Projektets koordinator undertecknar projektets programdokument (er överenskommelse att ni godtar de generella villkoren för ert specifika projekt) och tar emot bidragsutbetalningen från Nordplus juniors huvudadministratör (Universitets- och högskolerådet, UHR). Det innebär att den koordinerande organisationen är direkt ansvarig för projektet gentemot de organisationer som deltar i projektet och Nordplusadministrationen.

Den koordinerande organisationernas huvudsakliga ansvarsområden är att:

• fördela bidraget till varje partnerorganisation i enlighet med den godkända projektplanen och se till att göra alla utbetalningar utan omotiverade förseningar
• vara mellanhand för all kommunikation mellan partnerna och Nordplusadministrationen
• omgående informera Nordplusadministrationen om det sker förändringar i en partnerorganisation (till exempel nya kontaktpersoner eller juridiska företrädare) eller om händelser uppstår som kan påverka eller försena genomförandet av projektet
• samordna samarbetet mellan partnerorganisationerna i varje land
• se till att de genomförda och planerade aktiviteterna överensstämmer med de mål, den plan och den budget som godkänts för projektet
• samla in och förvara all nödvändig information och dokumentation från alla partnerorganisationer för att använda till slutrapporten och för en eventuell framtida revision
• lämna in slutrapporten inom den tid som gäller för rapporteringen och se till att rapporten innehåller all nödvändig information.

Vi rekommenderar att ni upprättar ett partnerskapsavtal i början av projektet. Avtalet beskriver och reglerar vad varje partner ska bidra med, fördelningen av budgeten och vad som förväntas av var och en.

Det är den koordinerande organisationen som ansvarar för att ta fram ett partnerskapsavtal, men det måste säkerställas att alla partners är överens om avtalets innehåll, särskilt om principerna för fördelning av bidraget.

Partnerskapsavtalet bör åtminstone innehålla:

• andel av bidraget per partnerorganisation
• principen för fördelningen av bidraget till varje partnerorganisation
• förfarandet för rapporteringen
• insamling av dokumentation (styrkande handlingar).

Bidrag från Nordplus junior är baserade på fasta enhetskostnader för olika typer av utgifter som är kopplade till den ansökta aktiviteten.  Medel från Nordplus ska ses som ett bidrag till projektets kostnader. Alla deltagande organisationer måste därför räkna med viss grad av medfinansiering. Mobilitetsprojekt och utvecklingsprojekt följer två olika bidragssystem.

Finansiering av mobilitetsprojekt:

Bidraget för mobilitetsprojekt beviljas som fasta enhetskostnader för kategorierna:

• projektplanering
• resor
• uppehälle (kost och logi) för pedagogisk personal.

Ni får bidrag för de resor (mobiliteter) som lärare och elever ska göra inom ett projekt. Om ni lyckas genomföra resorna till en lägre kostnad kan ni använda de pengar som blir över till andra aktiviteter som är viktiga för projektet. Till exempel för att täcka kostnader för elevers uppehälle.

Det finns även bidrag för att täcka de omkostnader som kan uppstå för att personer med särskilda behov/begränsade möjligheter ska kunna delta.

Lärare och pedagogisk personal kan dessutom få bidrag för uppehälle under ett utbyte.

Ett administrativt bidrag för projektplanering och genomförande beviljas projekt med en budget över 15 000 euro.

Finansiering av utvecklingsprojekt:

Inom aktiviteten utvecklingsprojekt kan lärare eller annan pedagogisk personal få stöd för resor och uppehälle för deltagande i projektmöten.

Ni kan även få bidrag för administrativa kostnader, till exempel för att genomföra informationsaktiviteter, sprida resultat, publicera rapporter, skapa webbplatser, arrangera seminarier, framställa material eller för andra administrativa kostnader som är relevanta för genomförandet av projektet.

Det finns också bidrag för att täcka de omkostnader som kan uppstå för att personer med särskilda behov/begränsade möjligheter ska kunna delta.

Bidraget beviljas som enhetskostnader för kategorierna

• projektplanering, genomförande av projektet och resultatspridning
• transnationella möten

Inom utvecklingsprojekten utgår en klumpsumma för administration, genomförande och spridning av resultat som baseras på antal deltagande organisationer. Den enda dokumentationen som krävs är att projektet slutförs och redovisas i slutrapporten.

Medfinansiering:

Bidraget från Nordplus är inte heltäckande. Systemet med enhetskostnader baseras på att ni redovisar genomförandet av aktiviteterna i projektet och inte de faktiska kostnaderna. Ni måste därför räkna med förskolan eller skolan står för en viss del av finansieringen. Ni kan inte få mer bidrag än det belopp ni blivit beviljade.

Medfinansieringen behöver ni inte dokumentera eller specificera i vare sig ansökan eller slutrapport. Enhetskostnaderna är redan beräknade att inkludera ett visst mått av medfinansiering.

Vi betalar ut 80 procent av det beviljade beloppet i förväg. Det sker inom 45 dagar från det att ni som sökt undertecknat ert programdokument, laddat upp det i Espresso samt meddelat oss det på e-post nordplus@uhr.se

För ansökningar som blivit beviljade 15 000 euro eller mindre, betalar vi ut 100 procent av bidraget enligt ovan.

Efter att projektsamarbetet avslutats, och du som koordinerat projektet lämnat in en slutrapport och ekonomisk redovisning, gör vi en ekonomisk bedömning och betalar ut resterande belopp (upp till 20 procent).

Det är den koordinerande organisationens ansvar att fördela det beviljade bidraget till varje partnerorganisation i enlighet med den godkända ansökan och projektplanen.

Fördelningen kan följa programmets enhetskostnader, men ni kan också besluta om en annan fördelning, exempelvis genom att ta hänsyn till de faktiska kostnaderna för verksamheten. I båda fallen bör ni redan från början komma överens om fördelningsprincipen och varje partners andel av bidraget.

På samma sätt kan ni fritt besluta om era egna betalningsrutiner beroende på sammanhang eller behov. Möjliga förfaranden är:

• en förskottsbetalning av hela det belopp som beviljats för den specifika partnerorganisationen (baserat på fördelade enhetskostnader). Senare följt av en sista betalning på 20 procent efter rapporteringen, om projektet fick 80 procent som första utbetalning,
• delvisa förskottsbetalningar för en del av en period baserat på intern projektrapportering
• enskilda utbetalningar till varje partner, när en viss verksamhet har genomförts och kostnader har uppstått.

Det förfarande ni väljer bör ta hänsyn till vad som är mest effektivt med tanke på bidragets storlek och i enlighet med principerna för sund ekonomisk förvaltning.

Några praktiska råd om hur ni kan hantera bidraget:

• Ett separat bankkonto krävs inte, men projektet bör upprättas som en separat aktivitet i den koordinerande organisationens redovisningssystem. Detta eftersom det bör vara möjligt att skilja projektverksamheten från organisationens övriga verksamhet vid en eventuell revision.
• Se till att bidraget är i euro för att undvika valutakursförändringar. Förändringar i valutakursen kan påverka det totala bidragsbeloppet negativt.
• Endast partnerorganisationernas bankkonton får användas när koordinatorn för över bidragsbeloppen, aldrig privata konton.

I de fall deltagare behöver pedagogiskt stöd eller särskilda anpassningar under sin tid utomlands finns möjlighet att söka bidrag för de merkostnader som kan uppstå. Med merkostnader menas de ökade omkostnader som ni som organisation eller den enskilde deltagaren får och som inte finansieras på annat sätt. Exempelvis transporter, boende, assistent/medföljande, tolk.

Merkostnaderna kan täckas med ett bidrag på upp till 100 procent.

Koordinatorn för projektet ansöker om stöd antingen

• direkt i ansökan till Nordplus junior, där ni beskriver behovet av extra stöd
  eller
• efter att ert projekt beviljats och fått finansiering, och då genom att skicka en ansökan om extra stöd direkt till UHR för de deltagare i projektet som har behovet.

Det krävs ett läkarintyg eller ett intyg utfärdat av skolsköterska. Eventuella kvitton på faktiska kostnader ska dokumenteras och sparas av den koordinerande organisationen i minst fem år efter att slutrapporten godkänts, i händelse av en revision.

Tänk på:

Skicka aldrig in dokumentationen, läkarintyg eller andra känsliga personuppgifter till oss eller tillsammans med ansökan eller slutrapporten.

Det bidrag i form av enhetskostnader som beviljas ska gå till de olika kostnader som kan uppstå i projektet. Det finns dock vissa kostnader som bidraget inte kan täcka.

Kostnader som bidraget inte täcker är:

• kostnader för verksamheter utanför den godkända projektperioden
• kostnader som inte har något samband med projektet och dess aktiviteter
• kostnader för deltagare som inte bor i de nordiska eller baltiska länderna
• kostnader för aktiviteter utanför de nordiska eller baltiska länderna
• overheadkostnader, det vill säga allmänna ospecificerade kostnader som inte är direkt kopplade till projektet
• kontorsutrustning eller verktyg i större skala (exempelvis IT-utrustning och fasta inventarier).

Godkända enhetskostnader för projektledning, genomförande och spridning av resultat kan användas för att täcka lönekostnader om det uppstår ett överskott av pengar.

Kontakta oss om du är osäker på vilka kostnader som kan täckas av bidraget.

Du som projektägare ansvarar för att bidraget används i enlighet med programdokumentet och att slutrapporten skickas in enligt överenskommelsen.

Om ni vill göra ändringar i projektet måste ni kontakta Universitets- och högskolerådet skriftligt på nordplus@uhr.se och invänta vårt godkännande innan ni ändrar.

Projektet ska genomföras i enlighet med bidrags- och verksamhetsplanen i den godkända ansökan. Men ibland inträffar oförutsedda händelser som gör att ni behöver justera planen och budgeten. En viss flexibilitet är möjlig enligt programmets regler. Dock gäller att:

• projektets huvudmål aldrig får äventyras
• ni inte kan få ett högre bidrag än det belopp som anges i ert programdokument (er överenskommelse att ni godtar de generella villkoren för ert specifika projekt).

Alla ändringar, även mindre justeringar, ska ni förklara och motivera i slutrapporten.

Förändringar som kan påverka bidragets storlek:

• Om färre deltagare har deltagit i utbytena/mötena kommer det slutliga bidragsbeloppet att minskas i motsvarande grad.
• Om sändar-/mottagarland ändras kan det i vissa fall leda till en minskning av bidraget då resekostnaderna är olika för olika länder. Ni ska motivera varje ändring och bidragsbeloppet får inte öka.
• Ändringar i antalet möten/aktiviteter jämfört med den godkända aktivitetsplanen kan också leda till budgetjusteringar. Ni ska också motivera ändringarna.
• Den kortaste vistelsetiden för utbytet i fråga måste uppnås. Kortare vistelser än den föreskrivna minimivistelsen ger inte rätt till stöd.
• Om färre organisationer har deltagit i projektet/nätverket än vad som beviljats kommer det slutliga bidragsbeloppet att minskas i motsvarande grad.

Om utbytena genomförs enligt bidragsbeslutet kan ni använda bidraget med full flexibilitet. Det innebär att ni kan använda överskott till andra godkända och beviljade aktiviteter i projektet. Exempel på vad ni kan använda överskott till, och som inte kräver godkännande från Nordplusadministrationen:

• Om de faktiska kostnaderna för resor är lägre än det beviljade beloppet för resekostnader kan ni använda den del av bidraget som blir över till uppehållskostnader och även boende för elever/studerande.
• Bidragsbelopp som ursprungligen avsatts för vistelser i ett land/vid en organisation kan användas för kostnader för vistelser i ett annat land/vid en annan organisation. Exempelvis kan ett överskott som uppstår i och med lägre rese-, kost- och logikostnader än beräknat i ett land användas för högre kostnader än beräknat i ett annat land.
• Om inte hela bidragsbeloppet använts då ni genomfört utbyten kan ni använda eventuellt outnyttjat bidrag till att inkludera fler deltagare, eller för att täcka andra kostnader som uppstår specifikt på grund av överskottet från utbytena.
• Överskott i slutet av projektet kan ni använda för att sprida projektresultaten eller för extra utvärderingar, förutsatt att dessa evenemang och aktiviteter är direkt kopplade till projektet och så länge dessa evenemang och verksamheter är direkt kopplade till projektet och bidrar till att nå era mål.
• Överskott kan också används till mindre justeringar av planerade utbyten och möten, till exempel om ni ändrar värdland och antal mötesdeltagare.

Ni måste samla in underlag och dokumentera systematiskt under hela projektperioden. Tillsammans med övriga organisationen ska ni komma överens om hur det ska gå till för att säkerställa att ni får in all dokumentation som krävs.

Vid alla möten ska ni upprätta en deltagarlista:

• Deltagarlistan måste innehålla typ av aktivitet, deltagande länder, datum, namn på deltagare, projektnummer för Nordplusprojektet och Nordplus logotyp.
• Deltagarlistan måste vara signerad av ansvarig representant på organisationen som är värd för mötet.
• Deltagarlistan ska inte skickas in utan ska sparas på organisationen i minst fem år om det blir en granskning.
• Dokumentation från projektet ska inte sändas in med slutrapporten, men all dokumentation från varje nätverkspartner ska samlas hos den koordinerande organisationen.

Som stöd för er dokumentation kan du använda:

• Deltagarlista för att dokumentera deltagande i mobilitetsprojekt (word)
• Deltagarlista för att dokumentera transnationella projektmöten i utvecklingsprojekt (word)

Ni kan ändra i mallarna för att de ska passa ert projekt bättre. Om ni gör ändringar, se till att mallarna fortfarande uppfyller kraven på information och dokumentation.

Dokumentation av alla deltagande organisationers medverkan i genomförandet av projektet ska finnas med i slutrapporten för att bidraget om projektledning, genomförande och spridning ska bibehållas. Om någon organisation inte deltar måste dennes del betalas åter.

Det är inte möjligt att få ytterligare finansiering utöver det bidragsbelopp som anges i ert programdokument.

I motiverade fall kan dock utgifter för inställda aktiviteter eller oförutsedda kostnader täckas av bidraget, till exempel vid en pandemi, plötslig sjukdom eller dödsfall inom familjen under en utlandsvistelse. Vi kan godkänna kostnader för exempelvis resor, kost och logi även om minimitiden för vistelsen inte är uppfylld. I dessa fall krävs ytterligare dokumentation och att ni kontaktar oss.

Var noga med att teckna avbeställningsskydd för resor, då utbyten som avbryts före avresa på grund av sjukdom och liknande inte godkänns som force majeure. Den typen av kostnader täcks alltså inte av bidraget.

Handbok Nordplus, skandinavisk och engelsk version på Nordplusonline

Guider för rapport och projektledning för Nordplus Junior på Nordplusonline

FAQ Nordplus junior in English, Nordplusonline

Senast 30 dagar efter att projektperioden gått ut ska er rapport vara inskickad.

För projekt beviljade till och med 2022:

Är ert projekt längre än 18 månader ska du också skicka in en interimsrapport (delrapport).

Du rapporterar online genom Nordiska ministerrådets rapporteringsverktyg Espresso. Använd de inloggningsuppgifter som du skapade vid ansökan.

Rapporten finns på koordinatororganisationens användarkonto. Tänk på att rapporten kopplas till den mejladress som angetts för koordinators kontaktperson i ansökan. Om ni använder en annan mejladress i ert användarkonto så syns inte viktiga dokument som kontrakt eller rapport. Ni löser det genom att skapa ett användarkonto till kontaktadressen i ansökan.

Slutrapporten är uppdelad på en narrativ och en finansiell del. Den finansiella delen ska vara godkänd av ekonomiansvarig på koordinatororganisationen.

• Mobilitetsprojekt rapporterar antalet genomförda mobiliteter (en person som reser till och från ett annat land) under projektperioden. Ni rapporterar och dokumenterar antalet deltagare, vistelsernas längd och sändar-/mottagarlandet.
  Har ni genomfört mobiliteterna eller mötena enligt ert programdokument (er överenskommelse) har ni rätt till hela bidraget, oavsett de faktiska kostnaderna för utbytena.
• Utvecklingsprojekt rapporterar antalet genomförda transnationella möten och antalet deltagare i dessa möten under projektperioden. Rapportera också antalet faktiskt deltagande organisationer. Bidraget för projektledning, genomförande och spridning av resultat i utvecklingsprojekt är en klumpsumma baserat på antalet beviljade organisationer.
  Har ni genomfört aktiviteterna och resultatet ligger i linje med de mål som står i ert kontrakt har ni rätt till hela bidraget.

Espresso, Nordplus ansöknings- och rapporteringssystem

Vi kan genomföra slumpvisa kontroller av rapporterade projekt. Spara verifikationer för utlägg i fem år för att kunna bekräfta att projektet genomförts och redovisats korrekt.

I rapporteringen ska ni redovisa hur det beviljade bidraget använts. Universitets- och högskolerådet kan kräva återbetalning av hela eller delar av bidraget om projektet redovisar

• kortare utbytesperioder än överenskommet
• avbrutna utbytesperioder
• utbyten som inte genomförts
• att utbytet har genomförts med obehöriga deltagare eller ogiltiga aktiviteter. 

Bidrag som inte har använts, inklusive ränta, ska betalas tillbaka till Universitets- och högskolerådet. När er rapport har handlagts skickar Universitets- och högskolerådet ett krav på återbetalning till er. Återbetalningen ska vara betald senast tjugo dagar från att Universitets- och högskolerådet skickat ut begäran om återbetalning.

Vi från Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök där vi går igenom er dokumentation för projektet, till exempel deltagarlistor. Det är viktigt att relevanta underlag och dokumentation finns samlade och lättillgängliga hos organisationen.

Nationella Nordpluskontor kan dessutom genomföra kontrollbesök där du kan bli ombedd att presentera dokumentation och resultat.

Om ert projekt blir utvalt kommer vi att kontakta er och boka ett lämpligt datum för besöket.

Dokumentation från projektet ska inte sändas in med slutrapporten, men all dokumentation från varje nätverkspartner samlas hos koordinerande organisation. Underlag sparas i minst fem år efter godkänd rapportering i händelse av en revison. Koordinatororganisationer måste vara förberedda på ett uppföljande besök från Universitets- och högskolerådet, inklusive revision.

De beviljade bidragen ska bokföras enligt nationella/interna föreskrifter som ett eget projekt i organisationens bokföring, så att alla utbetalningar tydligt framgår vid eventuell revision.

Aktiviteter, kanaler och verktyg som ni kan använda för att sprida det ni uppnår i ert projekt:

• Blogga under och efter projekttiden.
• Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av målgruppen för partnerskapet.
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i aktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
• Sprid information om projektet och resultatet regionalt genom seminarier och möten.

Medier och verktyg:

• Webbsidor och webbplatser.
• Möten, konferenser, workshops och seminarier.
• Utställningar och demonstrationer.
• Rapporter, broschyrer, artiklar i specialtidningar.
• Audiovisuellt material.
• Sociala medier av olika slag.
• Öppna evenemang.
• Existerande kontakter och nätverk.

I all er kommunikation och i det material ni tar fram inom projektet ska det framgå att ni fått finansiering från Nordplus junior. Information eller material såsom webbplatser, broschyrer, presentationer, rapporter, läromedel etcetera ska marknadsföra programmet och visa dess logotyp.

Nordplus logotyp: Logos and design manual på nordplusonline.