Lyssna

För dig med beviljade projekt

När aktiviteterna genomförts ska du slutrapportera. Vi går igenom hur rapporteringen går till och vad du ska tänka på. Här hittar du även villkor och förutsättningar från tidigare ansökningsomgångarna att använda som stöd.

Villkor och mallar för dig som beviljats bidrag

Rapportering och utvärdering

Organisationer som deltar i programmet ska slutrapportera de aktiviteter som genomförts med beviljade projektmedel. I rapporten redovisar du de resultat ni uppnått. Den uppföljning som Universitets- och högskolerådet (UHR) gör är både kvantitativ och kvalitativ. Vi använder rapporterad information för analys och kontinuerlig programutveckling och som underlag för rapporter till Sida.

Sista rapporteringsdag för projekt beviljade 2020 och 2021 är den 15 november 2023.

Alla praktikantplaceringar måste vara avslutade innan du slutrapporterar. Vidareförmedlande organisationer ska utforma rutiner för rapportering och avslut från övriga medverkande organisationer.

Det inte möjligt att föra över praktikantschabloner från en projektperiod till en annan.

Vi kan komma att kräva tillbaka schabloner för praktik som inte fullföljs.

I rapporten ska du redogöra för effekterna av praktikantverksamheten i relation till aktuell strategi: "Strategi för kapacitetsutveckling, partnerskap och metoder som stöder Agenda 2030 för hållbar utveckling 2018-2022", samt göra en ekonomisk slutrapportering av de praktikantschabloner ni beviljades. En underskrift från behörig företrädare med rätt att teckna avtal för organisationen ska finnas med i original.

Rapporten består av en narrativ del och en ekonomisk redogörelse med revisionsintyg. Båda ska vara UHR tillhanda senast sista rapporteringsdag för projektet. Svenska nationella redovisnings- och skatteregler ska följas. Du får endast ta med kostnader för aktiviteter som inträffat under den avtalade aktivitetsperioden i den ekonomiska redovisningen. Kostnaderna ska kunna härledas i bokföringen och vara dokumenterad så att det möjliggör uppföljning och revision.

Som beviljad organisation ansvarar ni för att UHR:s enkät besvaras av respektive praktikant direkt efter avslutad praktikantplacering. Deltagarenkäten finns i ansökningssystemet.

Du rapporterar online och hittar länk till den rapport som är aktuell för ert projekt i ansökningssystemet för Praktikantprogrammet. Du loggar in med de användaruppgifter som du skapade vid ansökan.

Slutrapporten ska godkännas av firmatecknare eller motsvarande för projektägaren.

Så gör du - rapportering och utvärdering Praktikantprogrammet

Som en del av utvärderingen kommer vi att göra platsbesök vid ett antal organisationer som deltagit i programmet.

Deltagande organisationer ska på begäran från oss kunna visa underlag för den fördelning av praktikplatser som organisationen gjort under kontraktsperioden. Organisationerna ska även på begäran kunna visa underlag som styrker kraven om praktikperiodens längd och deltagarantal. Även ekonomisk redovisning ska kunna styrkas.

Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska ni spara i minst sju år efter att ni skickat in slutrapporten.

Vi genomför kontroll på slumpmässigt utvalda redovisningar. De organisationer som deltar ska därför spara underlag för tilldelning och rapportering inom ramen för detta program upp till två år efter det att projektet har avslutats.

Som projektägare är du ansvarig för att slutrapporten granskas av en oberoende auktoriserad revisor.

Revisorns rapportering består av tre delar:

  1. En oberoende revisorsrapport där revisorn granskar att den ekonomiska rapporten stämmer med organisationens redovisning av hur det beviljade bidraget använts.
  2. Ett management letter där iakttagelser och svagheter som framkommit under revisionsprocessen ska listas och som organisationens ledning ska besvara i ett management response.
  3. En rapport över faktiska iakttagelser baserad på en granskning enligt särskild överenskommelse.

Revisionsrapporterna och management response laddar du upp i slutrapporten på "Mina sidor" innan sista rapporteringsdatum.

Läs mer om revisionsuppdraget i Uppdragsbeskrivning för revisor, Praktikantprogrammet (pdf)

Om något händer som ändrar förutsättningarna för projektet måste ni meddela oss på UHR.

Projektägaren ansvarar för att bidraget endast används för att täcka de kostnader för aktiviteter som ingår i den beviljade budgeten. Väsentliga ändringar när det gäller hur bidraget används inom projektet ska godkännas av UHR innan de genomförs. Det kan till exempel handla om att projektet redovisar kortare praktikperioder än överenskommet, avbrutna praktikperioder, onyttjade praktikplatser eller obehöriga praktikanter enligt programomgångens regler. I dessa fall kan vi komma att begära återbetalning av hela eller delar av det bidrag ni beviljats.

Om en rapport inte uppnår godkänd kvalitet, trots att vi har begärt in kompletteringar, kan projektägaren bli skyldig att återbetala hela det beviljade beloppet.

Om inga av de beviljade aktiviteterna genomförts, ska hela det beviljade beloppet betalas tillbaka.