kan era resultat transformeras, utvidgas eller anpassas till andra projekt eller till andra utbildningssektorer? Ni kanske har hittat en modell för ett arbete som kan användas på andra sätt, för andra, med andra, av andra? Det är också ett sätt att sprida resultaten och säkra deras fortsatta relevans. Vilka andra sätt har ni och vilka resurser tänker ni sätta in för att säkra projektets hållbarhet efter det formella avslutet? Beskriv det.

Det är också viktigt att tänka på projektets webbsida som granskas i samband med slutrapporteringen. Se till att all information finns tillgänglig där och att strukturen på den är användarvänlig.