Information för Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet med anledning av coronapandemin

På denna sida har vi samlat information till projektägare inom Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet högre utbildning. Här finns information om vad som gäller för er som måste ändra planer på grund av restriktioner kopplade till spridningen av coronaviruset.

Justerade regler för överföring mellan länder

För att så många mobiliteter som möjligt ska kunna genomföras under rådande omständigheter har EU-kommissionen meddelat att viss flexibilitet kommer att tillåtas för 2018 års projekt. Denna flexibilitet innebär att lärosätena tillåts flytta medel från ett partnerland till ett annat under förutsättning att följande kriterier möts:

  1. Överföring kan enbart göras till länder inom samma budgetkuvert.
  2. Det är enbart möjligt att överföra medel till ett land som återfinns i Annex II till 2018 års kontrakt. Lärosätet ska således redan ha blivit beviljat medel till det land dit överföringen planeras göras.
  3. UHR ska informeras om den planerade överföringen innan den genomförs.

Då budgetkuvertet ENI Russia är finansierat av medel från såväl ENI som PI-instrumenten är det möjligt att göra överföringar från/till länder inom båda dessa budgetinstrument. 

Exempel:
Du har beviljats medel för samarbete med Ryssland och Kanada under 2018-års utlysning men samarbetet med Ryssland är inte längre möjligt att genomföra på grund av den rådande pandemin. För att förbruka dina tillgängliga medel kan du välja att överföra de medel ni beviljats för ert samarbete med Ryssland till ert samarbete med Kanada istället.

Glöm inte att informera oss på UHR innan någon överföring görs. 

Under 2018 års utlysning tillgängliggjordes extramedel till inom budgetfönstret West Africa Trust Fund window (WAF). Mobiliteter som beviljats genom WAF-fönstret är inte möjliga att överföra till något annat budgetkuvert eller fönster.

Budgetkuvert och fönster under 2018 års utlysning

Förtydliganden om vilka budgetkuvert som fanns under 2018 års utlysning och vilka överföringsmöjligheter som finns:

Budgetkuvert och fönster: Overview of the countries which are covered by each region (pdf)

Kontraktstillägg för mobiliteter på distans

För att ert lärosäte ska kunna bevilja distansmobiliteter måste ett kontraktstillägg ha kommit in till UHR för aktuell kontraktsperiod.

Information om tillägget:  För beviljade projekt och dokument för respektive kontraktsår.

Utbyten under pandemin

Det är möjligt för både studenter och personal att starta sin mobilitet virtuellt under pandemin för att sedan låta den övergå till fysisk mobilitet vid senare tillfälle, om/när situationen så tillåter. Dagar som en student eller praktikant utför på distans från hemlandet räknas inte in i studentens maxtid för deltagande i Erasmus+.

Både studenter och personal får stipendium som vanligt för den period de deltar i den fysiska mobiliteten. Om en deltagare inte kan påbörja sitt utbyte fysiskt räknas hela utbytet som en godkänd distansmobilitet. Inget stipendium utgår till deltagare för utbytesdelen som utförs på distans. Lärosätet är fortsatt berättigat till medel för organisationsstöd (OS-medel) för de mobiliteter (så väl för personal och lärare som studenter och praktikstudenter) som genomförs, oavsett om dessa sker fysiskt, på distans, eller som en kombination.

Kan en karantänperiod för studenter eller praktikanter inkluderas i mobilitetstiden?

Om student eller praktikant måste gå i obligatorisk karantän (till exempel på grund av nationell lagstiftning) under sin mobilitetsperiod kan tiden i karantän räknas som en del av mobilitetsperioden.

Definition av distansstudier

Distansmobilitet från hemlandet

Om en student eller en praktikant utför sin mobilitet från Sverige, får deltagaren inget stipendium. Men lärosätet får fortfarande organisationsstöd för mobiliteterna.

En student eller praktikant åker till värdlandet och bedriver hela eller delar av aktiviteten på distans i värdlandet

Om studenten reser till värdlandet där aktiviteten ska bedrivas och den sker helt eller delvis online i det mottagande lärosätets/praktikanordnarens regi, har studenten eller praktikanten rätt till stipendium. Det går också att i mobilitetstiden räkna in om till exempel värdlärosätet har en välkomstvecka som sker online.

Detta är alltså under förutsättning att studenten eller praktikanten befinner sig på plats i värdlandet och deltar i de aktiviteter som är överenskomna med mottagande part.

Definitionslista

  • Fysisk mobilitet: studenten är på plats i värdlandet, antingen vid lärosätet/praktikorganisationen eller bedriver sina utbytesstudier/praktik helt eller delvis på distans (online).
  • Distansmobilitet: mobiliteten sker online från Sverige eller annat land som inte är värdlandet (det vill säga sker inte i värdlandet). 

Vilken dokumentation som behöver finnas

Dokumentation för mobiliteter som bedrivs helt eller delvis på distans från Sverige eller annat land än värdlandet 

Aktiviteter måste styrkas med ordinarie underlag såsom learning agreement, betygsutdrag eller motsvarande närvarointyg. För utbyten som sker på distans behöver inget grant agreement tecknas. Skulle distansmobiliteten övergå till ett fysiskt utbyte ska grant agreement tecknas som vanligt. Samma krav på erkännande och tillgodoräknande finns som vid en fysisk mobilitet. Mer om de olika underlagen vid distansmobilitet:

Addendum Financial and contractual rules only applicable to projects organising virtual activities due to Covid-19 (word)

Dokumentation vid fysisk mobilitet 

Aktiviteten måste styrkas med ordinarie underlag såsom grant agreement, learning agreement, betygsutdrag eller motsvarande närvarointyg.

Dokumentation vid fysisk mobilitet där deltagaren bedriver hela eller delar av aktiviteten på distans i värdlandet

Om de ordinarie underlag som vanligtvis styrker aktiviteten, såsom betygsutdrag, eller där närvarointyg inte kan skrivas under av det mottagande partnerlärosätet eller praktikorganisationen på grund av att det är stängt. Kan till exempel tåg- och flygbiljetter eller andra dokument som styrker att en resa ägt rum användas.

Force majeure vid avbrott av mobiliteter som påbörjas under höstterminen 2020

Om en mobilitet är möjlig att genomföra när den beviljas (ett partnerlärosäte har aviserat att det kommer vara öppet och tar emot utbytesstudenter, UD avråder inte från att resa till landet i fråga och så vidare) är det möjligt att ansöka om force majeure i det fall mobiliteten behöver avbrytas (oavsett om avbrottet sker på grund av corona eller någon annan anledning).

Information om ansökan: avbrott i utbytesperiod.

Force majeure för mobiliteter som bedrivits under vårterminen

Force majeure för studier som bedrivits på distans vårterminen 2020

I normalfallet räknas inte distansstudier/-praktik som en giltig aktivitet, men på grund av den rådande situationen var det under vårterminen 2020 möjligt att studera/praktisera på distans och fortfarande anses delta i en mobilitet. Studenten behåller sitt stipendium oavsett om hen studerar/praktiserar på distans från partnerlandet, Sverige eller annat land.

UHR vill möjliggöra att studenter som har varit tvungna att ersätta sin fysiska mobilitet med distansundervisning/distanspraktik ska kunna delta i ett framtida utbyte utan att de studier/praktik som bedrivits på distans ska räknas mot studentens maxtid för deltagande i Erasmusprogrammet. Även dessa deltagare ska därför inkluderas i den samlade force majeure-ansökan. Ange planerade start- och slutdatum för mobiliteten. Skriv i force majeure-ansökans kommentarsfält att det avser en mobilitet på distans och ange start- och slutdatum för när distansundervisning påbörjats och avslutats.

UHR uppmuntrar alla lärosäten att åberopa force majeure i de fall då mobiliteter påverkats av coronaviruset. Detta gäller oavsett orsak. Det kan exempelvis gälla kostnader för om-/avbokning av biljetter, stipendiemedel för studenter som avbryter sin mobilitet, special needs-kostnader och så vidare. Innan ni skickar in en ansökan om att få åberopa force majeure är det viktigt att ni först undersöker möjligheterna att få tillbaka medel kopplade till inställda aktiviteter på annat sätt, så som genom eventuella försäkringar.

Endast mobiliteter som avbröts eller ställdes in från och med 30 januari 2020 kan inkluderas i den samlade force majeure-ansökan.

Observera att ni aldrig kan få mer medel än den totala projektbudget ni blivit beviljade.

En samlad ansökan per projekt för flera mobiliteter

För att underlätta den administrativa hanteringen för både lärosäten och UHR är det möjligt att göra en samlad och förenklad force majeure-ansökan för samtliga mobiliteter inom samma projekt. I ansökan inkluderar ni både student- och personalmobiliteter.

Obs! Ansökan består av två delar: en Excel-fil och ett försättsblad. Excelfilen innehåller två blad, ett för kontraktsår 2018 och ett för kontraktsår 2019. Om du ansöker om force majeure för båda kontraktsåren bifogar du ett försättsblad per kontraktsår.

Försättsblad - Ansökan om att få åberopa force majeure i samband med coronaviruset vårterminen 2020 (pdf)

Samlad ansökan om att få åberopa force majeure i samband med coronaviruset vårterminen 2020 (excel)

Sista dag att skicka in den samlade ansökan beror på vilken utlysning ansökan gäller. 

  • Utlysning 2018: 15 maj 2021
  • Utlysning 2019: 15 maj 2022

Vilka kostnader kan projektet ansöka för?

Det är möjligt för lärosätet att söka force majeure till följd av coronaviruset enligt nedan. Observera att alla belopp ska skrivas i euro. Om utlägg skett i SEK använd växelkursen som anges i Artikel 1.4.9 i lärosätets kontrakt med UHR.

Mobiliteter under vårterminen 2020 som påverkats av pandemin

Om en deltagare har påbörjat sin mobilitet kan ni ansöka om att hen ska få behålla hela det beviljade stipendiet för den planerade perioden, under förutsättning att deltagaren har haft kostnader kopplade till sin mobilitet. I force majeure-ansökan ansöker ni då om att deltagaren ska få behålla stipendiet genom att fylla i det beviljade stipendiebeloppet under Individual support. I force majeure-ansökans kommentarsfält skriver ni att deltagaren har haft en kostnad kopplad till mobiliteten. Kostnaden behöver inte specificeras.

Om en deltagare inte har hunnit påbörja sin mobilitet men kostnader kopplade till mobiliteten har uppstått kan ni ansöka om de faktiska kostnader som uppkommit. Ni ansöker då för de faktiska utlägg som deltagaren haft genom att beskriva kostnaden i force majeure-ansökans kommentarsfält. Utbetalade stipendiemedel utöver den faktiska kostnaden ska återbetalas till lärosätet.

Om deltagaren har haft kostnader som inte täcks inom ramen för det stipendiebelopp som hen blivit beviljad finns möjligheten att ansöka om medel för merkostnader utöver det beviljade stipendiebeloppet. Ni ansöker då om att de utlägg som deltagaren har haft ska ersättas genom att beskriva den faktiska kostnaden i force majeure-ansökans kommentarsfält.

Om en deltagare med funktionsnedsättning fått special needs-medel beviljade är det möjligt att söka extra medel i de fall kostnaderna överstiger de beviljade medlen. Ni ansöker då om de faktiska kostnader som överstiger de redan beviljade special needs-medel ni fått.

Medel för organisationsstöd (OS-medel)

Det är möjligt att behålla OS-medel för alla mobiliteter som påverkats av coronaviruset och som i någon mån har handlagts av lärosätet. Detta inkluderar mobiliteter som avbröts och ställdes in så väl som mobiliteter som var i planeringsstadiet, till exempel mobiliteter ni ännu inte hade beslutat om. En kostnad för mobiliteten behöver inte ha uppstått. För att få OS-medel för en mobilitet måste den läggas in i Mobility Tool+ och inkluderas i er force majeure-ansökan.

Vad gäller för mobiliteter där en kostnad inte har uppstått?

Om en deltagare inte har hunnit påbörja sin mobilitet och inte haft några kostnader kopplade till mobiliteten ska hela stipendiet återbetalas. Se även stycket “Medel för organisationsstöd (OS-medel)" ovan.

Vilken dokumentation behöver sparas?

Om ni ansöker för att få behålla hela det beviljade stipendiet för deltagaren räcker det med ett mejl från deltagaren där hen uppger att hen har haft kostnader kopplade till mobiliteten. De faktiska kostnaderna behöver inte specificeras. Mejlet sparas med övriga underlag för mobiliteten.

Om ni ansöker om merkostnader utöver stipendiebeloppet för en deltagare behöver ni kunna styrka att dessa kostnader inte täcks genom en eventuell försäkring eller annan ersättning (se nedan). Det kan till exempel vara ett avslag från försäkringsbolaget eller underlag som styrker att deltagaren inte haft om- eller avbokningsbara biljetter utan tvingats köpa en extra biljett hem i de fall mobiliteten avbrutits i förtid. Det kan även vara att deltagaren har betalat boende i förskott som inte är återbetalningsbart.

För att intyga start- och slutdatum för studenter (studier och praktik) som genomfört och avslutat sin mobilitet är det tillräckligt med ett mejl där datumen framgår. Det är viktigt att det är tydligt att mejlet kommer från det relevanta lärosätet/praktikorganisationen, vem som är avsändare och att hen är en relevant person (internationell koordinator eller liknande). Även transcript of records och certificate of attendance kan användas för att intyga start- och slutdatum.

Vad gäller om ersättning utgår från annat håll?

Vid en fördjupad granskning ska lärosätet kunna visa att kostnader för till exempel biljetter inte ersatts av eller betalats tillbaka av försäkringsbolag, flygbolag, resebyrå eller liknande. Om ni har ansökt om ersättning för en kostnad från annat håll men inte fått besked vid deadline för att lämna in den samlade force majeure-ansökan ska ni inkludera denna mobilitet i den samlade ansökan. Vid eventuell granskning behöver UHR se underlag som visar att ersättning inte har utgått vid tidpunkten för inlämning av ansökan.

Kammarkollegiets generella information till lärosätena om vilka ersättningar som betalas ut på grund av coronakrisen för till exempel studenter som täcks av Student UT-försäkringen räcker som underlag. Det behövs alltså inte ett individuellt underlag för varje deltagare. 

Hur kan lärosätet tänka om en student vill påbörja/återvända till sin mobilitet vid ett partnerlärosäte/praktikorganisation?

Om en student vill påbörja sin mobilitet vid eller återvända till partnerlärosätet/praktikorganisationen för att fortsätta sina studier/praktik när ni bedömer att så inte bör ske, till exempel för att partnerlärosätet/praktikorganisationen håller stängt eller att UD avråder från resor till landet i fråga eller överhuvudtaget, är det viktigt att veta följande: 

  • I de fall UD avråder från resor brukar försäkringar inte gälla för resor till det land/område som avråds från.
  • Använder ni Kammarkollegiets försäkringar uppmanar vi dig att besöka deras webbplats för information om gällande regler: Personförsäkringar på Kammarkollegiets webbplats.
  • I det Grant Agreement for Studies and/or Traineeship som studenten har skrivit på står att lärosätet har rätt att kräva återbetalning av Erasmusstipendiet om studenten inte fullföljer sina skyldigheter, inklusive att ha fullgott försäkringsskydd.

I de fall ett lärosäte bedömer att man inte kan garantera säkerhet och skydd, har respektive lärosäte mandat att själv välja om man vill utlysa platser eller inte, samt återta eventuell nominering inför ett utbyte.

Frågor?

Om ni har frågor eller känner er osäkra kan ni kontakta oss via e-post till eplushogre@uhr.se.