Från och med ansökningsomgången 2022 finns ingen gräns för hur många gånger ett partnerskap kan beviljas bidrag. Tidigare fanns ett villkor som styrde att ett projekt kunde beviljas bidrag inom maximalt åtta programomgångar. Den är borttagen. Partnerskap som tidigare uppnått maxgränsen för finansiering kan därmed ansöka om fortsatt finansiering med samma partner. 

Det finns möjlighet att söka bidrag för fler projektdeltagare. Gränsen på antal lärar- respektive studentdeltagare per partner höjs från fyra till sex.

Det är fortsatt möjligt att söka bidrag för andra aktiviteter än utbyten.

• studentutbyte
• lärarutbyte
• andra aktiviteter kopplade till utbyten, som språkutbildning inför ett lärarutbyte, utvärderingsresa, workshoppar, tematiska seminarier, spridningsaktiviteter, digitala initiativ eller annan kapacitetsbyggande eller partnerstärkande aktivitet
• visumresa för Palmedeltagare.

I en utvärderingsresa kan lärare och administrativ personal delta. För administrativ personal gäller att personen ska vara anställd vid den deltagande institutionen och ha ett internationellt ansvar.

Antalet sökta utbyten ska vara jämnt fördelade mellan samarbetsparterna. Det innebär att antalet deltagare inom samma kategori, det vill säga lärare eller studenter från vardera lärosäte, måste stämma överens. Ni kan ansöka om bidrag för minst 1+1 och maximalt 6+6 lärare eller studenter.

Exempel: Om ett utbyte omfattar två utresande studenter (Linnaeus) ska det också omfatta två inresande studenter (Palme). Det går även att ansöka om enbart lärarutbyten (1+1, 2+2 och så vidare).

Med projektperiod menar vi den tidsperiod då projektet får ha kostnader. Alla faktiska kostnader måste ha uppstått och vara betalda inom perioden.

Projektperioden för en ansökningsomgång börjar det datum då beslut om beviljat bidrag fattas. Slutdatum för projektperioden är samma dag som sista dag för slutrapportering och framgår av beslutsbrevet.

Projektperioden omfattar totalt 3 terminer för genomförande av beviljade aktiviteter.

Giltiga samarbetsländer för programmet utgår från OECD:s DAC-lista och består av länder som definieras som låg- och medelinkomstländer av OECD:s biståndskommitté.

Möjliga samarbetsländer för Linnaeus-Palme 2022 (pdf)

Behörig företrädare för lärosätet, med rätt att teckna avtal, ska intyga att hen accepterar att ingå en överenskommelse med Universitets- och högskolerådet enligt programmets villkor.

Överenskommelsen träder i kraft när ett projekt beviljas bidrag och vi skickar ut ett beslut via e-post. I beslutsbrevet framgår storleken på bidraget, vilka projektaktiviteter som beviljats och villkoren som gäller för mottagande av bidraget. Bidraget betalar vi ut cirka en månad efter beslutet. Ingen rekvisition behövs.

Student:

• Studenten ska ha studerat minst ett år på universitetsnivå innan utbytet börjar och vara inskriven på grund- eller avancerad nivå på en av de deltagande institutionerna.
• Studentutbytet ska omfatta studier på heltid på grundnivå eller avancerad nivå vid respektive institution under minst 10 och max 40 veckor och generera studiepoäng. Inga kursavgifter får tas ut.
• Studenten ska få tillgodoräkna sig studierna i sin utbildning.
• Linnaeus-studenterna ska vara berättigade till studiemedel under utbytet.
• En Linnaeus-student ska vara svensk medborgare eller ha permanent uppehållstillstånd i Sverige, alternativt vara nordisk medborgare som varit folkbokförd i Sverige minst ett år innan utresa.
• En Palme-student ska vara medborgare i ett av de giltiga samarbetsländerna.
• Anställd personal eller doktorander får inte delta i studentutbyten.

Lärare:

• Med lärare avses undervisande personal vid någon av de institutioner som deltar i projektet, men det finns inget krav på anställning.
• Lärare behöver inte vara svensk medborgare eller ha permanent uppehållstillstånd i Sverige.
• Ett lärarutbyte ska vara minst två och max åtta veckor, inklusive resdagar.
• Läraren ska under utbytesperioden delta i undervisning på grund- eller avancerad nivå vid någon av de institutioner som deltar i projektet.

Eftersom student- och lärarutbyten är grunden i Linnaeus-Palmeprogrammet är det viktigt att lärosätet säkerställer att det finns förutsättningar för studenter och lärare att delta i projektets utbyten.

Det är även viktigt att det finns en god planering på institutionsnivå för att integrera och sprida projektdeltagarnas kunskaper och erfarenheter från utbytet till verksamheten för att projektet ska nå de förväntade resultaten med Linnaeus-Palmeprogrammet.

I ett partnerskap finns bidrag för student- och lärarutbyten och andra projektaktiviteter.

Studentutbyten:

Grundbidraget för både Linnaeus och Palme är 40 000 kronor för tio veckor. Därefter ökar grundbidraget med 2 500 kronor per vecka. Det maximala bidraget för ett studentutbyte är 115 000 kronor för 40 veckors studier.

Giltiga kostnader för den aktuella projektomgången gäller enbart godkända deltagare och ska

• finnas med i beviljad projektansökan
• kunna identifieras och verifieras i projektägarens bokföring
• vara rimliga och följa principerna om ansvarsfull ekonomistyrning, vad avser hushållning med resurser och kostnadseffektivitet.

Kostnaderna ska ha en tydlig koppling till projektets genomförande och de utbyten eller andra aktiviteter som beskrivits i projektansökan.

Giltiga kostnader är exempelvis resekostnader, traktamente, mat och logi samt visum och försäkring för deltagare inom projektet. När det gäller administration av projektet godtas kostnader som till exempel revision, lön för administrativ personal samt indirekta kostnader (OH).

Ogiltiga kostnader är exempelvis alkoholhaltiga drycker, gåvor, inköp av utrustning (som till exempel telefoner, datorer eller datorprogram), nöjen och fritidsaktiviteter, representation, resor i business eller första klass, valutakursförluster.

Lärarutbyten:

• Linnaeus: Grundbidraget är 25 000 kronor för två veckor. Därefter ökar grundbidrag med 2 500 kronor per vecka. Taket för bidraget är 40 000 kronor för åtta veckors utbyte. 
• Palme: Grundbidraget är 35 000 kronor för två veckor. Därefter ökar grundbidraget med 2 500 kronor per vecka. Taket för bidraget är 50 000 kronor för åtta veckors utbyte.

Giltiga kostnader för lärarutbyten:

• Bidraget ska täcka resor med koppling till projektet, exempelvis resa till partneruniversitetet och resor som ingår i undervisningsuppdraget. Av- och ombokningsskydd är också giltiga kostnader.
• Hyra av bil för transport mellan olika institutioner, praktiker etcetera är godkända så länge det sker inom utbytesperioden och har direkt koppling till projektet och undervisningsuppdraget.
• Kostnader för vaccinationer och visum.
• Kostnader för kost och logi under utbytesperioden.
• Kostnader för försäkring. Samtliga projektdeltagare ska vara försäkrade. Kostnader för såväl de svenska som de utländska deltagarnas försäkring är godkända. De flesta svenska lärosäten kan försäkra projektets deltagare genom Kammarkollegiet.
• Rimliga merkostnader kopplade till den enskilde projektdeltagaren som bidrar till att utbytet kan genomföras.

Visumresor för Palmedeltagare:

Om ni har beviljats bidrag för visumresa är kostnader för resa, kost och logi giltiga kostnader. Kostnaden för själva visumet är inte en giltig kostnad i bidrag för visumresor. Kostnad för visum är däremot en giltig kostnad i bidrag för Palmeutbytet.

Övriga regler för bidrag:

Om bidraget betalas ut som ersättning för rimliga merkostnader till en enskild lärare eller student är det den svenska parten som ansvarar för att ta fram regler och villkor för hur pengarna får användas utifrån villkoren för programmet. Ni måste kunna verifiera summan som betalats ut och att personen som tar emot ersättningen deltagit i projektet.

Kostnader för försäkring:

Samtliga projektdeltagare måste vara försäkrade. Kostnader för såväl de svenska som de utländska deltagarnas försäkring är godkända. De flesta svenska lärosäten kan försäkra projektets deltagare genom Kammarkollegiet.

Det finns även bidrag för andra aktiviteter än utbyten. Det kan till exempel vara språkutbildning, utvärderingsresa, workshoppar, digitala initiativ, seminarieaktiviteter eller annat som bidrar till projektets mål och som stärker ömsesidigheten i partnerskapet.

Utbytesprojekt som beviljas bidrag får ett schablonbidrag på 8 000 kronor för administrationskostnader. Dessutom beviljar vi

• 1 000 kronor per projektdeltagare i lärarutbyten.
• 3 000 kronor extra för varje projektdeltagande Palme-lärare för extra utgifter kopplade till särskild inkomstskatt för utomlands bosatta, SINK.
• 2 000 kronor per projektdeltagare i studentutbyte.
• 12 000 kronor i revisionsbidrag för projekt som beviljas bidrag om 300 000 kronor eller mer.

Administrationsbidraget kan användas till lönekostnader för projektadministration, kostnader för aktiviteter i syfte att rekrytera studenter och lärare till projektet samt för indirekta kostnader (OH). Vi uppmanar institutioner som ansöker om bidrag inom Linnaeus-Palmeprogrammet att i förväg ta reda på vilka bestämmelser som finns för OH på det egna lärosätet, eftersom programmets bidrag inte ger full kostnadstäckning för institutioner som deltar. 

Kostnader som inte är giltiga:

• Kostnader för representation och nöjen. Till nöjen räknas till exempel guidade turer, utflykter eller studiebesök till nöjesparker, nationalparker och sevärdheter. 
• Inköp av teknisk utrustning som datorer, telefoner, hårdvara eller dataprogram.

Om deltagare behöver pedagogiskt stöd eller särskilda anpassningar under sin tid utomlands finns möjlighet att söka bidrag för de merkostnader som kan uppstå i samband med deltagarens utlandsvistelse. Med merkostnader menas de ökade omkostnader som lärosätet eller den enskilde deltagaren får och som inte finansieras på annat sätt, exempelvis

• transporter
• undervisningsmaterial
• boende
• assistent/medföljare
• medicinsk uppföljning, fysioterapi
• läkarundersökning i värdlandet.

Det är studentens eller lärarens hemlärosäte som ansöker om bidraget. Inför ansökan diskuterar studenten/läraren sitt individuella behov av stödåtgärder tillsammans med samordnaren för funktionshinder och internationella koordinatorn på institutionen eller lärosätet. Skicka inte in några läkarintyg eller andra känsliga personuppgifter.

Det är ni på deltagarens hemlärosäte som ansvarar för att tiden utomlands är anpassad utifrån deltagarens behov. Säkerställ därför att alla inblandade är överens och införstådda med vilket stöd som behövs och vad som kan erbjudas deltagaren under utbytet. För att tydliggöra vad ni kommer överens om finns ett särskilt dokument att använda, överenskommelse om extra stöd:

Agreement on support for participants with disabilities (pdf)

I överenskommelsen beskriver du vad som krävs för att genomföra utbytet och vilket faktiskt stöd ni på hemlärosätet respektive det mottagande lärosätet kan ge studenten eller läraren.

För ansökan om bidrag finns ett särskilt ansökningsformulär.

• Ni söker för faktiska kostnader och beskriver deltagarnas behov i ansökan men utelämnar personuppgifter.
• Mejla in ansökan innan deltagaren påbörjar sitt utbyte.
• Mejla in överenskommelsen om extra stöd.

Ansökan om bidrag för projektdeltagare med funktionsnedsättning (pdf)

Vi hanterar de ansökningar vi får in löpande. Beslut meddelar vi via e-post till den kontaktinformation som finns angiven i lärosätets ärende för omgången. Vi betalar ut beviljat bidrag till det konto som finns angivet i er ansökan.

Spara alla underlag som intygar kostnaderna. De behöver vara tillgängliga vid en eventuell granskning.

Om projektet vill vidareförmedla bidrag till sin samarbetspart ska det framgå i projektansökan. Vidare behöver ni som projektägare alltid ingå underskrivet avtal med samarbetsparten innan bidraget förmedlas vidare. Använd gärna mallen Agreement for transfer of funding Linnaeus-Palme (pdf)

Mer specifika krav angående vidareförmedling går att läsa om i programomgångens allmänna villkor.

Universitets- och högskolerådet betalar ut bidraget utan moms. Det betyder att du som ansvarar för att rapportera hur ni har använt bidraget också ska redovisa alla kostnader exklusive moms.

Om den organisation du representerar inte är momsregistrerad ska kostnaderna däremot redovisas med moms. För att få kostnader inklusive moms godkända måste du i samband med rapporteringen skicka in ett intyg på att din organisation inte är momspliktig.

Stipendier för utbildning är mestadels skattefria, men vi rekommenderar att ni tar kontakt med Skatteverket med frågor om just ert samarbete, till exempel när det gäller lärare och administrativ personal som deltar i utbyten och är bosatta utomlands. De kan omfattas av särskild inkomstskatt, SINK.

Som projektägare ansvarar ni för att bidraget bara används för kostnader som finns med i er beviljade budget. Om ni vill göra ändringar i budgeten måste ni kontakta Universitets- och högskolerådet skriftligt och invänta vårt godkännande innan ni ändrar.

I rapporteringen ska den svenska institutionen redovisa hur det beviljade bidraget använts. Vi kan kräva återbetalning av hela eller delar av bidraget om projektet redovisar

• kortare utbytesperioder än överenskommet
• avbrutna utbytesperioder
• utbyten som inte genomförts
• att utbytet har genomförts med obehöriga deltagare eller ogiltiga aktiviteter. 

Bidrag som inte har utnyttjats, inklusive ränta, ska ni betala tillbaka till Universitets- och högskolerådet. När vi har handlagt er rapport skickar vi ett krav på återbetalning till er. Återbetalningen ska vara betald senast 20 dagar från att vi skickat ut begäran om återbetalning.

Vi genomför slumpvisa kontroller av rapporterade projekt. Spara verifikationer för utlägg i sju år för att kunna bekräfta att projektet genomförts och redovisats korrekt.