Här finns en beskrivning av hur bidragen för projektaktiviteter och administration fungerar och vilka kostnader som är giltiga.

Linnaeus-Palmeprogrammet är ett komplement till övriga internationella samarbeten och utbyten som ert lärosäte har. Det täcker inte alla kostnader för projektet. Lärosätet behöver själva finansiera vissa delar. Det kan till exempel handla om deltagande lärares lönekostnader eller indirekta kostnader.

Bidrag för de flesta aktiviteter inom ett projekt beviljas i form av schablonbelopp. Alla projekt som beviljas lärar- och studentutbyten får även ett schablonbidrag för administration av projektet. 

Bidrag för projektaktiviteter

I ett partnerskap kan ni söka bidrag för student- och lärarutbyten och andra projektaktiviteter.

Studentutbyten

  • Linnaeus: Grundbidraget är 20 000 kronor för tio veckor. Därefter ökar grundbidraget med 850 kronor per vecka. Det maximala bidraget för ett studentutbyte är 45 500 kronor för 40 veckors studier.
  • Palme: Grundbidraget är 40 000 kronor för tio veckor. Därefter ökar grundbidraget med 2 500 kronor per vecka. Det maximala bidraget för ett studentutbyte är 115 000 kronor för 40 veckors studier.

Giltiga kostnader för studentutbytet

  • Bidraget ska täcka resor med koppling till projektet, exempelvis resa till partneruniversitetet och eventuella resor som ingår i utbildningen. Av- och ombokningsskydd är också giltiga kostnader.
  • Kostnader för vaccinationer, visum och tilläggsförsäkringar.
  • Kostnader för kost och logi under utbytesperioden.
  • Rimliga merkostnader kopplade till den enskilde projektdeltagaren som bidrar till att utbytet kan genomföras.

Lärarutbyten

  • Linnaeus: Grundbidraget är 21 000 kronor för två veckor. Därefter ökar grundbidrag med 2000 kronor per vecka. Taket för bidraget är 33 000 kronor för åtta veckors utbyte.  
  • Palme: Grundbidraget är 31 500 kronor för två veckor. Därefter ökar grundbidraget med 5000 kronor per vecka. Taket för bidraget är 61 500 kronor för åtta veckors utbyte. 

Giltiga kostnader för lärarutbyten

  • Bidraget ska täcka resor med koppling till projektet, exempelvis resa till partneruniversitetet och resor som ingår i undervisningsuppdraget. Av- och ombokningsskydd är också giltiga kostnader.
  • Hyra av bil för transport mellan olika institutioner, praktiker etcetera är godkända så länge det sker inom utbytesperioden och har direkt koppling till projektet och undervisningsuppdraget.
  • Kostnader för vaccinationer och visum.
  • Kostnader för kost och logi under utbytesperioden.
  • Kostnader för försäkring. Samtliga projektdeltagare ska vara försäkrade. Kostnader för såväl de svenska som de utländska deltagarnas försäkring är godkända. De flesta svenska lärosäten kan försäkra projektets deltagare genom Kammarkollegiet.
  • Rimliga merkostnader kopplade till den enskilde projektdeltagaren som bidrar till att utbytet kan genomföras.

Visumresor för Palmedeltagare 

Om ni ansöker om visumresa är kostnader för resa, kost och logi giltiga kostnader. Ni kan ansöka om ett bidrag på 2000, 5000 eller 10 000 kronor per deltagare utifrån uppskattade kostnader.

Övriga regler för bidrag

Om bidraget betalas ut som ersättning för rimliga merkostnader till en enskild lärare eller student är det den svenska parten som ansvarar för att ta fram regler och villkor för hur pengarna får användas utifrån villkoren för programmet. Ni måste kunna verifiera summan som betalats ut och att personen som tar emot ersättningen deltagit i projektet.

Kostnader för försäkring

Samtliga projektdeltagare måste vara försäkrade. Kostnader för såväl de svenska som de utländska deltagarnas försäkring är godkända. De flesta svenska lärosäten kan försäkra projektets deltagare genom Kammarkollegiet.

Andra aktiviteter

Det går också att ansöka om bidrag för andra aktiviteter än utbyten. Det kan till exempel vara språkutbildning, utvärderingsresa, workshoppar, digitala initiativ, seminarieaktiviteter eller annat som bidrar till projektets mål och som stärker ömsesidigheten i partnerskapet. I ansökan ska ni ange vilka aktiviteter som avses, vilket belopp som söks och vad beloppet avser att täcka. Om andra personer än lärare ska delta måste ni ange deras funktioner.

Om ni exempelvis söker bidrag för språkutbildning ska ni ange vilket belopp ni ansöker om och omfattningen av utbildningen i tid. Beloppet ska täcka rimliga merkostnader kopplade till den enskilde projektdeltagaren som bidrar till att språkutbildningen kan genomföras.

Om ni ansöker om bidrag för andra deltagare än lärare - ange deras roll och motivera vilka kostnader deras medverkan medför.

Bidrag för administration av projektet

Utbytesprojekt som beviljas bidrag får ett schablonbidrag på 8000 kronor för administrationskostnader.

Dessutom beviljar vi

  • 1000 kronor per projektdeltagare i lärarutbyten.
  • 3000 kronor extra för varje projektdeltagande Palme-lärare för extra utgifter kopplade till särskild inkomstskatt för utomlands bosatta - SINK. (Se nedan)
  • 2000 kronor per projektdeltagare i studentutbyte.
  • 12 000 kronor i revisionsbidrag för projekt som beviljas bidrag om 300 000 kronor eller mer.

Giltiga kostnader för administrationsbidraget
Administrationsbidraget kan användas till lönekostnader för projektadministration, kostnader för aktiviteter i syfte att rekrytera studenter och lärare till projektet samt för indirekta kostnader (OH). Vi uppmanar institutioner som ansöker om bidrag inom Linnaeus-Palmeprogrammet att i förväg ta reda på vilka bestämmelser som finns för OH på det egna lärosätet, eftersom programmets bidrag inte ger full kostnadstäckning för deltagande institutioner. 

Kostnader som inte är giltiga

  • Kostnader för representation och nöjen. Till nöjen räknas till exempel guidade turer, utflykter eller studiebesök till nöjesparker, nationalparker och sevärdheter. 
  • Traktamente
  • Inköp av teknisk utrustning som datorer, telefoner, hårdvara eller dataprogram.

Du hittar "Allmänna villkor för bidrag" på startsidan för programmet.

Utbetalning av bidrag

När ansökan beviljats betalar UHR ut 80 % av det beviljade beloppet. När projektet slutrapporterat gör UHR en beräkning av hur stort belopp som återstår att utbetala eller som ska begäras tillbaka beroende på om alla aktiviteter är genomförda eller inte. Den andra utbetalningen kan högst uppgå till 20 % av det beviljade bidraget.

Moms

UHR betalar ut sina bidrag utan moms. Det betyder att du som ansvarar för att rapportera hur ni har använt bidraget också ska redovisa alla kostnader exklusive moms.

Om den organisation du representerar inte är momsregistrerad ska kostnaderna däremot redovisas med moms. För att få kostnader inklusive moms godkända måste du i samband med rapporteringen skicka in ett intyg på att din organisation inte är momspliktig.

Kontakta Skatteverket

Stipendier för utbildning är mestadels skattefria, men vi rekommenderar att ni tar kontakt med Skatteverket med frågor om just ert samarbete, till exempel när det gäller lärare och administrativ personal som deltar i utbyten och är bosatt utomlands. De kan omfattas av särskild inkomstskatt, SINK, vilken sedan 2018 uppgår till 25 %.

Ändringar i projekt och projektbudget

Du som projektägare ansvarar för att bidraget bara används för kostnader som finns med i er beviljade budget. Om ni vill göra ändringar i budgeten måste ni kontakta UHR skriftligt och invänta vårt godkännande innan ni ändrar.
 
Återkrav och återbetalning

I rapporteringen ska den svenska institutionen redovisa hur det beviljade bidraget använts. UHR kan kräva återbetalning av hela eller delar av bidraget om projektet redovisar

  • kortare utbytesperioder än överenskommet,
  • avbrutna utbytesperioder,
  • utbyten som inte genomförts,
  • att utbytet har genomförts med obehöriga deltagare eller ogiltiga aktiviteter. 

Bidrag som inte har utnyttjats, inklusive ränta, ska återbetalas till UHR. När er rapport har handlagts skickar UHR ett krav på återbetalning till er. Återbetalningen ska vara betald senast tjugo dagar från att UHR skickat ut begäran om återbetalning

Spara underlag

Vi genomför slumpvisa kontroller av rapporterade projekt. Spara verifikationer för utlägg i fem år för att kunna bekräfta att projektet genomförts och redovisats korrekt.