Lyssna

Om ambassadörer inom högre utbildning

Vi berättar mer om ansökan, bidraget, rapporteringen och de villkor som gäller för dig som söker för ditt lärosäte.

Varför behövs Erasmus+ ambassadörer?

För att kunna ta tillvara på de möjligheter som programmet erbjuder måste vi få fler svenska studenter intresserade av att plugga eller göra sin praktik utomlands via Erasmus+. Universitets- och högskolerådet (UHR) har tagit del av lyckade exempel från lärosäten som involverat studenter som ambassadörer vilket har lett till ett ökat deltagande i programmet.

Bidrag i form av en klumpsumma

Ni söker en klumpsumma som i huvudsak ska bidra till arvodet för ambassadörerna under ett läsår. En viss del av summan kan även användas för att täcka kostnader relaterade till aktiviteter där ambassadörerna deltar (exempelvis material för att marknadsföra aktiviteterna).

  • 7 500 kronor för minst 50 timmar
  • 15 000 kronor för minst 100 timmar
  • 22 500 kronor för minst 150 timmar
  • 30 000 kronor för minst 200 timmar

UHR kan bevilja max 30 000 kronor per organisation. De beviljade medlen är ett komplement till utbytesambassadörsverksamheten och ger inte en heltäckande finansiering. 

Vi välkomnar kreativa initiativ på aktiviteter som Erasmus+ambassadörerna kan medverka i för att nå ut och inspirera studenter till utlandsstudier eller praktik. Vid rekrytering av ambassadörer bör lärosätet inkludera olika erfarenheter som studenter kan känna igen sig i. Studentambassadörer bör kunna inspirera och agera förebilder även bland grupper som är underrepresenterade i utbytessammanhang. Det kan exempelvis handla om studenter på vissa utbildningar där mobiliteten bör öka, studenter som har studerat eller praktiserat i länder dit mobiliteten är låg eller studenter som på olika sätt har mött utmaningar på vägen eller har visat särskilt mod vid genomförandet av ett utbyte.

Exempel på aktiviteter:

  • Mingla med studenter på informationsmöten som lärosätet anordnar om utlandsstudier.
  • Representera lärosätet på besöksdagar eller utbildningsmässor anordnade av lärosätet.
  • Ha en vlogg eller resedagbok under utbytet.
  • Informera och inspirera till utlandsstudier eller utlandspraktik inför grupper av studenter till exempel i samband med föreläsningar.

Både utresande och inresande studenter kan rekryteras som ambassadörer, under tiden de genomför sitt utbyte och/eller efteråt. Aktiviteterna som anordnas kan vara såväl fysiska som digitala.

Hur går ansökan till?

Det är ni själva på lärosätet som ansöker om medel och även ni som ansvarar för att hitta lämpliga studenter till uppdraget.

I ansökan beskriver ni bland annat vilka aktiviteter ni planerar att genomföra och hur ni planerar att använda Erasmusambassadörer för dessa aktiviteter. Tänk på att ni även kan inkludera tiden för planering av olika evenemang i själva ansökan.

För att få en väl balanserad spridning av organisationer förbehåller vi oss rätten att göra ett urval eller en justering av sökt belopp om summan sökta medel är större än vad som finns att fördela.

Vi lämnar besked inom tre veckor efter sista ansökningsdag.

Ansökningsformulär

Ansökningsformulär för läsåret 2023/2024 publiceras under våren 2023. Ansök senast 31 maj 2023.

Rapportering

Efter projektets slut ska lärosätet skicka in en kort narrativ rapport till UHR. Bifoga inte en ekonomisk redovisning vid rapporteringstillfället.

  1. Fyll i rapportformuläret. När du skrivit klart, klicka på knappen "Skicka".
  2. Du kommer till en sammanfattningssida, klicka på PDF-symbolen högst upp i vänstra hörnet.
  3. Spara rapporten och skicka den i PDF-format per e-post till: registrator@uhr.se senast sista rapporteringsdag.
  4. Skriv i ämnesraden i mejlet: Rapportering Erasmus+ ambassadörer högre utbildning 2021/2022 och ert diarienummer (finns i ert beslut).
  5. När dessa steg är genomförda registreras er rapport som inkommen.

Observera att det endast är rapporter som skickats in per mejl till registrator som vi betraktar som inkomna.

Vid en eventuell revision ska ni kunna visa underlag för hur ni har använt bidraget. Ni måste spara underlagen för aktiviteterna i fem år.

Om de medel ni beviljats inte används i avsett syfte kan UHR komma att kräva återbetalning.

Rapportformulär

Rapportformulär för läsåret 2022/2023 publiceras under våren 2023. Rapportera senast 1 oktober 2023.

Villkor

  1. Organisationer med en Erasmus+ Charter for Higher Education (ECHE) och ett pågående mobilitetsprojekt inom Erasmus+ kan ansöka om medel för Erasmus+ ambassadörer.

  2. Den sökande organisationen kan skicka in en ansökan per ansökningsomgång och det är den senast inkomna ansökan som bedöms. Om ansökan inkommer från någon annan än kontaktpersonen för organisationens Erasmusprojekt behöver ansökan ha godkänts av den Erasmusansvariga vid organisationen. För att ansökan ska betraktas som inkommen måste den skickas per e-post till UHR:s registratur.

  3. Om summan sökta medel är större än vad som finns att fördela förbehåller sig UHR rätten att göra ett urval av inkomna ansökningar. UHR kan också komma att justera sökt belopp för att kunna bevilja fler ansökningar.

  4. Bidraget söks i form av en klumpsumma baserat på följande belopp:
    • 7 500 kronor för minst 50 timmar.
    • 15 000 konor för minst 100 timmar.
    • 22 500 kronor för minst 150 timmar.
    • 30 000 kronor för minst 200 timmar.

    Timmarna fördelas fritt över läsåret. Medlen är i huvudsak avsedda för att finansiera ambassadörernas arvode, men en viss del kan användas för att täcka andra kostnader relaterade till ambassadörerna. Den sökande organisationen kan även inkludera planering av aktiviteterna i timmarna.

  5. Besked om beslut lämnas inom tre veckor efter sista ansökningsdag. Om medel beviljas betalas dessa ut till bank- eller plusgironummer som finns angivet i ansökan. Utbetalning kan inte ske till privata konton. Utbetalning sker inom 45 dagar efter att beslut fattats.

  6. Projektet löper under läsåret 2022/2023 och beviljade medel ska utnyttjas under läsåret.

  7. Den sökande organisationen ansvarar själv för att hitta lämpliga ambassadörer för uppdraget och för implementeringen av aktiviteterna.

  8. Ansökaren ska efter projektets slut skicka in en narrativ rapport för de aktiviteter Erasmus+ambassadörerna har genomfört. Inga övriga underlag behöver skickas in i samband med rapporteringen, men behöver finnas tillgängliga hos organisationen vid en eventuell revision i upp till fem år efter beviljandet. Om en rapport inte inkommer inom den utsatta tiden ska lärosätet återbetala hela den beviljade summan.

Villkor för Erasmus+ ambassadörer högre utbildning 2022 (pdf)